Intern kontroll i regnskapsprosessene Joar Nybo, Kunnskapsdepartementet Regionale økonomiseminarer 2016

Hvorfor er dette viktig § 14 Intern kontroll Alle virksomheter skal etablere systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at: a) beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn b) måloppnåelse og resultater står i et tilfredsstillende forhold til fastsatte mål og resultatkrav, og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning c) ressursbruken er effektiv d) regnskap og informasjon om resultater er pålitelig og nøyaktig e) virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte f) økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende lover og regler g) misligheter og økonomisk kriminalitet forebygges og avdekkes Formelt grunnlag for alle statlige virksomheter: § 14 i Reglement for økonomistyring i staten + § 2.4 i BØS For KD også § 15 Kontroll av underliggende virksomheter…… Riksrevisjonens funn ved gjennomgang av regnskapene for 2015 Svikt i egne rutiner avdekket av institusjonene Forholdet til Intern revisjon (R-117) § 15 Kontroll av underliggende virksomheter og andre som utøver forvaltningsmyndighet samt tilskuddsmottakere Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til § 14. Tilskuddsforvaltere skal ivareta kontroll med at tilskuddsmottakere oppfyller de vilkår som er stilt for tilskuddet. Finansdepartementet kan fastsette bestemmelser for kontroll av utøvelse av forvaltningsmyndighet som er delegert til enheter utenom statsforvaltningen.

Definisjon Internkontroll er en prosess, utført av virksomhetens styre, ledelse og øvrige ansatte, utformet for å gi rimelig sikkerhet for oppnåelse av målsettinger relatert til drift, rapportering og etterlevelse. Omtales også som Intern styring og kontroll

COSO-cuben Målsettinger Enheter og aktiviteter Komponenter COSO = The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commisson

Riksrevisjonens funn vedr. regnskap for 2015 Mulighet for å slå av logging av aktivitet i øk.- og fakturasystem (jf. BØS §4.3.6 om personlig identifikasjon/dato/tid) Ikke mulig å spore aktivitet i ettertid Kun 1 av 36 kontrollerte har rutine for regelmessig kontroll av logg 5 virksomheter har logging delvis slått av Manglende avstemming mellom moduler i økonomisystemet Ingen automatisk avstemming øk.system og fakturasystem 17 av 27 virksomheter har ikke manuell avstemming Svakheter i arbeidsdeling Noen med krav til kun én godkjenner for utbetaling

KDs tiltak Brev til UNINETT om mulighet for etablering av automatisk avstemming mellom faktura- og økonomisystem Ber UNINETT etablere arbeidsgruppe for ajourføring av avtaler og med innhold som ivaretar sikkerhet og ansvarsfordeling (frist 1.1.2017) Gjennomgang av regler og funn på økonomiseminarene Viktig at slike forhold koples på internkontrollen

Dok 1 - Riksrevisjonens rapport om 2015 To institusjoner har fått vesentlige merknader for 2015 Merknader mangelfull informasjonssikkerhet i forvaltningssystemer i universitets- og høgskolesektoren manglende kontroll og oppfølging av universitets- og høgskolesektorens husleieavtaler med private utleiere Statsråden peker på at oppsigelsesklausuler i noen tilfeller kan være hensiktsmessig, men at dette innebærer risiko for blant annet økte leiebeløp og ensidige oppsigelser av leieforholdene fra utleiers side. Departementet vil derfor ikke kreve oppsigelsesklausuler i framtidige leiekontrakter, men be virksomhetene vurdere dette i forhold til risiko og kost/nytte for hver enkelt avtale. Framleieklausuler, derimot, innebærer ingen slik risiko for merkostnader. Departementet vil derfor be om at en slik klausul innarbeides i framtidige kontrakter.