EPJ-prosjektet Regional EPJ ved OUS Møte med Superbrukerforum DP Løsning Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Agenda Aktiviteter i DP Løsning – høsten 2013 Resultater fra kartlegging – arbeidsgruppe Elektronisk arbeidsflyt Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

JFMAMJJASONDJFMAMJJASOND Oppsett av løsningen Organisasjonsoppsett Tilganger Skanning Maler og brev Kodeverk/system- og feltoppsett Funksjonell løsning Behandlingsplan i DIPS (EDS) Operasjonsmodul PAS risiko Arbeidsflyt Poliklinikk Sengepost Journal Rapporter i DIPS Psykiatri (VOP, BUP, TSB) Akuttfunksjon Økonomimodul i DIPS PLO Restoppgaver Milepæler DP Løsning Hovedprosjekt Oppstart DIPS Fremdriftsplan for DP Løsning i hovedprosjektet Org.oppsettNPR Tilganger Skanning Maler og brev Kodev./sys.opp. Arbeidsflyt PAS risiko Restoppgaver Forankring Oppstart hovedprosjekt Org.oppsett Mars 2014 Prøvekonv Jan.13 Testkonv Behandlingsplan i DIPS (EDS) Poliklinikk Sengepost Journal Psyk.(VOP,BUP,TSB) Akuttfunksjon Rapporter i DIPS Økonomimodul PLO Operasjonsmodul Løsn. klar til test

Resultater fra kartlegging Arbeidsgruppe Elektronisk arbeidsflyt i DIPS DP Løsning Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Formål med kartleggingen Spørsmålsstilling: Hva bruker enhetene/brukerne? Bare elektroniske rutiner? Blanding av papir- og elektroniske rutiner? Bare papirrutiner? Avgrensing: Ikke stilt spørsmål for å svare på hvorfor dagens praksis er som den er Formål 1: innhente informasjon for å kunne bedømme avstanden mellom dagens praksis og den mulighet som DIPS vil gi Formål 2: innhente informasjon for å sette opp fellesarbeidsgrupper i DIPS Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

