Øygarden kommune Driftstilpasningsprosjekt 2013 Oppsummering frå intervjukartlegging

Om intervjukartlegginga I det følgjande tar vi med forhold og synspunkt som respondentane har vore opptatt av og som konsulenten meiner er viktig å ha med vidare i arbeidet. Oppsummeringa vil visa eit ”bilete” som konsulenten har fått av kommunen – basert på intervju og gruppeintervju med politikarar, leiararar, medarbeidarar og tillitsvalde. Vi har erfart at slike kartleggingar har ei tyngd av tilbakemeldingar på ”Svake sider”. Dette er likevel viktige innspel som ein i neste fase, konkretiseringsfasen, kan diskutera og forma til forbetringstiltak.

Tema i intervjukartlegging  Kultur – kva kjenneteiknar Øygarden?  Organisering  Leiing og leiarskap  Mål og strategiarbeid  Arbeidsprosessar  Kompetanse  Ressursutnytting  Samarbeid og samhandling

Kultur – kva kjenneteiknar Øygarden?  Folk er stolte av kommunen sin  Folk har vore vane med nøkternhet. Nå: Ny-rik kultur  Kommuneorganisasjonen er raus mot brukarane  Nord – Sør tenking blant folk og i politikken. Kanskje manglar vi ei felles identitet?  Olje-Gass industrien påverkar kulturen  Tette band mellom innbyggarar og politikarar «Nokon har snakka saman»  «Vi gjer det ikkje slik her ute» - litt eigenrådige?  Mykje underliggande kommunikasjon – folk let seg ikkje lett begeistra

Organisering  Sterke sider  Gode tenester og gode arbeidsforhold  Stor fridom i einingane  Delegert rådmannsmynde til kommunalsjefane frigjer rådmannen til meir overordna arbeid.  Samhandlingsreforma drar nytte av legeordninga  Behovet til brukarane viktigast i organiseringa  2-nivåmodell frå 2005 positiv med delegert økonomi og personalansvar

Organisering  Svake sider  Det er for mange einingar  Mange av dei gode tenestene er dyre  Sjukeheimen dyr å drive pga. av fysisk utforming. Den har for mange plasser.  Effektiv organisering har ikkje vore det viktigaste for kommunen  Det er for mange politiske utval. Dette krev ekstra arbeid frå administrasjonen  Skoleorganiseringa/strukturen gjer at klassene blir små og kostnadane store  Barnehagane har overkapasitet. Kostnaden pr barn er høg  Organiseringen av vedlikeholdsarbeid og vaktmeistertenesta fungerer ikke godt nok

Organisering  Forbetringsområde  Redusera tal på politiske utval og tal på møte i utvala  Bygningsmessige tilpassingar av Tednebakkane  Leggja ned ei avdeling på sjukeheimen(6-7 plasser) og bruka denne førebels til PU. Flytta avlastningstilbodet for PU inn i denne  Skuleklasser kan slåast saman. Ein kan òg sjå på skulestruktur på nytt, med mål om å dekka behovet for barneskular på 2 skular.  Det kan vera nok med to barnehagar i kommunen – ein privat og ein kommunal (60 fødsler i året).  Organisera meir forpliktande oppfølging av vedlikehald  Det vert etterlyst ansvarsavklaring på IKT-området

Organisering  Forbetringsområde forts  Brannvern: Færre vaktlag og færre personar i kvart lag. (prosess på gang for felles IKS med Fjell/Sund)  Legevaktordninga bør slåast saman med Fjell  Det er mogeleg å leggja fleire publikumsretta tenester til Servicetorget (lettare saksbehandling)  Vurdera å leggja tenester ut på anbod, eksempel: AMK-sentral, kjøkkendrift, reinhald med meir

Leiing og leiarskap  Sterke sider  Politisk leiing speglar Øygardsamfunnet  Politikarane er på tilbodssida – er rause  Fleire meiner at makta ligg i formannskapet  Tydeleg rådmann  Mange gode leiarar i kommunen  Gode tilbod på leiaropplæring  Viktig med faste møte med alle einingsleiarane  Pleie og omsorg innfører nye ting fort

