Nedre Romerike Flyklubb Standard Operasjons Prosedyre (SOP)

NRF Standard Operasjons Prosedyre Behov for å etablere en SOP Hensikt Forutsetninger og begrensninger Målsetning Ansvar for å vedlikeholde SOP Innhold Oppfølging og forbedring av SOP Erfaringer Rapporteringsplikt ved ulykker og hendelser Flyklubbens operative rutiner ved ulykker og hendelser

Behov for å etablere en SOP NRF gjennom sine fagsjefer med involvering fra de sittende styrer har i flere år arbeidet aktivt for å følge opp ulykker og hendelser i klubben Som grunnlag for en videre systematisk tilnærming av dette arbeidet har det vist seg nødvendig å etablere en oversiktlig sammenfatning av de operative prosedyrene i klubben gjennom en SOP

Hensikt Hensikt med Standard Operasjons Prosedyrer (SOP) for Nedre Romerike Flyklubb (NRF) er å beskrive de til enhver tid gjeldende operative prosedyrer som klubbens medlemmer er pålagt å følge i forbindelse med bruk av fly som er tilknyttet klubben gjennom eierskap eller leieavtale og således fremkommer i NRF vedlikeholdshåndbok og eventuelt skolehåndbok.

Forutsetninger og begrensninger NRF SOP skal være minimalistisk i sitt innhold ved å fokusere på de operative pålegg som kommer i tillegg til de gjeldende myndighetskrav, lokale bestemmelser for Kjeller flyplass (http://www.kjellerflyplass.no), og fabrikantenes anbefalinger gjennom flyenes håndbøker og sjekklister.

Målsetning NRF har som målsetning gjennom holdningsskapende flytryggingsarbeid å unngå at ulykker og hendelser inntreffer. Dette foregår gjennom å sikre at klubbens piloter innehar og opprettholder nødvendige kunnskaper og ferdigheter samt utviser gode holdninger («airmanship»). Etablering av standard operasjons prosedyrer er et sentralt virkemiddel i denne sammenheng.

Ansvar for å vedlikeholde SOP Operativ leder i NRF er ansvarlig for å vedlikeholde SOP i samarbeid med flyklubbens øvrige faglige ledere som Skolesjef, Flytryggingsleder, Teknisk leder og operative ledere i NRF Akrogruppe og NRF Veteranflygruppe. Oppgaven med å utarbeide og vedlikeholde SOP eller tilsvarende for NRF Akrogruppe (Vedlegg 1) og NRF Veteranflygruppe (Vedlegg 2) er delegert til de respektive gruppenes operative ledere under tilsyn av NRF Operativ leder. Operativ leder sikrer forankring av SOP hos styret gjennom styrevedtak. Eventuelle endringer til SOP som berører forhold vedrørende ansvar, erstatning, økonomi og drift må drøftes med styret før de iverksettes. Styret bør minimum en gang i året behandle erfaringene med SOP og eventuelle endringer som Operativ leder har foretatt siden forrige behandling.

Innhold Innledning Organisasjon og ansvar Krav til fartøysjef Operative begrensninger Forberedelse til flyging Flyging til/fra Kjeller Etter flyging Vedlikehold Ulykker og hendelser Vinteroperasjoner Annet Vedleggsoversikt

Oppfølging og forbedring av SOP Basis for SOP har vært en samling eventuelt formalisering av klubbens standard operasjons prosedyre på gjeldende tidspunkt Daværende situasjon var at Flyskolen hadde ut fra standardiseringsbehov et sett med standard operasjons prosedyrer. Imidlertid var ikke disse strengt tatt formalisert å gjelde for klubbens piloter etter sertifikatprøve. Prinsipielt innebar dette at ved ulykker og hendelser gjaldt kun de gjeldende myndighetskrav samt flyfabrikantenes anbefalinger.

Oppfølging og forbedring av SOP Oppfølging og forbedring av SOP foregår i dag gjennom kontinuerlig erfaring fra ulykker og hendelser, observasjoner og tilbakemeldinger, og eventuelt gjennom risikoanalyser. Det er en erkjennelse at det frem til nå i liten grad foretas risikovurderinger med tanke på å forhindre ulykker og hendelser. Hovedsakelig foregår oppfølging og forbedring gjennom ervervet erfaring.

