Samarbeidsprosjekt mellom statlige etater og næringslivet i Vestfold Klipp fra sluttrapport fra fylkesmannen i Vestfold (2004)

Oppsummert: 8 statlige etater i Vestfold i samarbeidsprosjekt med næringslivet i fylket  Mål • Statlige etater i Vestfold skal yte raske, nære og åpne tjenester og være et konkurransefortrinn for næringslivet i fylket.  gjøre statlig sektor i Vestfold til et konkurransefortrinn for næringslivet i fylket og skape større gjensidig forståelse mellom stat og næringsliv angående roller og arbeidsmåter.  Deltakelse • Høgskolen i Vestfold, Skatteetaten, Tolletaten, Arbeidstilsynet, Fylkestrygdekontoret, Aetat, Statens vegvesen og Fylkesmann. Politiet er med fra Fylkesmannen hadde prosjektledelse. • NHO Vestfold var initiativtaker og aktiv deltaker sammen med en lang rekke næringslivsledere  Varighet • Samarbeidet videreføres utover prosjektperioden.  Resultat • Næringsliv og statlige etater er godt fornøyd med resultatene som i stikkord omhandler rutineendringer, kompetanseutvikling og holdningsutvikling. Kilde: Sluttrapport fra fylkesmannen i Vestfold, 2004

Prosjektorganisering  Prosjektorganisering • Eierskap i staten sikret gjennom deltakelse fra statlige etatssjefer i styringsgruppen • Innleid prosjektleder i 80% stilling, nå omgjort til fast • Finansiering over etatenes driftsbudsjetter: Dugnad  Prosjektarbeid langs tre hovedakser • Kommunikasjon • Kompetanse (holdninger, kunnskap, ferdigheter) • Arena- og nettverksbygging  Hovedvekt på saksbehandling • Samhandling mellom forskjellige offentlige ledd • Forutsigbarhet i behandlingen • Kompetente saksbehandlere • Kortere behandlingstid Kilde: Sluttrapport fra fylkesmannen i Vestfold, 2004

Dialogkonferanser og brukerfora som hovedaktiviteter  6 store dialogkonferanser over ulike temaer • Noenlunde lik fordeling mellom ledere fra næringslivet og mest berørte etater. Andre deltakere har inkludert representanter fra fylkeskommuner, kommuner, sentrale myndigheter, statsråder og direktoratsledere. • Gjennom samtaler og arbeid i grupper er flaskehalser identifisert sammen med forslag til forbedringer. Praktisk tilnærming.  Brukerfora er etablert for 7 av etatene. • Formålet er koordinering og gjennomføring av forbedringstiltak. 4 representanter fra næringslivet og 4 representanter fra ledelsen i etatene deltar på møtene (4/år). Kilde: Sluttrapport fra fylkesmannen i Vestfold, 2004

Faste kontaktfora og stort kompetanseprogram  Kontaktforum • Representanter fra 4 geografiske områder og fra NHO. • Formålet var ide- og informasjonsutveksling som kanal fra prosjektet til foreningenes medlemmer. I tillegg til tilrettelegging og deltagelse på aktiviteter som ble igangsatt i prosjektet.  Kompetanseutviklingsprogram i etatene • Program for kvalitets- og serviceutvikling i etatene er under gjennomføring for ca 200 saksbehandlere og ledere. • Næringslivsledere og saksbehandlere fra etatene har vært med i utformingen, og programmet inneholder både generelle tiltak og etatsrettede tilpasninger. Kilde: Sluttrapport fra fylkesmannen i Vestfold, 2004

Hovedaktiviteter Deltagere •StyremøterEtatsjefer/etatenes medlemmer i styringsgruppa. Innledere fra næringsliv, kommuner, fylkeskommunen m.m. •Dialogkonferanser: Finne frem til konkrete forbedringstiltak slik at Samarbeidet blir bedre ivaretatt Ca. 25 næringslivsledere og ca. 25 delt. fra etatene •Allmøter: Hvordan opplever Næringslivet etateneFlere hundre deltakere fra etatene, NHO og næringslivsledere •Brukerforum: Koordinering, info- og samarbeid vedr. nye tiltak som bør igangsettes – og tiltak under arbeid 4 delt. fra etatene og 4 delt. fra næringslivet (representerte geografi, bedriftsfor. etc.) •Samarbeidsforum •Ideforum: Hvordan prosjektet bør gjennomføres (forankring) •Kontaktforum: Bistå med å tilrettelegge aktiviteter i prosjektet •Koordineringsforum skole/arbeidsliv: Info – tilrettelegge tiltak Næringsforeninger, NHO, stat og øvrig offentlig sektor •Øvrige konferanser •E-konferanse •Realfag i fokus •Temamøte for byggebransjen – endringer og regler i offentlig sektor Næringslivet og offentlig sektor •Høgskolen, Skatteetaten, Tolletaten, IT- bransjen m.m. •Næringsliv, skole- og øvrig offentlig forvaltning •Ca. 100 deltagere fra byggebransjen •Øvrige aktiviteter: Fordrag på småtinget, deltakelse og foredrag og pres. hos bedr., foreninger, kommuner og øvrig offentlig sektor Prosjektleder og ledere fra etatene •Kompetanseutv.program •- Kick Off – Fellessamling •- Service i Vestfold •- Lokale tilpasninger. Saksbehandlere og ledere i etatene •85 deltager fra alle 8 etater •190 deltagere fra Skatt, Toll, Vegvesenet og Fylkesm. •Under arbeid Kilde: Sluttrapport fra fylkesmannen i Vestfold, 2004

Resultater  Mellom næringsliv og etater • Temakvelder, fagkonferanser samt næringslivets deltagelse på etatenes samlinger for egne ansatte har bidratt til holdningsendringer, økt kompetanse og innsikt i hverandres arbeid.  Mellom etatene • Samarbeidet mellom etatene har skapt gode og viktige relasjoner mellom etatsledere og saksbehandlere på ulike nivåer. Samarbeid og erfaringsoverføringer mellom etatene har vært avgjørende for prosjektets resultater. • Nettverk og gode relasjoner bygges over tid. Flere av etatene har i mange år hatt et godt samarbeid til øvrig del av offentlig forvaltning i fylket. Dette var et viktig utgangspunkt før prosjektets oppstart som i tillegg påvirket prosjektets resultater.  Internt i etatene • Det er gjort flere endringer i etatenes arbeidsrutiner  Mellom kommunene og næringslivet (side-effekt som følge av dialogkonferanse) • Kommunene har deltatt i endringsarbeidet der det har vært naturlig. Eksempel på tiltak er forutsigbare og effektive forhåndskonferanser i kommunene og bruk av felles gebyrmal. • KS Vestfold har i samarbeid med prosjektet og næringslivsrepresentanter laget forslag som etter en høringsrunde til kommunene har fått positive tilbakemeldinger. Begge tiltakene forventes gjennomført i løpet av år Kilde: Sluttrapport fra fylkesmannen i Vestfold, 2004