Leiing og leiarskap  Svake sider  Det er for lite kritisk pengebruk – politisk og administrativt  Mange har «fleire hattar på»  Litt uklare linjer mellom politikk og administrasjon og ulik forståing av rollefordelinga  Det blir tatt for lite tak i dei vanskelege sakene – administrasjonen kan bli meir aktive  Nokre tenester/leiarar held ikkje dei økonomiske rammene  Det er for god ivaretaking av folk som ikkje fungerer  Ein jobbar med for mange saker om gongen  Det er for mange møte utan avgjerder

Leiing og leiarskap  Forbetringsområde  Kommunen kan gå ned i tal på tilsette og på leiarar  Kommunen kan prioritera og kutta i tal på saker  Vi kan jobba meir effektivt – eit leiaransvar  Det er behov for sterkare økonomisk styring  Einingsleiarane må vera meir tydelege og ta tak i dei vanskelege sakene  I større grad sjå på samarbeid med nabokommunane, spesielt i «små» tenester

Mål og styring  Sterke sider  Målet har vore å gje nære og gode tenester  Vi har no ein økonomiplan med føringar på kor nivået på tenester skal liggja i framtida – på eller over landsgjennomsnittet  Vi har ambisiøse mål og mange gode ønskjer  Einingane er frie til å handla innafor eiga ramme og kan omdisponera innafor eige budsjett

Mål og styring  Svake sider  Det har i vore lite langsiktig styring med årsbudsjetta som styringsredskap  Det er mange gode ønskjer, men lite semje i prioriteringane  Det har vore snill styring av økonomien. Pengar som ikkje er gjeve, er likevel brukt. Overforbruk blir dekka.  Nokon vil ha eit dynamisk økonomisystem. No blir budsjetta stort sett vidareført frå året før  Vatn og avlaup vert ei stor utfordring  Bustader for PU manglar

Mål og styring  Forbetringsområde  Leiarane i kommunen må ansvarliggjerast meir på budsjettdisiplin  Det er naudsynt å redusera talet på og behovet for planar  Det er behov for å sjå nærare på pleie og omsorgstenester i lys av den såkalla «omsorgstrappa» for å justera og prioritera nivået på tilboda for dei ulike gruppene  Det er behov for å få ned kostnad pr. elev i skulane uavhengig av løysing  Leggja ansvar for energibruk ut til einingane

Arbeidsprosessar  Svake sider  Kommunen har ein tidkrevjande møtestruktur  Stabsfunksjonane må i større grad vera støttefunksjonar for einingane  Det er lang saksbehandlingstid i byggjesaker  Det er dårlig logistikk, eventuelt system, for levering av service frå stabsfunksjonane – nokre etterlyser meir fleksibilitet  Vi har ein byråkratisk vedlikehaldsprosess  Vi treng meir fleksibilitet og samhandling i enkelte tenester / prosessar, t.d. bruk av kompetanse og kapasitet

Arbeidsprosessar  Forbetringsområde  Gjennomgå arbeidsprosessar for levering av service til einingane på desse områda:  Vaktmeistertenester  Vedlikehald  IKT  Økonomi  Personal  Eigen prosessgjennomgang for å betra investeringsprosessar  Identifisera og gjennomgå arbeidsprosessar:  på tvers av tenestene for å effektivisera og unngå dobbeltarbeid  internt i tenestene for å effektivisera og unngå dobbeltarbeid  Eksternt i forhold til andre kommunar/statlige etatar for å effektivisera og unngå dobbeltarbeid

Arbeidsprosessar  Forbetringsområde forts  Gjennomgå fordeling av oppgåver mellom Plan/forvaltning og Teknisk drift på:  Behandling av utslepp og avkøyrsler  Iverksetjing av fakturering av kommunale avgifter  Gjennomgå prosess for utsending av saker til politiske utval  Kan spara mykje arbeid ved innføring av elektroniske timelister på løn til alle

Ressursutnytting generelt  Sterke sider  Det vert teke tak og det er søkjelys på ressursbruken  Kommunen har gode inntekter og ikkje stram økonomi  Kommunen veks og tenestene kan utnyttast betre.  Kommunen treng større økonomisk handlingsrom framover – jfr vedtak i økonomiplanen  Utan nedtrekk dei siste åra ville kommunen hatt underskot.  Styrke at 62% av driftsutgiftene går til løn. I andre kommunar er prosenten høgare