Erfaringer NRF er landet største flyklubb med over 500 medlemmer. Dette gir større utfordringer innenfor flysikkerhetsarbeidet i forhold til mindre klubber. Samtidig har klubben generelt mer ressurser og kompetanse enn de fleste andre klubber Oversiktlig sammenfatning av de operative prosedyrene i klubben er en forutsetning i det videre arbeidet med systematisk holdningsskapende flytryggingsarbeid med tanke på å redusere antall ulykker og hendelser Resultatene ved bedret sikkerhet gjennom en reduksjon i antall ulykker og hendelser i flyklubben må måles over tid

Erfaringer Ved årlig PFT har gjennomgang av SOP fått en sentral plass Erfaring ved gjeldende SOP viser minimalt med observerte/rapporterte avvik Ved ulykker og hendelser med klubbens flymaskiner har det etter innføring av SOP ikke vært avdekket avvik eller brudd Dette viser at klubbens piloter følger opp SOP og respekterer de pålagte strengere klubbebegrensningene

Rapporteringsplikt ved ulykker og hendelser Varslings- og rapporteringsplikten er personlig dersom ikke annet fremgår av forskriften Når flere er gjort ansvarlig for varslingen skal den utføres av den personen som står øverst på de nummererte prioriteringslistene i de paragrafene hvor det finnes slike lister, hvis ikke rapporteres det parallelt Selv om en eller flere personer lenger oppe på prioriteringslisten har sendt rapport, plikter en som står lenger nede på listen å rapportere opplysninger som vedkommende er kjent med at ingen lenger oppe på listen har rapportert

Flyklubbens operative rutiner ved ulykker og hendelser For ulykker og hendelser i forbindelse med klubbflyging har flyklubbene en medvirkende rolle i arbeidet for å forebygge ulykker og forbedre flysikkerheten. Klubbens faglige ledere er sentrale i dette arbeidet. Dette innebærer at fartøysjef ved ulykker og hendelser utover gjeldende myndighetskrav vedrørende varsling og rapportering også skal varsle klubbens Operative leder.

Flyklubbens operative rutiner ved ulykker og hendelser Operativ leder eller den av klubbens faglige ledere han/hun utpeker, vil i nødvendig grad assistere fartøysjef i forbindelse med varsling og rapportering. Teknisk leder vil etter behov bli varslet av Operativ leder for å ivareta flymateriellet i koordinering med vakthavende inspektør fra Statens havarikommisjon for transport (SHT). Flyklubbens formann ivaretar eventuelle henvendelser fra presse og media for å skjerme fartøysjef og klubbens fagansvarlige slik at disse kan fokusere på de faglige vurderinger og eventuelle umiddelbare tiltak.

Flyklubbens operative rutiner ved ulykker og hendelser SHT vil normalt foreta undersøkelser av et begrenset omfang ved ulykker og hendelser uten personskader. For å bedre sikre at årsaksforholdene blir tilstrekkelig belyst er det nødvendig at flyklubbens fagansvarlige foretar en vurdering av ulykken eller hendelsen og fremmer denne som en påtegning til fartøysjefens rapport. Her skal også eventuelle umiddelbare tiltak inkluderes. Ved behov kan NLF ved Sikkerhet og Utdanningskomiteen kontaktes for å yte klubben faglig bistand.

Flyklubbens rutiner for operative og tekniske avvik som ikke er rapporteringspliktige For at flyklubben skal kunne forebygge ulykker og hendelser på en effektiv måte er det svært viktig at alle operative og tekniske avvik som kan lede til en ulykke eller hendelse rapporteres til Operativ leder, Flytryggingsleder eller Teknisk leder selv om disse ikke er rapporteringspliktig i henhold til forskriften. I slike tilfeller skal rapportformen være så enkel som mulig og oversendes gjerne pr email, men bør som et minimum inneholde sted, tid, involverte og en beskrivelse av hendelsesforløpet. Husk at gjennom din rapportering vil du bidra til å forebygge ulykker og hendelser. Det er et moralsk ansvar å rapportere om uregelmessigheter som kan føre til ulykker.

Flyklubbens rutiner for oppfølging av piloter ved ulykker og hendelser Etter en ulykke eller hendelse følges fartøysjef opp i den initielle fase av Operativ leder eller den han utpeker blant klubbens faglige ledere (ref pkt 9.2). Rutinemessig skal fartøysjef alltid tas ut av operativ status med hensyn til å føre klubbens fly inntil reklarering gis. Når varsling og rapportering er gjennomført sammen med klubbens faglige vurdering vil Operativ leder koordinere med flyskolen den videre oppfølging av fartøysjef. Flyskolen er dernest ansvarlig for å bringe fartøysjef tilbake til operativ status. Reklarering til operativ status etter gjennomført trening gis av Skolesjef/Assisterende skolesjef. Etter en ulykke eller en hendelse er det tradisjonelt betraktet som gunstig å komme raskt i luften igjen og Flyskolen skal prioritere slik flyging.