IHR – Studier Studieadministrasjonsmøte, SV 16.9.2011.

Presentasjon om: "IHR – Studier Studieadministrasjonsmøte, SV 16.9.2011."— Utskrift av presentasjonen:

1 IHR – Studier Studieadministrasjonsmøte, SV 16.9.2011

2 UiO - nøkkeltall 7094 ansatte, 27600 studenter årsbudsjett på 6,1 milliarder kroner. Administrativt ansatte og ansatte i driftsstillinger utgjør 1628 personer.

3 Overordnet kartlegging Fordeling av administrative og tekniske støttestillinger

4 Bakgrunn for IHR Strategisk plan: “Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt, slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktiviteten.” ”…administrative oppgaver skal sees mer i sammenheng, og kompetanse skal utnyttes bedre på tvers av nivåer.” Styrevedtak fra juni 2010:ber oss å utarbeide en plan som beskriver utvikling og dimensjonering av administrasjonen ved hele UiO

5 Hva vil vi med IHR? Skape en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester Øke UiOs interne økonomiske handlingsrom Bruke en større andel av de samlede ressursene til primærvirksomheten: forskning og utdanning Skape en mer tilfredsstillende arbeidsdag for ansatte og studenter

6 Hovedmål Øke kvaliteten og frigjøre ressurser i de administrative arbeidsprosessene Det skal oppnås en effektiviseringsgevinst på mellom 10 og 30 %, målt som en kombinasjon av mindre ressursbruk og kvalitetsheving. De frigjorte ressursene skal brukes til å styrke forskning og undervisning.

7 Skal flytte resurser til kjerneaktivitetene Undervisning Forskning Formidling Prosessen skal ikke svekke støttetjenestene til primærvirksomheten, og skal ikke resultere i at vitenskapelig ansatte får flere administrative oppgaver.

8 Prioriterte områder i første omgang Eksternfinansiert virksomhet Administrative IT-systemer Bilagslønn Studieområdet Roller og ansvar – administrative nivåer

9 Prosjektorganisering Den overordnede styringsstrukturen er universitetets ordinære linjestruktur. Linjen har ansvar for å sørge for at forbedringsprosessene blir forankret.

10 Overordnede målsetninger for arbeidet H11 1. Studentmobilitet - Godkjenning og innpassing Foreløpige mål: gjøre større gjennomgripende endringer for å: Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom ulike nivåer 2. Lokalopptak Foreløpige mål: senke frustrasjonsnivået, Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, sikre riktig kompetanse på de tunge sakene Området involverer alt som ikke er NOM-opptak Overordnet kartlegging og definering av hele internasjonaliseringsfelt et. Vurdere hvilke andre prosesser enn godkjenning/innpassing som bør gjennomgås når ift kapasitet og gevinstpotensial. Gå opp grenseflater

11 Foreløpig organisering H11 Plangruppe IHR-studier: Leder: Jenny Nornes (SV/STA) Plangruppedokumentarist: Gry Anita Hemsing (STA) Hovedtillitsvalgt: Christer Wiik Aram Leder arbeidsgruppe 1: Camilla Thorkildsen (SV) Leder arbeidsgruppe 2: Camilla Haugland (STA) IHR-direktør: Ingar Pettersen Møterett: dokumentarister arbeidsgruppert Plangruppe IHR-studier: Leder: Jenny Nornes (SV/STA) Plangruppedokumentarist: Gry Anita Hemsing (STA) Hovedtillitsvalgt: Christer Wiik Aram Leder arbeidsgruppe 1: Camilla Thorkildsen (SV) Leder arbeidsgruppe 2: Camilla Haugland (STA) IHR-direktør: Ingar Pettersen Møterett: dokumentarister arbeidsgruppert Arbeidsgruppe 1 - Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 1 - Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 2 - Lokalopptak: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 2 - Lokalopptak: Leder Dokumentarist Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere IHR- direktør Universitets- direktøren Direktør- nettverket Universitets- styret

12 Om arbeidsgruppene Antall medlemmer (7 medlemmer, hvorav en leder og en dokumentarist) Kompetanse (blanding av bredde og spesialistkompetanse, forvaltning, lovverk, systemer) Representativitet (STA, UV, SV, HF, MN, sentralt, fakultet, institutt)

13 Tentative hovedmilepæler Kartlegging ferdig 21.sept (vi gjøre en virkelighetssjekk med dere) Diskutere status og overordnet retning med studieledere og direktørnettverk medio oktober Redesign ferdig ca 7. nov Levere beslutningsnotat ca 1. des

14 Deltakere arbeidsgrupper IHR-studier H2011 Gruppe 2: Lokalopptak 1.Camilla Haugland- STA (leder) 2.Åshild Lunde - STA -FS/rutine (dokumentarist) 3.Morten Isnes - UV - PPU/FS 4.Kristin Simensen - HF 5.Joakim Dyrnes - SV-ISS 6.Anne-Lise S Hansen -MN 7.Jeanette Da Silva- SiS/STA Gruppe 1: Studentmobilitet- Godkjenning og innpassing: 1.Camilla Thorkildsen - SV (leder) 2.Mona Bye – STA/FS (dokumentarist) 3.Anne Mette Nessøe - UV 4.Sissel Vestre – SIS - godkjenningsgruppa 5.Gunnar Malmin - SV-PSI 6.Lars Lønning – HF 7.Tine Benedicte Søreng - MN

