Brukerperspektiv på eForvaltning i kommunene Svein Erik Wilthil, KS eForvaltningskonferansen 2007.

Presentasjon om: "Brukerperspektiv på eForvaltning i kommunene Svein Erik Wilthil, KS eForvaltningskonferansen 2007."— Utskrift av presentasjonen:

1 Brukerperspektiv på eForvaltning i kommunene Svein Erik Wilthil, KS eForvaltningskonferansen 2007

2 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hvorfor eForvaltning i kommunene ? IKT er en av de sterkeste drivkreftene i samfunnsutviklingen - Står for 40% av produktivitetsveksten i EU -Norge på topp i OECD mht. produktivitet – begrunnes bl.a. med høy teknologibruk -Høy produktivitet like viktig i offentlig som privat sektor IKT viktig for distriktsutbygging og utvikling av lokalsamfunn - IKT-bransjen er 3. største næring i Norge -Kommuner som vil tiltrekke seg næringsbedrifter og skattebetalere må tilrettelegge for elektroniske tjenester

3 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 IKT muliggjør -bedre samhandling mellom offentlige virksomheter -en ”dør” til off. tjenester, jfr. bl.a. MinSide og NAV IKT stadig viktigere som verktøy for omstilling og frigjøring av ressurser IKT kan skape bedre tjenester – også innenfor ”myke sektorer” (bl.a. økt pasientsikkerhet) Innbyggere og næringsliv forventer elektroniske tjenester fra kommuner og fylkeskommuner (som fra private tjenesteytere)

4 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Stadig flere bruker Internett

5 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Visjon for den digitale kommunen (eKommune 2009) ”Den digitale kommunen (eKommunen) skal aktivt utnytte moderne IKT til å skape tilgjengelig og effektiv forvaltning og gode tjenester til innbyggere og næringsliv!”

6 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 For å muliggjøre visjonen må kommunene bl.a. :  Prioritere den digitale kommunikasjonskanalen mot innbyggerne (men gi innbyggerne mulighet til å velge)  Ivareta informasjons- og tjenestebehovet for ulike brukergrupper på kommunens hjemmeside/portal (universell utforming)  Sørge for publikums-PC´er på bibliotek og offentlige servicekontor  Ta i bruk standarder og felles løsninger som muliggjør sømløs overføring av data mellom ulike systemer

7 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Samhandle elektronisk med andre forvaltningsnivåer og offentlige virksomheter for å skape helhetlige offentlige tjenester  Bruke IKT til å skape tjenester med høy kvalitet  Ivareta personvernet og sørge for sikker informasjonsbehandling  Gi innbyggerne mulighet til å delta i elektronisk dialog på nettet om viktige samfunnsspørsmål

8 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hva er status i kommune- sektoren ? (kilde SSB 2005) Informasjonsformidling:  88% av kommunene annonserte møter i kommunestyret på internett  86% publiserte referater fra kommunestyret  85% orienterte om kommunens planer  37% formidlet informasjon om servicegarantier

9 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Tjenester:  80% av kommunene tilbød nedlasting og utskrift av skjemaer  52% av kommunene tilbød bestilling av skriftlig materiale  40% tillot innsending av data til bruk i administrative systemer  14% tillot innsyn i administrative systemer  13% hadde selvbetjente tjenester med elektronisk tilbakemelding  14% hadde innført eFaktura

10 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Tjenestetrappa 5% 40% 75% 100%

11 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Systemer :  94% hadde elektroniske journalsystemer  87% hadde elektronisk saks- og dokumenthåndteringssystem  53% av kommunene benyttet systemer for elektronisk saksstyring  96% av kommunene hadde geografiske informasjonssystemer  82% hadde elektronisk dokumentasjonssystem for pleie- og omsorgstjenesten  17% av kommunene hadde økonomisystem integrert med system for elektronisk innkjøp  Programvare med åpen kildekode var i bruk i 58% av kommunene (mest vanlig innen skolesektoren)

12 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Infrastruktur og kommunikasjon  65% hadde etablert intranett i 2005  Alle kommuneadministrasjoner var tilknyttet bredbånd  En del skoler hadde fortsatt ISDN-tilkobling eller lav bredbåndskapasitet  En del helse- og omsorgsinstitusjoner var uten bredbånd  Ca. 35 kommuner var tilknyttet det nasjonale helsenettet (nå  Minimal bruk av elektronisk meldingsutveksling i helse- og omsorgssektoren i kommunene  Ca 40 kommuner hadde åpnet for mottak av byggesøknader via Byggsøk (nå ca. 50 kommuner)

13 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hva er gevinstpotensialet ved å satse på IKT?  Under halvparten av effektiviseringspotensialet er realisert i off. sektor (kilde: IT i praksis Rambøll Management)  Undersøkelse fra England viser at mottak av publikumshenvendelser ”face-to-face” koster kr. 175,-, mens henvendelse over Internett koster kr. 3,- !  Tilsvarende tall fra Canada

14 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Faktiske prosess- og kost/nytte-analyser i norske kommuner viser at elektroniske tjenester kan være svært lønnsomme.  Eksempel Mottak og behandling av søknad om ambulerende skjenkebevilling (timekostnad kr. 200,-): -Kostnad manuell behandling kr. 245,- -Kostnad elektr. behandling kr. 20,- Saksbehandlingstiden redusert fra 14 til 2 dager !

