IHR-Studier Mal rapportering 1. mai 2011 Versjon til Implement forut for workshop 27. april

Hovedprosesser og brukere (1) Eksamen og kvalifikasjon : (bruker: student, emneansvarlig, sensor) Planlegge/gjennomføre eksamen (eks: tilrettelegging, fusk, sensur, klage/begrunnelse) Dokumentere kvalifikasjon (eks: karakterutskrift, vitnemål) Opptak: (bruker: student/søker, programansvarlig, vit.ansatt) Opptak gjennom NOM (samordna opptak) Lokalopptak (eks: til 2-årige mastere, EVU, PPU og Selvfinansierende bachelor/master) Studentmobilitet: (bruker: student/søker, programansvarlig, vit.ansatt) (eks: innreise, utveksling, innpassing/godkjenning av norsk og utenlandsk utdanning) Studentinformasjon og -oppfølging: (bruker: student/søker/potensiell student, emne-/programansvarlig) Studie-/studentinformasjon på web Muntlig studie-/studentinformasjon/veiledning Rekruttere studenter (inkl katalog, kampanjer, skolebesøk, åpen dag) Saksbehandling som en del av oppfølging av studenter( eks: Politiattest, Tilrettelegging studier, Permisjonssøknad, Skikkethetsvurdering, Inndragning av studierett, diverse bekreftelser) Faglig-sosial oppfølging av studenter (eks: studiestart, arrangementer, studentforeninger)

Hovedprosesser og brukere (2) Undervisningsstøtte og -admin: (bruker: emneansvarlig, underviser, student) Administrere undervisning (eks: Undervisningsplanlegging, Pensum, Semesterregistrering/betaling, Undervisningsopptak, Etterregistrering, Sekretærfunksjoner (undervisningsstøtte), Verktøy/datastøtte for vitenskapelig ansatte) Håndtere praksis (eks: administrere, tilrettelegge, planlegge) Kvalitetssikring og forvaltning av studier: (bruker: ledelse alle nivåer, emne- /programansvarlig, student, eksterne, vit. ansatt) Kvalitetssikre studier (eks: kvalitetsrapport, evalueringer) Drive forvaltning innenfor studier (eks: saksforberedelse til styrer/utvalg, Høringer, Utredning, Forvalte IT-systemer) Forvalte emner (eks: opprette, vedlikeholde, nedlegge) Forvalte studieprogram (eks: opprette, vedlikeholde, nedlegge) Forvalte og følge opp regelverk (inkl klager på vedtak, rådgivning/veiledning) Rapportere (eks: til DBH, til KD) Styre ressurser (inkl time-/undervisningsregnskap/-budsjett) Eksterne relasjoner: (bruker: presse, myndigheter, ”samfunnet”, almenheten, studenter, tidligere studenter ) Følge opp/betjene eksterne relasjoner (eks: mediehåndtering, samfunnsinformasjon, arrangement, alumni)

Krevende i gjennomføring Effekt Eksempel fra ØPA: Prioritering: Hovedprosesser iht. effekt (bruker/ressurs) og krevende gjennomføring Lav Høy Lav Prosjektstyring Årsplan, rapp. KD Budsjettering Regnskapsavslutning Fakturering/internkontroll Tertialrapportering Arbeid til betaling Organisering av øk.funksj Høy

Krevende i gjennomføring Effekt Prioritering: Verdistrømmer iht. effekt (bruker/ressurs) og krevende gjennomføring – gjøres i workshop Lav Høy Lav Høy

