Bruk av IKT i kommunal toppledelse v/ Rigmor Brøste Kjersem, rådmann i Nesset kommune

Innhold: eKommune 2012 KS pilotprosjekt for rådmenn i Møre og Romsdal Forankring i AGS 2020 Forventning, innhold og utbytte Noen pratiske eksempler om IKT-ledelse og hvorfor dette er viktig fremover

Ny arbeidsgiverstrategi mot 2020 Hvilken arbeidsgiver- strategi må vi legge opp til i framtida for å løse alle oppgavene?

Utfordringer og mål mot 2020 Kommunene må konsentrere seg om 2 store arbeidsgiverutfordringer fram mot 2020: Evnen til utvikling og nyskaping Tilgang på og forvaltning av egen arbeidskraft

Årsverk i kommunene mot 2050 fordelt på sektor

Undersøkelse i 2007: 82% av alle husholdninger har PC 78% har tilgang til internett 66% av lavinntektshush. har PC 95% av høyinntektshush. har PC

Strategisk IKT-ledelse Status:

En forutsetning for nyskapning og utvikling, og et mål i eKommune 2012 I løpet av 2009 skal toppledere i kommuner ha opparbeidet tilstrekkelig kompetanse til å kunne lede arbeidet med utvikling av en IKT-strategi og realisere gevinster ved IKT-investeringer

Visjon for eKommunen (eKommune 2012) ” Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning.”

Fokusområder i eKommune 2012 Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Elektroniske tjenester IKT i helse og omsorg NAV reformen og IKT IKT i grunnopplæringen Bruk av geodata Elektronisk saksbehandling og arkivering Informasjonssikkerhet IKT-arkitektur Åpne standarder Integrasjon av IKT-systemer Fri programvare Grønn IT Bredbånd Interkommunalt IKT-samarbeid Strategisk IKT-ledelse

Pilotprosjekt i KS Møre og Romsdal Eget kursopplegg for rådmenn. 12 deltakere Har hatt 3 samlinger, siden sept.2008 4 og siste samling blir i mai 2009.

Tema på samlingene: Hvorfor eKommune 2012? Utviklingsområder innen IKT Organisasjon og arbeidsprosesser Praktiske eksempler, Direktør for konkurranse og utvikling i Bergen kommune og IKT-sjef fra Tromsø kommune, avd.leder DIFI, KS IKT-forum m.fler, lokale innlegg. IKT-strategiplan, framgangsmåte og politisk involvering Hva skjer på nasjonalt plan ang. IKT utvikling Gruppearbeid

Forventninger til kurset: Få inspirasjon til å sette IKT høyere på dagsorden Hvordan forankre IKT og eKommune 2012 i organisasjonen? Få tilgang til verktøy som vil forenkle jobben med å lage en IKT strategiplan Få gode eksempler fra andre kommuner Muligheter for gevinstrealisering

Potensiale Under halvparten av effektiviseringspotensialet er realisert i off. sektor (kilde: IT i praksis Rambøll Management) Undersøkelse fra England viser at mottak av publikumshenvendelser ”face-to-face” koster kr. 175,-, mens henvendelse over Internett koster kr. 3,- !

Elektroniske tjenester kan være svært lønnsomme. Eksempel Mottak og behandling av søknad om ambulerende skjenkebevilling (timekostnad kr. 400,-): -Kostnad manuell behandling kr. 580,- -Kostnad elektr. behandling kr. 40,- Saksbehandlingstiden redusert fra 14 til 2 dager ! Økt status for kommunen!

Potensialet for gevinster med IKT Forbruk i kommunal helse- og omsorgstjeneste over 70 mrd.kr./år Behov for ca. 10.000 nye årsverk Effektivisering med 5 % ved hjelp av IKT (ca. 20 min./dag/årsverk) = ca. 5500 årsverk på landsbasis (teoretisk) Gevinstene må tas ut gjennom omstilling og prosessendinger

Arbeidsprosessene i fokus! 80% 20% Organisasjon Teknologi Prosesser Riktig sammenstilling av organisasjon, prosesser og teknologi er kritisk for effektivisering av virksomheten

Organisasjonsendringer Gjennomgang av virksomhetens arbeidsprosesser basert på bruk av IKT vil som regel føre til endringer i arbeidsrutiner og i organisering Det er viktig at de ansatte er med i effektiviseringen av arbeidsprosessene

Gevinstrealisering Prosess og gevinstanalyser Prosess tiltak Gjennomgang av prosesser i alle enheter Prosess tiltak Organisatoriske tiltak Teknologiske tiltak

Investeringer vs. avkastning (TTT) Enveis interaksjon (nedlastbare skjema) Informasjon To veis Interaksjon (Elektroniske skjema) Transaksjon (fullelektronisk saks håndtering) Personifisering (Proaktivt, automatisert) Kr Relativ avkastning - Økonomisk - Samfunn

Hvilke oppgaver effektiveres bort? ”Effektiv bruk av IKT kan i betydelig grad erstatte manuelle arbeidsprosesser og rutiner og bidra til å frigjøre ressurser til direkte tjenesteyting” (eKommune 2012) Hvem er de ansatte som har denne type jobber? Svar: Ansatte med liten eller ingen formell kompetanse

Hvordan forankre og følge opp en IKT-strategiplan - lokal eKommuneplan ? Strategisk IKT-plan bør vedtas av kommunestyret – folkevalgte bør vedta satsingsområder og fastsette mål Må være koblet til overordnede planer (kommuneplan/sektorplaner mv.) eKommune 2012 og delplaner som grunnlag for utforming av strategisk IKT-plan

Regjeringens tiltakspakke: 60 millioner til IKT-tiltak i kommunene DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) Et av tiltakene kan bli å rulle ut et kompetanseprogram for rådmenn KS prosjektet ”Strategisk ledelse og IKT” som fortsettelsen av pilotprosjektet i Møre og Romsdal

Oppsummert: Pilotkurset til KS for rådmenn i Møre og Romsdal har gitt god læring og innsikt i det å arbeide med IKT strategier for å nå mål i eKommune 2012 Dette arbeidet kan ikke delegeres til IKT-konsulenten eller IKT- avdelingen! Endring av arbeidsprosesser og organisasjon krever aktiv deltakelse fra ledere og personal.

Oppsummert - fortsettelse Det krever opplæring av ledere og tillitsvalgte. Forankring i overordnede planer og i politiske fora. Mye å hente på å arbeide med endring og effektivisering av arbeidsprosesser gjennom IKT Oppfordre rådmannsutvalget i M&R til å ha fortsette å ha dette høyt oppe på dagsorden i årene mot 2012

3 punkter å huske spesielt: Kommunens 2 største utfordringer mot 2020: Evnen til utvikling og nyskaping Tilgang på og forvaltning av egen arbeidskraft IKT-strategi handler om 80% organisasjon, arbeidsprosesser og ledelse – 20% teknologi!

Oppfordring til rådmannskollegaer: Prioriter å delta på det kursopplegget som KS nå vil tilby til kommuneledelsen med tema Strategisk ledelse og IKT. Det er en jobb vi må gjøre, og kompetanse vi må tilegne oss for å nå målene i eKommune 2012