Christian Waale Hansen Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Maria Rekdal Camilla Fledsberg Christian Waale Hansen

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Bakgrunn: Økende interesse for innføring av kunnskapssystemer i IT-bransjen Blandede erfaringer der resultatet ikke har blitt som forventet Hvordan skal man få dette til? Hva må man fokusere på? De siste årene har det i IT-bransjen, og i næringslivet ellers, blitt innført en rekke kunnskapssystemer for å lette kunnskapsoverføring mellom individer for dermed å fremme læring i organisasjonen Erfaringer fra innføring av kunnskapssystemer i IT-bedrifter er blandet, og resultatene har ikke alltid blitt som forventet. Årsakene til dette er mange. Blant annet har rammene rundt innføringen av kunnskapssystemer ofte blitt satt til side; hovedfokus har vært på de tekniske løsningene.

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Problemstilling: ”Prosjektet skal klargjøre nødvendig begrepsapparat og teori innen organisasjonsteori og hvordan dette kan kombineres med det som finnes av teori og erfaringer på området "lærende organisasjoner" - spesielt innenfor programvareutvikling.”

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring En Lærende Organisasjon: “organizations where people continually expand their capacity to create the results they truly desire, where new and expansive patterns of thinking are nurtured, where collective aspiration is set free, and where people are continually learning how to learn together.” [Senge, 1990] ”…an organization skilled at creating, acquiring, and transferring knowledge, and at modifying its behavior to reflect new knowledge and insights” [Garvin, 1993].

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Bakgrunnsteori: Mintzberg (Organisasjonsteori) Schein (Kultur) Nonaka (Kunnskap/kunnskapsoverføring) Argyris og Schön (Læring)

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Trekk ved en Lærende Organisasjon: Individuell og kollektiv læring Læring fra organisasjonens omgivelser Forbedring av eksisterende kunnskap Skaping av ny kunnskap Overføring og tilgjengeliggjøring av kunnskap Å omforme organisasjonens kunnskap til konkurransefortrinn Tilpasningsdyktighet i forhold til sine omgivelser

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Trekk ved en Lærende IT-organisasjon: Omgivelser Struktur Kultur Kunnskap Læring

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Trekk ved en Lærende IT-organisasjon: Omgivelser Som for IT-organisasjoner Benyttes for å raskt tilpasse seg endringer Fremmer gode kundeforhold Skaper nye forretningsområder Omgivelsene til den Lærende IT-organisasjonen vil være like som for andre IT-organisasjoner. Imidlertid vil Lærende IT-organisasjoner være mer oppmerksomme på disse, og utnytte dem på en bedre måte enn tradisjonelle bedrifter. Evnen til å raskt kunne endre fundamentale strategier er viktig i en så turbulent bransje som IT-bransjen. Den Lærende IT-organisasjonen baserer sin forretningsmodell på markedet, og kan raskt endre fokus for å tilpasse seg nye markedssituasjoner. Dette kan gjelde bruk av ny teknologi, nye forretningsområder eller utvidelse av eksisterende områder. Disse endringene er i stor grad basert på kunnskap den trekker ut fra sine omgivelser; kunder og konkurrenter. Den Lærende IT-organisasjonen vil fremme gode kundeforhold. Dette vil føre til gjenkjøp, samt at kundene vil gi organisasjonen et godt rykte. Den lærende IT-organisasjonen er også dyktig på å skape seg nye forretningsområder på bakgrunn av analyse av omgivelsene. Dette gjør den ved å videreutvikle intern erfaring eller kunnskap fra omgivelsene, og deretter skape potensial for verdiøkning ut i fra denne kunnskapen.