15 Lokalopptak Enkeltemner (12000 søknader/år) Bachelor (ulike forkunnskapskrav), master, hospitanter, valgemner Master, inkl PPU (16000 søknader/år) 1-2-årig (inkl. erfaringsbasert), SFM /kvote, PPU Diverse (3500 søknader/år) Innpassing, SFB, årsenhet i fransk i Frankrike, antikkemner Roma/Hellas, årsenhet realfag via Bjørknes, norskkurs, sommerskolen, Gründerskolen, vgs-elever (UNG), overgang Etter- og videreutdanning (1700 søknader/år) Ekstern/internfinansiert, spesialistutdanningen OD

16 Prioritering 1. prioritet: masteropptak, inkl SFM og PPU –Størst volum –Involverer alle nivå (inst/fak/SA) –Mye frustrasjon, særlig mtp søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn –Få felles løsninger, stort potensial –Fokus på bruker (søker) –Mange grenseflater

17 Studentmobilitet Innpasning og godkjenning Alt som ikke er fra UiO Ivareta vitnemålsperspektivet Studentfokus SFM utenfor mandat da det ivaretas av opptaksgruppen

18 EnkelTung Ekstern Jevngodhetsvurdering: Presedenssaker Kjente utdanningssteder Ikke ECTS Ukjent institusjon Ukjente papirer papirløse/ikke verifiserbare (flyktninger) fremmed språk Nivåvurdering Praksisvurdering (relevant) Student Endelig godkjenning iht forhåndsgodkjenning frie emner Enkle innpass: Exphil/exfac frie emner 40-språk presedenssaker Ukjente/gamle Studiepoengsystemer Ukjente/gamle Utdanningssystemer Flere ganger godkjenningssaker Endelig godkjenning ikke iht forhåndsgodkjenning Søker Volumsaker ECTS-saker/Bologna Ikke ECTS Ukjent institusjon Ukjente papirer papirløse/ikke verifiserbare (flyktninger) fremmed språk

19 Arbeid med andre mindre tiltak: 1.Små, enkle grep innen godkjennings- og innpassingsprosesser (Tilrettelegge for arbeidsstuer, samarbeid på tvers. Mål = korte ned ventetid for studenter, dele kompetanse på tvers av enheter) – Ses i sammenheng med oppstart av de to arbeidsgruppene og grovkartleggingen av de to prioriterte områdene. 2.Studiekvalitetsrapporten (Mål i første omgang: forenkle rapporteringsprosess, fokusere på det som gir relevant og nyttig informasjon) – I gang. Skal inngå i årssyklus (tertialrapportering). 3.SFB-opptak (mål: forenkling, bruke mindre admin. ressurser) – Avholdt kartleggings- og redesignworkshoper. NÅ: Forberedelse av oppsummerings- /beslutningsnotat. 4.Rombooking utenom FinnRom (mål: redusere feil, hensiktsmessig arbeidsdeling) – Avholdt kartleggings- og redesignworkshoper. NÅ: Forberedelse av oppsummerings-/beslutningsnotat. 5.Etter- og videreutdanning (Mål: kartlegge ressursbruk i ulike org. modeller) Kartlegging foretatt, redesign gjenstår I tillegg synliggjøre pågående utviklings- og forbedringsprosesser, spesielt innen muntlig og skriftlig studieinformasjon. Arbeidet koordineres i infoko-nettverket. NÅ: Tar tak i bekreftelser som antas være unødige, tettere samarbeid muntlig info og webinformasjon.

20 Gevinstpotensiale for ulike brukergrupper Studenter Vit. ansatte Admin. ansatte Eksamen Lokalopptak Student- mobilitet Admin undervisning EVU Rombooking Opptak SFB Studie- kvalitetsrapport Innpassing/ godkjenning Mindre tiltak Prioriterte områder

21 Hva er vitsen med måten vi jobber på og hva kan vi oppnå? Gjøre oppgaver som skaper merverdi Lage en forbedringskultur – kontinuerlig jakt på de beste rutinene Standardisering – felles løsninger på tvers som endres i takt med at organisasjonen endrer seg Unngå frustrasjoner Arbeidsglede!

22 Sunt fornuft satt i system Vi må finne dypstrukturen Det som ligger under overflaten vil ofte være det som gir styringskraft og retning Det eksisterende skal ikke nedkjempes men forbedres: Finne beste, og kontinuerlig forbedre beste praksis!

23 Mer informasjon Kontaktpunkter: Jenny Nornes (plangruppeleder) Gry Anita Hemsing (dokumentarist) E-post: ihrstudier-kontakt@admin.uio.noihrstudier-kontakt@admin.uio.no Ny nettside om IHR-studier: www.uio.no/ihr www.uio.no/ihr –Oppdateres jevnlig med store og små nyheter fra IHR- studier