Eksempel: Prioritering økonomi Verdistrøm LeveransekvalitetGevinstpotensialKompleksitetForslag til prioritering Økonomistyring Fordeling middels Økonomistyring Årsplaner lav Økonomistyring Budsjettering middels Økonomistyring Teritalrapportering middels Økonomistyring Rapportering KD lav Regnskap Inntekstfordeling Regnskap Regnskapsavslutning inkl kontrollprogrammet middels Regnskap Utført arbeid til betaling – lønnsrutiner, reiser og refusjoner høy Regnskap Avvikshåndtering (løpende) – ompostering og korreksjon Middels? Regnskap Fakturering og internhandel Middls? Lav kvalitet/høyt potensial/t/ høy prioritet Middels kvalitet/middels potensial/ høy prioritet Høy kvalitet/lavt potensial/lav prioritet

Prioritering (1) - gjøres i workshop VerdistrømLeveransekvalitetGevinstpotensialKompleksitetForslag til prioritering Planlegge/gjennomføre eksamen Dokumentere kvalifikasjon Opptak gjennom NOM (samordna opptak) Lokalopptak Studentmobilitet Studie- /studentinformasjon på web Muntlig studie- /studentinformasjon/veile dning Rekruttere studenter Lav kvalitet/høyt potensial/lav kompleksitet/ høy prioritet Middels kvalitet/middels potensial/ lmiddels kompleksitet/ høy prioritet Høy kvalitet/lavt potens/høy kompleksitet/ lav prioritet

VerdistrømLeveransekvalitetGevinstpotensialKompleksitetForslag til prioritering Saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Faglig-sosial oppfølging av studenter Administrere undervisning Håndtere praksis Kvalitetssikre studier Drive forvaltning innenfor studier Forvalte emner Forvalte studieprogram Forvalte og følge opp regelverk Rapportere Styre ressurser Følge opp/betjene eksterne relasjoner Prioritering (2) - gjøres i workshop Lav kvalitet/høyt potensial/lav kompleksitet/ høy prioritet Middels kvalitet/middels potensial/ lmiddels kompleksitet/ høy prioritet Høy kvalitet/lavt potens/høy kompleksitet/ lav prioritet

Kartlegging av ressurser; årsverk (STA, SV og UV) for verdistrømmer innen studieadministrasjon

Kartlegging av ressurser; %-vis nivådelt (STA, SV og UV) med årsverkstall

Eksempel: Leveransekvalitet Regnskap Verdistrøm BrukerkvalitetEtterlevelse eksterne krav Produktkvalitet Vurdering av konkrete leveranser, malverk, retningslinjer etc. Kun der det er relevant Regnskap Inntekstfordeling ??God nok Regnskap Regnskapsavslutning inkl kontrollprogrammet Mye jobb, må alle Avsetninger gjøres på enhetene? Kan forenkles? Riktige kontroller og riktig nivå? Varetelling for ofte God nokGod nok kvalitet på Enhetens innlevering Resultat kontrollprogram? Resultat formidles lite til ledelse Regnskap Utført arbeid til betaling – lønnsrutiner, reiser og refusjoner Dobbelføring Mye feil, og etterlysning av saker Uklart hva som kommer med Unødige kontroller? Mangler avtaler t/h lærere Anskaffelser som refusjon Resultat kontrollprogram? Regnskap Avvikshåndtering (løpende) – ompostering og korreksjon For mye avvik, mye oppretting Lønn feil punshing Mye purring God nok Regnskap Fakturering og internhandel Svært arbeidskrevende internhandel. Og utfakturering Fakturahåndtering bør vær quik wins: Får faktura rett før frist. Feil forfallsdato Faktura holdes tilbake er uforståelig manglende tilbakemelding God nok Dårlig/etterlever ikke eksterne krav Middels/noen utfordringer ifht eksterne krav Bra/ingen utfordringer ifht eksterne krav

Leveransekvalitet - gjøres i workshop Hovedprosess (verdistrømskategori) Brukerkvalitet Etterlevelse eksterne krav Produktkvalitet Eksamen og kvalifikasjon Opptak Studentmobilitet Studentinformasjon og - oppfølging Kvalitetssikring og forvaltning av studier Undervisningsstøtte og -admin Eksterne relasjoner Dårlig/etterlever ikke eksterne krav Middels/noen utfordringer ifht eksterne krav Bra/ingen utfordringer ifht eksterne krav