Ressursutnytting generelt  Svake sider  Vi har vanar som passar til ein svært romsleg økonomi  Det har ikkje vore naudsynt å effektivisera før i dei siste åra  Ikkje alltid samsvar mellom dyre tenester og god kvalitet i Øygarden. Jfr vurderingane i Agenda-Kaupang rapport  Låge eigendelar på tenester, sjølv med auke i det siste  Kommunen har dyre tenester, eksempel:  Framleis høg pleiefaktor, dyr og god pleie og omsorgsteneste  Høg kostnad pr. elev i skulen og pr. barn i barnehage  Andre: Tekniske tenester, administrasjon, kyrkja, politisk organisering  Det går mykje pengar til ikkje lovpålagte tenester

Ressursutnytting generelt  Forbetringsområde  Identifisera stillingskutt i den enkelte eining  Vurdera vikarpool  Auke eigendeler og kommunale avgifter, og sjå på gebyrpotensialet  Betre rutinane for innkrevjing av avgifter  Auke kommunale husleiger  Gjennomgå tilskotsordningar  Rekna på einskilde tenester for å sjå kva som svarer seg: eigne tilsette eller kjøp av tenester?  Kommunen bør byggja opp eit reservefond  Redusera arealbruk i bygga våre; (barnehage, skoler, pleie og omsorg med meir)

Samarbeid og samhandling  Sterke sider  Godt samhald i leiargruppa  God inkludering av tillitsvalde  God vilje til å betra samhandlinga  Svake sider  Mange opplever at tonen i kommunestyret er røff  Det er skott mellom stabsfunksjonar  Det er for lite teamjobbing og samhandling mellom einingane

Samarbeid og samhandling  Forbetringsområde  Behov for meir teamjobbing  Samhandling mellom stabsfunksjonar kan betrast  Det kan bli større fleksibilitet mellom einingane i ressursbruk og kompetansedeling

 Uformelle kontaktliner i kommunen kan skapa bruk av omvegar utanom linjeorganiseringa  Store forventningar frå innbyggarane som har vore vant med gode år i det siste. Nokre stiller spørsmål med om dette stemmer og at det kanskje er ei myte.  Folket og kommunen er prega av naturen  Folk er blitt meir verdsvante  God service i helse og omsorg  Nokre peikar på styrken med å ha «sin eigen» kommunalsjef  Nordsjøordning bør prøvast på nytt  Oppfølging av nye leiarar kan bli betre Vedlegg 1

Vedlegg 2  Elevtalet vil veksa med ca 40% og skuledrifta vil bli billegare  Øygarden kommune har 46% meir areal pr. innbyggar enn landsgjennomsnittet  Det er no ulike syn på korleis økonomiplanvedtaket om total reduksjon i drifta på 35 millionar innan 2014 skal tolkast.  Mange kvadratmeter gjev stor vedlikehaldskostnad.  Seniorpolitikken i kommunen er dyr  Vi må effektivisera for å «få lov» til å fortsetja som eigen kommune

Vedlegg 3  Øygarden kommune har nokre nøkkeltall som genererer tenester utover gjennomsnittet  Eit mogeleg alternativ for 2013: 2,9 mill som ikkje er identifisert i nedtrekk for 2013 vert teke ved prosentvis reduksjon for heile kommunen. Prosjektet kan så konsentrera seg om tiltak som kan gje det store kuttet for  Fleire meiner at «ostehøvelprinsippet» verker dårleg  Skulane ønskjer meir «skulekontor-service»

Vedlegg 4 -Kompetanse  Styrker  Høg kompetanse på nokre område  Lettere å rekruttera til skulene no  Felles barnevernsvakt frå 1.april  Felles fosterheimsoppfølging  Det vert oppretta kompetansebank i dei 4 samarbeidskommunane

Vedlegg 5 Kompetanse  Svake sider  Utsette fagmiljø blir for små og slit med å halda på folk med god utdanning  Øygarden blir opplæringsstad for nyutdanna fagfolk. Dette gjer at tjenestene ikkje blir effektive nok  Vi vel ofte dyre løysingar ved å finna opp kruttet sjøl, i staden for å dra meir nytte av kompetanse og erfaring frå andre kommunar

Vedlegg 6 Kompetanse  Forbetringar  Flere heile stillingar i pleie og omsorg, eventuelt oppretta vikarpool  Vurdera kjøp av kompetanse på utsette område i staden for eigne tilsette  Utnytta betre andre kommunar sin kompetanse og inngå samarbeid på enkelttenester  Korleis kan Øygarden trekkja til seg dei rette folka? Kva skal til for å styrka omdømmet?