Beslutningsunderlag for etablering av felles FIU-enhet Rapport datert 31.12.2016

Oppdrag «Det arbeides videre med å etablere en felles enhet for infrastruktur og støttefunksjoner knyttet til utdanning, forskning og innovasjon ved det integrerte universitetssykehuset. Enheten beskrives nærmere med hensyn til oppgaver, målsettinger, organisasjon, økonomiske, personalmessige og juridiske forhold. Egen sak om opprettelse av enheten fremlegges for styrene i november 2016». (styresak 03-16 ved DMF og styresak 21/16 ved STO)

Gjennomføring Arbeidsgruppe: Arild Skaug Hansen (DMF) Heidi Magnussen (STO) Tom Christian Martinsen (STO/DMF) Willy Eidissen (EY) Andrea Sundby Høst (EY) Kilder: Møter med administrerende direktør og dekan. Møter med avdelings- og seksjonssjefer, samt jurist fra NTNU som deltok i gruppen som våren 2016 arbeidet med ulike alternativer for felles enhet. Rapport fra «Arbeidsgruppe for utredning av en felles enhet for støttefunksjoner for forskning, innovasjon og utdanning (FIU) ved det integrerte universitetssykehuset». Oppsummering våren 2016 fra prosjektleder Tom Christian Martinsen. Supplerende informasjon vedrørende aktiviteter/funksjoner i de berørte seksjonene i DMF og STO.

Vurdering av alternative modeller Videre samarbeidsmodell med en felles leder i delt stilling og en «virtuell felles organisasjon» der alle beholder sitt tilsettingsforhold Felles enhet for forsknings- og innovasjonsstøtte hvor utdanningsstøtte beholdes som i dag Felles enhet for både forskningsstøtte og utdanningsstøtte ved full sammenslåing av dagens avdelinger/seksjoner (forskningsavdeling ved STO med tilknyttede enheter, samt studie- og forskningsseksjon ved DMF)

Mål og gevinster Økt forskingsaktivitet Bedre kvalitet på utdanning Redusert ressursbruk Enklere rapporteringslinjer Gevinster for ansatte i felles støtteenhet FIU De ansatte i felles enhet vil bli en det av et større fagmiljø med mulighet for økt faglig og personlig utvikling. Gevinster for brukere av tjenestene Ansatte i begge organisasjonene får én enhet å forholde seg til og dermed konsistente og like støttetjenester uavhengig av hvilken organisasjon forskningen har utspring fra. Gevinster for studenter Med felles enhet får studenter mer enhetlig og bedre tilgang til støttetjenester på tvers av organisasjonene

Anbefaling Det anbefales at det etableres en felles enhet som beskrevet som modell 3 ovenfor, bestående av de fleste av støttefunksjonene for forskning, innovasjon og utdanning i begge organisasjoner.   I og med at det er vedtatt en MVA-kompensasjonsordning for helseforetak fra 1. januar 2017 anbefales det at den felles enheten organisatorisk legges under NTNU. Ved en slik organisering vil etablering av en felles støtteenhet ikke innebære økte netto kostnader i forhold til i dag som følge av plikt til å betale MVA. Organisatorisk plassering under NTNU støtter også opp under DMF sine forpliktelser om å utføre oppgaver for NTNU ut over eget fakultet. For å sikre best mulig ressursutnyttelse og gevinstrealisering bør enheten ha enhetlige rutiner og prosesser, samt felles systemer der dette er hensiktsmessig. Ansatte som jobber med like oppgaver bør samlokaliseres for å sikre lik praksis, effektiv arbeidsdeling og læring. Ansatte som har behov for dette må ha samme systemtilganger som i dag, og de må kunne samhandle med øvrige enheter i NTNU og STO like godt som i dag.

Funksjoner forskning og innovasjon Koordinere satsing på innovasjon Koordinere kjernefasilitetene/forskningsinfrastrukturen Koordinere Global Helse Søknadshjelpen Kontor for forskningsstøtte Rapportering på – og kvalitetssikring av publikasjoner Rapportering av doktorgrader Enhet for anvendt klinisk forskning Sekretariat NorCRIN/ECRIN/EATRIS Funksjoner utdanning Koordinere formell utdanning Koordinere utdanningspraksis Koordinere forskerutdanning Koordinere LIS-utdanning Koordinere overgangsordninger (for eksempel traineeordning) Støtte til ulike samarbeidsfora (for eksempel Felles utdanningsutvalg)

Styrevedtak 24. november 2016 Sak 51/16 Etablering av felles enhet for infrastruktur og støttefunksjoner knyttet til utdanning, forskning og innovasjon ved det integrerte universitetssykehuset Vedtak: Styret tar saken til orientering. Administrerende direktør bes arbeide videre med å konkretisere ambisjoner og målsettingene innenfor forskning, innovasjon og utdanning i det integrerte universitetssykehuset. Med utgangspunkt i dette konkretiseres omfang, kvalitet og ressursbruk for en felles støtteenhet innenfor forskning, innovasjon og utdanning. utrede organisatoriske løsninger for en felles støtte-enhet for forskning, utdanning og innovasjon. avklare handlingsrommet for organisatoriske løsninger for en felles støtteenhet med eier. Saken bes lagt fram til endelig behandling innen 1.7.2017.

Styringsdokument 2017 (utkast) St. Olavs Hospital HF skal følge opp rapporten fra den nasjonale arbeidsgruppen for samordning mellom universiteter og helseforetak (Husebekkutvalget) innenfor sitt ansvarsområde. Det forutsettes at oppfølgingen skjer i dialog med universitets- og høyskolesektoren og øvrige helseforetak. St. Olavs Hospital HF skal sammen med universitetene særlig vurdere mulighetene for harmonisering av rutiner og retningslinjer på tvers av sektorene, regionalt og nasjonalt. Der det er hensiktsmessig, bør St. Olavs Hospital HF vurdere å etablere fellesfunksjoner med universitetet(ene). Organiseringen må sikre at regionale interesser ivaretas gjennom styringslinjen. Det er ønskelig at St. Olavs Hospital HF tar en nasjonal rolle i å integrere de to sektorene mest mulig innen forskning og utdanning.

Tildelingsbrev 2017 Arbeidsgruppen som ble nedsatt av Kunnskapsdepartementet (KD) og Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) for å se på muligheter for samordning mellom universiteter og helseforetak, leverte sin rapport 30. november 2016. I universitets- og høyskolesektoren berører rapportens anbefalinger hovedsakelig de fire universitetene med medisinerutdanning, men det kan også være berøringsflater mot andre universiteter og høyskoler. KD ber om at Norges teknisk- naturvitenskapelige universitet i samarbeid med andre berørte universiteter og høyskoler og de regionale helseforetakene, vurderer mulighetene for harmonisering av rutiner og retningslinjer på tvers av sektorene regionalt og nasjonalt. I forbindelse med oppfølgingen bør universitetet vurdere å etablere fellesfunksjoner med helseforetakene der det er hensiktsmessig.

Videre arbeid Utrede organisatoriske løsninger for en felles støtte-enhet for forskning, utdanning og innovasjon. Avklare handlingsrommet for organisatoriske løsninger for en felles støtteenhet med eier. Konkretisere ambisjoner og målsettingene innenfor forskning, innovasjon og utdanning i det integrerte universitetssykehuset. Konkretisere omfang, kvalitet og ressursbruk for en felles støtteenhet innenfor forskning, innovasjon og utdanning.