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 1. prioritering = Lokalopptak Leveransekvalitet –Behov for i større grad å skille på saksflyt i tunge og enkle saker –Ulik kompetanse ute på enhetene (spesielt ift tunge saker) –Kompetansen finner i organisasjonen som helhet Gevinstpotensial –Senke frustrasjonsnivå hos studenter og til dels admin. Personale –Sikre riktig kompetanse på de tunge sakene –Få til en fornuftig arbeidsdeling Kompleksitet – Annet – Mer/annet?

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 2. prioritering = Studentmobilitet (inkl godkjenning og innpassing) Leveransekvalitet –Lang ventetid for studenter –Studenter må levere søknader flere steder –Ulik kompetanse ute på enhetene (spesielt ift tunge saker) –Behov for i større grad å skille på saksflyt i tunge og enkle saker Gevinstpotensial –Senke frustrasjonsnivå hos studenter og til dels admin. Personale –Korte ned svartid –Sikre riktig kompetanse på de tunge sakene –Få til en fornuftig arbeidsdeling Kompleksitet – Annet – Mer/annet?

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 3. prioritering = planlegge/gjennomføre eksamen Leveransekvalitet –Ulik praksis mellom enhetene –Trekker mye ressurser på instituttnivå. Behov for å avklare hva som krever lokal kompetanse ift spesialisering/standardisering og hva som kan løses vha fellesløsninger Gevinstpotensial –Hensiktsmessig arbeidsdeling mellom nivåer –Redusere ressursbruk –Sikre likebehandling for studenter på tvers av organisasjonen Kompleksitet –Krever avveining mellom bruk av administrative ressurser og riktig servicenivå Annet – Mer/annet?

Begrunnelse for prioriterte prosesser/områder 4. prioritering = Administrere undervisning Leveransekvalitet –Ulik praksis mellom enhetene, også ift servicenivå som tilbys –Trekker mye ressurser, spesielt på instituttnivå Gevinstpotensial –Stort potensial for forenkling og standardisering av aktiviteter Kompleksitet –Krever avveining mellom bruk av administrative ressurser og riktig servicenivå –Kan skape behov for utvikling av IS-systemer Annet – Mer/annet?

” Quick wins” for studieadministrasjon Arbeidsfelt/-områdeBeskrivelseKommentar <hva som kan gjøres/tiltakog hvem som bør ha gjennomføringsansvar> Godkjenning og innpassingSmå enkle grep: tilrettelegge for arbeidsstuer og økt samarbeid/erfaringsutveksling på tvers Ansvar: STA StudiekvalitetsrapportenForenkling, redusere gjennomløpstid, fokusere på det som gir relevant styringsinformasjon, ta inn som en del av tertialrapporteringen. Ansvar: STA Opptak til selvfinanseriende bachelorstudier (SFB) Forenkling, redusere admin ressursbruk ved å gjennomgå arbeidsflyten og se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom de involverte Ansvar: STA Rombooking utenom FinnRomRedusere feil, finne frem til en hensiktsmessig arbeidsfordeling mellom involverte parter Ansvar: STA og TA Etter- og videreutdanningI første omgang: kartlegge ressursbruk i ulike organisasjonsmodeller for arbeidet med EVU Prioriteres med en gang Prioriteres ikke med en gang Prioriteres ikke

Overordnet hypotese IHR-studier -potensial og retning Standardisering –Mer samarbeid på tvers. Legge til rette for/forsterke kultur for slikt samarbeid –Forenkling av rutiner og prosesser –Redusere sårbarhet –Minimere mengden dobbeltarbeid Definert oppgave utføres av rett person til rett tid og med riktig ressursbruk –Avklare hensiktsmessig arbeidsdeling mellom nivåer – særlig der det brukes veldig lite ressurser på til dels kompliserte saksfelter –Avklare servicenivå: særlig på områder der hensynet til ulike brukerperspektiver kan kollidere med administrativ ressursbruk Potensial og retning: 1 – 3 overordnede områder/tema for forbedring; herunder overordnet virkemiddel/grep for forbedring Mer/annet?