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Trekk ved en Lærende IT-organisasjon: Struktur Åpen kommunikasjon Hindrer språklige barrierer Kunnskapsdeling Dynamiske egenskaper Innovasjon Legger til rette for åpen kommunikasjon (fokus på åpne rom/landskap, tilgjengelighet) Hindrer språklige barrierer (få nivåer, mellom- og nettverksledere som mellomledd) Fremmer kunnskapsdeling (matrise/praksisfellesskap pluss Nonakas teorier) Fremmer dynamiske egenskaper (flatt hierarki og stor autonomi) Legger til rette for nytenkning og innovasjon (matrisestruktur og praksisfellesskap)

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Trekk ved en Lærende IT-organisasjon: Kultur Læring Likeverd Kommunikasjon og samarbeid Omsorg Felles visjon og identitet Ekstern og fremtidsrettet orientering Fremming av praksisfellesskap Læring Kulturen i en Lærende IT-organisasjon vil fremme både kollektiv og individuell læring (personlig mestring) Likeverd En lærende IT-organisasjon vil ha en kultur preget av likeverd og fellesskap. Dette vil være med på å skape et bra miljø i organisasjonen Kommunikasjon og samarbeid Kulturen i organisasjonen vil fremme og legge til rette for effektiv kommunikasjon og samarbeid. Bygger på en likhetskultur der alle har kontakt med alle. Omsorg Omsorg omfatter gjensidig tillit, aktiv empati, adgang til hjelp, ingen fordømmelse og pågangsmot. Effektivitetsfokus kan hemme omsorg, som er en viktig forutsetning for å spre kunnskap. Felles visjon og identitet En felles visjon og identitet er viktig i en Lærende IT-organisasjon for å få alle til å trekke i samme retning. Dette gjøres ved å opplyse alle ansatte om organisasjonens mål, visjoner, verdier etc. Ekstern og fremtidsrettet orientering Kulturen vil legge til rette for en ekstern og fremtidsrettet orientering. Dette vil føre til at organisasjonen er oppmerksom på sine omgivelser. I tillegg vil den ha en fremtidsrettet orientering (proaktiv). Fremming av praksisfellesskap Kulturen i den Lærende IT-organisasjonen vil fremme praksisfellesskapene og deres verdi for organisasjonen.

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Trekk ved en Lærende IT-organisasjon: Kunnskap Utnytte kunnskap bedre Fremmer kunnskapsdeling Fremmer innovasjon Skaper verdier Den Lærende IT-organisasjonen vil utnytte kunnskapen den besitter på en bedre måte enn en tradisjonell IT-bedrift. Dette har flere grunner: Man fremmer kunnskapsdeling, som fører til økt generell kompetanse hos systemutviklerne – som igjen fører til bedre kvalitet på produktene som leveres. Denne kunnskapsdelingen fremmer også innovasjon, ettersom kunnskap spres til nye mennesker, og kombineres med kunnskapen de allerede besitter. Dette blir forsterket gjennom strukturen på den Lærende IT-organisasjonen. Gruppearbeid fremmes, og gruppene konstrueres ofte i matriseform fra (1) avdelinger og (2) praksisfellesskap slik at man får medlemmer med ulik bakgrunn Kunnskapen som deles i denne organisasjonen skal skape verdier. Man fremmer ikke kunnskapsutvikling eller -deling for læringens skyld alene, men den er relatert til forretningsdriften. Utviklingen av organisasjonen gjøres på bakgrunn av kunnskapen (og erfaringene) den besitter, kunnskap den trekker ut av omgivelsene samt kunnskap den skaper ved å kombinere intern og ekstern kunnskap. Nonaka har definert en fem stegs prosess, kunnskapsspiralen, som muliggjør kunnskapsutvikling.

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Trekk ved en Lærende IT-organisasjon: Læring Fremme dobbeltløkke læring Fremme bevissthet om læring – Deuterolæring Å forbedre eksisterende kunnskap og skape ny kunnskap Læring fra erfaring og fra omgivelser Avlæring! Belønning for gode prestasjoner, både individuelt og kollektivt Læring gjennom kommunikasjon og samarbeid er avgjørende for en IT-organisasjon. En Lærende IT-organisasjon vil legge forholdene til rette for at de ansatte i organisasjonen skal lære av hverandre, lære av egne suksesser og feil så vel som fra andres. Her legges dessuten fokus på ”learning by doing”. Læring vil ikke være en egen prosess., men vil være en integrert del av de daglige arbeidsoppgaver. All læring i en slik organisasjon vil være dobbeltløkkelæring, og de ansatte vil endre sin bruksteori dersom nødvendig. Som grunnlag for all læring, er bevisstgjøring av læring, såkalt Deuterolæring. En Lærende IT-organisasjon vil legge til rette for effektiv utnyttelse av kunnskapen bevart i organisasjonens kunnskapssystemer. Her vil systemene være intuitive og enkle å benytte, og det å legge inn og hente ut kunnskap vil være en integrert del av de ansattes hverdag. Kunnskapsdeling og innovasjon vil være viktige verdier hos en Lærende IT-organisasjon. En lærende IT-organisasjon fremmer læring gjennom: Kommunikasjon og samarbeid Å få de ansatte i organisasjonen til å ta i bruk kunnskapssystemer Belønningssystem for bruk av kunnskapssystemer Belønning for gode prestasjoner, både individuelt og kollektivt Fremme dobbeltløkke læring Fremme bevissthet om læring – Deuterolæring Å sørge for at nøkkelpersoner med spesiell kompetanse ikke forsvinner fra bedriften Å forbedre eksisterende kunnskap og skape ny kunnskap Å vektlegge innovasjon og nytenkning Å lære mellom prosjekter

