1 Prosjektopplegg-A3 for: Studentmobilitet – godkjenning og innpassing, gruppe 1 Eier: Universitetsdirektøren, UiO Dato: 21,september 2011 Studenter er.

Presentasjon om: "1 Prosjektopplegg-A3 for: Studentmobilitet – godkjenning og innpassing, gruppe 1 Eier: Universitetsdirektøren, UiO Dato: 21,september 2011 Studenter er."— Utskrift av presentasjonen:

1 1 Prosjektopplegg-A3 for: Studentmobilitet – godkjenning og innpassing, gruppe 1 Eier: Universitetsdirektøren, UiO Dato: 21,september 2011 Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid, flere kontaktpunkter, uforutsigbarhet ved søknad om innpassing og godkjenning – de er usikker på hva som blir godkjent og hvilke emner de skal avlegge Ansatte opplever godkjenningsfeltet som stort og uoversiktlig, både når det gjelder innsikt i andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ePhorte og FS. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Aktører: -Studentene som opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet -Administrasjonen som må ha oversikt over et stort saksfelt og er prisgitt kollegaer i SIS eller på andre fakultet for å få hjelp med vanskelige saker -Vitenskapelig tilsatte som i ulik grad involveres i saksbehandlingen. Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet (SiS, arkiv, fs-hjelp, fak.nivå, inst.nivå, Lånekassen og NOKUT) og dette fører til at svært få har oversikt over helheten. Infosentre, eksamenskontor og studiekonsulenter som rydder utdanningsplaner er instanser som ikke jobber med godkjenning, men som er avhengig av å forstå hva som blir vedtatt for å kunne ivareta sammenhengen mellom godkjenning - utdanningsplan – grad/vitnemål. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS florerer. Noen eksempel: HF registrerer emne for emne, mens SV og UV i mange tilfeller finner samlebetegnelser. Ulike godkjenningskategorier i FS benyttes og det er ulik praksis for når i prosessen saken registreres. Dette gjør det vanskelig å finne gode tall på type saker og saksbehandlingstid. SV registrerer enkle saker kun i FS, uten å bruke ephorte- dette forenkler og korter ned saksbehandlingstiden. Alle fakultetene sender ut mottatt-brev el e-post, med unntak av SV. Komplisert saksfelt uten systemeier for godkjenning som helhet har ført til kompliserte lokale rutiner. Det er kultur for å utvikle fakultetsvis praksis. Utfordrene når fakultetene må samarbeide om saker, når studentene skifter fakultet og når man skal ta ut tall. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Mål – formål/suksesskriterier Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Bakgrunn – valg av verdistrøm 1.Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet studentmobilitet/godkjenning/innpassing ved å ha Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. Sentralisert systemansvar, kompetanse og myndighet til å fastsette felles rutiner og retningslinjer hos Studieavdelingen. Heve kompetanse blant ansatte – systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning. større medarbeidertilfredshet 2.Redusere saksbehandlingstid Forenkle saksbehandling og korte ned saksbehandlingstiden ved å kutte behandlingsledd der det er mulig –se seks-feltstabell på neste side 3.Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid)

2 2 Prosesstrinn, antall saker og gjennomløpstid på typiske godkjenningssaker (med forbehold om feilkilder) Mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst Institutt behandler og returnerer til fakultet Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Innpass delstudier - 738 ferdigbehandlede saker v/UiO i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 99 dager ved SV og HF, lavere på jus, uv og mn (ekstremsaker holdt utenfor pga lavt volum) Forhåndsgodkjenninger – 695 ferdigbehandlede saker v/UiO i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 20 dager ved SV og HF Mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev Mottar søknad Saksbehandler vurderer sak, registrerer i FS. Resultatet vises i Studentweb Enkel innpassingsaker norsk utdanning – ca 150 ferdigbehandlede saker v/SV i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 5 dager ved SV

3 3 Milepælsplan