Organisatoriske utfordringer En del små miljøer og fragmentering av oppgaver –Ikke alltid rett kompetanse til oppgavene: Behov for å skille på enkle og mer kompliserte saksganger/-felter –Sårbarhet ved avgang og fravær. Behov for mer robust administrativ kompetanse. Uklarhet roller, ansvar og myndighet i studiespørsmål –Et fjerde styringsnivå innenfor studieadministrasjon: programnivået –Manglende avklaring i lederroller (rådgiver/leder/kontrollør) Mangel på standardisering –Oppgaver delegert helt ut i organisasjonen –Mangler felles løsninger på en del felt Kulturelle utfordringer Mangler fellesskaps-/enhetsfølelsen –Ikke ett universitet men mange enheter –Sterk tilhørighet til et fagområde –Alle anser egne behov for unike, og trenger spesialtilpasning Hvor skal vi være like? Hva bør være lokale tilpasninger? Brukerfokus og respekt –Felles problemforståelse –Gjensidig respekt for hverandres kompetanse Opp til 4 – 5 viktigste org. Utfordringer, evt med underpunkt Mer/annet?

Grenseflater 1 Prosjektstyring, EVU –STA-ØPA Bilagslønn og fastlønn til betaling inklusive kontrakter –STA-OPA-ØPA Ressursstyring undervisning –STA-ØPA-OPA> (AURA= SV,UV, JUS) Rapportering KD og DBH –KD-ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Tertialrapportering – virksomhetsrapportering ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Eksamens- og undervisningslokaler (inklusive Syllabus) –STA-TA Ph.d.-administrasjon –STA-FA Ressursstyring undervisning –STA-ØPA-OPA> Skriv inn prosesser med de grenseflatene til andre: (inkl. prosesser eid av andre fokusområder) Mer/annet?

Grenseflater 2 Rapportering KD, DBH –KD-ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Tertialrapportering – virksomhetsrapportering ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Weborganisering (Vortex) –STA-KA-USIT Student- og undervisningsadministrasjon (FS, SO, Fronter) –STA - USIT Arkiv og saksbehandling (Ephorte) –STA-OPA etc Bøker, pensum, litteratursøk (DUO, BIBSYS) –STA - UB Tertialrapportering – virksomhetsrapportering ØPA-STA-FA-OPA-KA + noe andre fagavdelinger Studieplassfinansiering, dimensjonering ØPA-STA Internasjonalisering og forskningsbasert utdanning STA - FA Mer/annet? Skriv inn prosesser med de grenseflatene til andre: (inkl. prosesser eid av andre fokusområder)

Organisasjonsmessige endringer Hvis en vurdering av grenseflatene eller andre forhold gjør at plangruppen mener at større organisasjonsendringer bør vurderes, skrives det inn her Behov for å administrere ph.d.-programmene på samme måte som studieprogrammene. Flytte forvaltningen av ph.d. fra FA til STA Til diskusjon: Andre innspill: Hybridorganisere instituttadministrasjoner slik at institutter administreres av fagklynger

Brukerperspektivet – gjøres i workshop Prosess Verdistrømsklynger Relevans for kjerne- virksomheten KvalitetKommentar Eksamen og kvalifikasjon Opptak Studentmobilitet Studentinformasjon og -oppfølging Kvalitetssikring og forvaltning av studier Undervisningsstøtte og -admin Eksterne relasjoner Lav relevans / uakseptabel kvalitet Middels relevans / kvalitet Svært relevant / høy kvalitet

Implementeringsfasen - gjøres i workshop Hva er de viktigste faktorene for en vellykket implementering?