N= antall avdeling er

Regional EPJ ved OUS – DP Løsning N= antall avdeling er

Vurdering av henvisninger Henvisninger vurderes i stor grad på papir –Knapt halvparten av avdelingene sender henvisningene til vurderende behandler som skannet dokument –Bare ¼ av legene som vurderer henvisninger oppgir at de både leser henvisingen på skjerm og registrerer vurderingen på skjerm (QB- leger) Støtteark er vanlige, og det er vanlig å oppbevare dem –Halvpartene av avdelingene oppgir å benytte støtteark, og i 10 avdelinger skannes støttearket. –Det er svært uensartede rutiner for makulering/oppbevaring av støttearket. Elektroniske rutiner for melding fra vurderende behandler til kontor brukes også –Knapt halvparten av avdelingene bruker også elektroniske rutiner, men vi har ikke stilt spørsmål ved hva slags elektroniske rutiner dette er. Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Interne henvisninger De nåværende henvisningsmottakene benyttes også til å motta henvisninger om interne tilsyn –44 avdelinger oppgir dette Henvendelser kommer på flere måter, og avhenger i stor grad av hvor mye det haster –Muntlig kontakt benyttes vanligvis ved Øhj og hastegrad <1 døgn, og følges i liten grad av skriftlig henvisning –Skriftlig henvisning benyttes hovedsakelig når henvisningen gjelder avtale til timebok –Noen få av legene oppgir at de bare skriver elektronisk henvisning, uavhengig av hastegrad Lege/behandler får oftest henvendelsen direkte –33 avdelinger oppgir at lege/behandler er den første som får forespørselen Når kontor er den første som får forespørselen er det vanligst å gi behandler beskjed ved personlig kontakt Psykologene i PHA bruker skriftlige henvendelser i noe større grad enn legene, men det følger samme mønster. Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Henvisning til klinisk service-personell Det er vanligst at lege henviser, men sykepleiere og kontorpersonell henviser også Rutiner for henvisning til klinisk servicepersonell er i prinsippet likt, uavhengig av hvilken faggruppe henvisningen gjelder til –Mest benyttet er elektronisk DL- rutine, deretter håndskrevet henvisning 11 avdelinger oppgir at de har interne rutiner slik at henvisning ikke er nødvendig. Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Lesing av prøvesvar og svarrapporter Nesten alle oppgir at de leser prøvesvar på skjerm. –3% av respondenter har mulighet til dette som de ikke benytter; de leser svarene enten på en papirutskrift eller som manuelt overførte til et annet ark av annet personell. Radiologiske svarrapporter leses av nesten alle på skjerm, dersom det er mulig –5% av respondentene oppgir at de bare ser på bildene og sjelden eller aldri leser svarrapporter –3% av respondenter har mulighet til å lese radiologiske svarrapporter på skjerm som de ikke benytter, og leser svaret i papirutskrift. Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Dokumentasjon i journalen Alle psykologene og ca ¾ av legene skriver selv. Talegjenkjenning og frittstående digital diktering benyttes av ca. 1/3 av alle respondentene. –Integrert digital diktering benyttes i dag bare på Aker; men bare 1/3 av respondentene på Aker oppgir at de benytter dette. Å skrive selv benyttes av flere. –Talegjenkjenning er i dag ikke tilgjengelig på Rikshospitalet/Radiumhospitalet Den gamle kassettspilleren med lydbånd er fremdeles i bruk; 4% av respondentene oppgir at de benytter dette Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Tilfredshet med å bytte journaldatasystem 61% av legene og 62% av psykologene oppgir at de har brukt DIPS før. Respondentene er i stor grad tilfreds med å skulle få nytt journaldatasystem, og det er flest tilfredse blant dem som tidligere har brukt DIPS. Størst andel mindre tilfredse arbeider ved Rikshospitalet. Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Konklusjoner Generelt inntrykk: Overordnede rutiner og nivå-1-prosedyrer følges ikke konsekvent –Eks: signering av prøvesvar, skanning av henvisninger, registrering av henvisningsvurderingen –Det er et gap mellom overordnede rutiner og brukernes praksis; blir utfordrende å snu dette Det er et mangfold av framgangsmåter for samme prosess. –Er infrastruktur en årsak til dette? –Utfordring å få til felles rutiner Pr mai 2013 er avdelingene ikke i mål i forhold til omlegging av rutiner rundt henvisnings- prosessen slik Gjennomføringsprosjektet legger opp til. Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Konklusjoner – forts. Det er mye papirrutiner. –En del papirrutiner i henvisningsprosessen kan skyldes manglende mulighet til å lese henvisningen på skjerm og samtidig registrere vurderinger. Mulighetene for elektronisk arbeidsflyt i dagens PAS/EPJ utnyttes ikke fullt ut. Det er indikasjoner på at Outlook benyttes til pasientsensitiv informasjon –Dette er meldt videre til personvernombudet i OUS juni –Benyttes Outlook fordi det fyller et behov for å sende meldinger som dagens system ikke har, eller fordi det betraktes som trygt og sikkert? Regional EPJ ved OUS – DP Løsning

Rekruttering av instruktører til opplæring i DIPS Formell rekruttering av instruktører vil skje linjevei og starter i løpet av høsten 2013 Instruktørene vil være ansatt i prosjektet i perioden – Delprosjektet trenger totalt 100 – 120 instruktører, ca.15 fra hver klinikk (i hovedsak sykepleiere, leger og kontorfaglig personell) Stillingsprosent: 100 % (frikjøp) Instruktørene får opplæring i 4 uker før de skal ha superbruker- og sluttbrukeropplæring i klasserom, auditorier og brukerkaféer Hva får klinikkene tilbake? ”Elite-brukere” av DIPS Gode instruktører til opplæring og optimaliseringsarbeid i egen klinikk etter implementering For nærmere informasjon, les OUS Nyhetsbrev nr 5 – 2013 på Virksomhetsportalen om EPJ-prosjektetOUS Nyhetsbrev nr 5 – 2013 Meld gjerne din interesse allerede nå hvis du ønsker å bli instruktør til