Hvordan skape en Lærende IT-organisasjon - Bakgrunnsteori og begrepsavklaring Konklusjon: Legge til rette for fremtidens konkurransefortrinn – kunnskap Fremme individuell og kollektiv læring – forbedret kunnskap Skape en organisasjonskultur gjennom deltagelse Finnes ingen oppskrift Vi tror IT-organisasjoner som raskest mestrer endringen mot en Lærende IT-organisasjon vil ha de beste forutsetninger for å lykkes! Det viktigste konkurransefortrinnet man har i IT-bransjen i dag, er evnen til å utnytte kunnskap raskere enn sine konkurrenter. Denne kunnskapen kan stamme fra organisasjonen selv eller dens omgivelser. Utviklingen i bransjen er så rask at man må mestre denne utnyttelsen for å overleve på lang sikt. Dette er noe de fleste IT-bedrifter er klare over, men de færreste har klart å bedre sin utnyttelse av kunnskap i særlig stor grad. Innføring av systemer for å utnytte kunnskap har ikke gitt de ønskede resultatene. I denne rapporten har vi beskrevet den Lærende IT-organisasjonen og dens evne til å gi kunnskap verdi. Lærende IT-organisasjoner skaper seg konkurransefortrinn ved å utnytte kunnskapen de besitter og får tak i fra omgivelsene. Den Lærende IT-organisasjonen fremmer både individuell og kollektiv læring. Dette fører til forbedret kunnskap i alle ledd av organisasjonen. Kunnskap deles og utvikles, eksisterende løsninger videreutvikles og forbedres, og nye markedsmuligheter utnyttes. Man lærer ikke for læringens skyld, men for å skape verdier for både organisasjonen og seg selv. Eksperter deler sin ekspertise med øvrige ansatte, men gis også tid til å videreutvikle sin kunnskap. Kulturen vil danne grunnlaget for en Lærende IT-organisasjon, og den vil prege organisasjonens syn på kunnskap og læring. Selv om en endring av kultur vil være en utfordrende og tidskrevende prosess, er den nødvendig. Organisasjonens kultur må fremme egenskaper som kunnskapsskaping og læring. For å oppnå dette må kulturen være basert på deltakelse. Strukturen må derfor legge til rette for denne deltakelsen. Man får ikke skapt en Lærende IT-organisasjon uten å involvere alle de ansatte i prosessen. Denne deltakelsen vil, og må, være basert på et ønske om å skape en Lærende IT-organisasjon hos de ansatte. Gjennom denne rapporten har vi beskrevet en ideell Lærende IT-organisasjon og kommet med ingredienser denne må inneholde. Vi gir imidlertid ingen oppskrift på hvordan prosessen skal gjennomføres. Vi ser at det å skape en ideell Lærende IT-organisasjonen vil være umulig. Å arbeide for å bli en Lærende IT-organisasjon vil være en stor utfordring i seg selv. Likevel ser vi at flere bedrifter er på vei, og at arbeidet med å utnytte kunnskap prioriteres høyt. Ikke desto mindre, ser vi at veien fra det vi har beskrevet til det å faktisk innføre dette i en IT-organisasjon er lang, og inneholder mange utfordringer. Vi tror likevel at de IT-organisasjonene som raskest mestrer endringen mot en Lærende IT-organisasjon, vil ha de beste forutsetningene for å lykkes.