15 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009

16 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Kostnadsanalyse Interaktive skjema ambulerende skjenkebevilling: leiepris 1.000 kr/år Integrasjon sak/arkiv og fagsystem inkl lokal tilpasning, del av pakkeløsning: 9.000 kr / 3 år = 3.000 kr/år Utvikle work flow og aut. forsendelsesrutine, del av pakkeløsning: 50.000 kr / 3 år = 17.000 kr/år Innføring, konsulent, opplæring: 30.000 kr / 3 år = 10.000 kr/år Løpende support og drift: 3.000 kr/år SUM kostnader per år = 34.000 kr/år (de tre første årene)

17 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Nettonytte = 27.800 kr Nyttefaktor = 1,82 (61,8/34,0)

18 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Betydelige kvantitative og kvalitative gevinster kan tas ut i helse- og sosialsektoren: -Erstatte forsendelse av papirjournaler, epikriser, henvisninger, resepter etc. med elektroniske meldinger (i 2002 ble det formidlet 36 mill. meldinger) -Erstatte manuell kommunikasjon (brev, telefon, fax, møter etc.) med elektronisk kommunikasjon (almenlegene bruker 25% av tiden til dette) -Raskere og sikrere dokumentasjon og informasjonsutveksling (mye bruk av papirbaserte journaler)

19 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Store kvalitetsgevinster å hente i utdanningssektoren (jfr. ”eLearning Nordic 2006”) – men krever også betydelige investeringer, kostnader til lærerutdanning og driftsmidler (Kunnskapsløftet, Program for digital kompetanse)  Digitalisering av geodata svært lønnsomt. Muliggjør sammenstilling og presentasjon av informasjon på helt nye måter ( jfr. Norge Digitalt og Geovekst). Viktig for planlegging, saksbehandling og tjenester til næringsliv og innbyggere.

20 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hvilke områder gir størst gevinst ? (kilde MandagMorgen)

21 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Lederes syn på barrierene for å nå målene i eKommune 2009 (kilde MandagMorgen)

22 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hvorfor eKommune 2009 ?  Ønske om å sette felles mål for kommunesektoren og bidra til en mer samordnet utvikling  Motivere til økt anvendelse av IKT som virkemiddel for omstilling, effektivisering og kvalitetsheving  Planlegge og prioritere KS-tiltak  Bidra til samordning av statlige planer

23 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Frigjøre ressurser gjennom effektivisering av forvaltning og tjenesteyting ved bruk av IKT  Sørge for å utarbeide en strategisk IKT-plan knyttet til kommunens overordnede målsettinger og virksomhetsplaner – bruke eKommune 2009 som utgangspunkt ?

24 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Innsatsområder i eKommune 2009 1.Digitale tjenester (4) 2.Digital forvaltning (7) 3. Infrastruktur og standardisering (5) 4.IKT og lokaldemokratiet (3) 5.Planlegging og styring (5) Til sammen 38 mål forkommunene innenfor 24 områder + 39 tiltak for KS !

25 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hva gjør KS ? KS har som mål å: Ivareta kommunesektorens interesser overfor sentrale myndigheter, leverandører og andre interesseorganisasjoner Bidra til utvikling av standarder og felles kravspesifikasjoner, gjerne i samarbeid med sentrale myndigheter Bidra til motivasjon, kompetanse- utvikling, erfaringsutveksling og nettverksbygging

26 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Behovet for bistand i IKT-satsingen

27 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Hjelpemidler utviklet av KS  Veiledning og kravspek. for eServicetorg (ferdig 2004 – revideres 2007)  Verktøykasse for strategisk IKT- planlegging (ferdig 2005 – revideres 2007)  Veileder om IKT og ledelse (ferdig 2005 – revideres 2007)  Guide for anskaffelse av infrastruktur i grunnutdanningen (ferdig januar 2006 – revideres 2007)

28 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Veileder for interkommunalt IKT- samarbeid (ferdig februar 2006 – revideres 2007)  NOARK 4 WS - Standard for integrasjon sak/arkiv og fagsystemer (KS/kommuner/NOARK-leverandører/Høykom – ferdig juni 2006)  Metodeverk for prosessanalyse - På beste måte ? (KS/kommuner – ferdig juni 2006)  ELIN-k (Standardisering av elektroniske PLO- meldinger – NSF/KS - ferdig 2007/08)

29 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  KS Skjema XML – standard for interaktive skjema (1. versjon utviklet)  KF skjemaløsning (KS/Kommuneforlaget – 1. versjon ferdig 1. april, 2. versjon nov. 2006)  Tjenester på nett - fra pilot til produksjon (KS/kommuner – ferdig 2007/08). Støttes av Høykom med 7,6 mill.kr.  Standardiseringsråd for eForvaltning i kommunesektoren ( jan. 2007)  Kurs i strategisk IKT-ledelse (2007)

30 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009  Strategi og handlingsplan for IKT i helse- og sosialtjenesten i kommunene (ferdig okt. 2006)  Strategi og handlingsplan for IKT i grunnutdanningen (2007)  Kravspesifikasjon for sosialsystemer (2007)  KS IKT-forum etablert som sentral arena for samordning og samarbeid på IKT- området (2005) – nå 120 medl.  Konferanser, bl.a. eKommune 2007 (5.-6. juni, Tromsø, m/prisutdeling Beste eKommune)

31 KS Folkestyre og regional utvikling eKommune 2009 Mer informasjon på www.ks.no www.ksikt-forum.no