Presentasjon for Studiekomiteen

Presentasjon om: "Presentasjon for Studiekomiteen"— Utskrift av presentasjonen:

1 Presentasjon for Studiekomiteen 15.9.2011
IHR – Studier Presentasjon for Studiekomiteen

2 Bakgrunn for IHR Strategisk plan: “Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt, slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktiviteten.” ”…administrative oppgaver skal sees mer i sammenheng, og kompetanse skal utnyttes bedre på tvers av nivåer.” Styrevedtak fra juni 2010:ber oss å utarbeide en plan som beskriver utvikling og dimensjonering av administrasjonen ved hele UiO

3 Hva vil vi med IHR? Skape en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester Øke UiOs interne økonomiske handlingsrom Bruke en større andel av de samlede ressursene til primærvirksomheten: forskning og utdanning Skape en mer tilfredsstillende arbeidsdag for ansatte og studenter

4 Prioriterte områder i første omgang
Eksternfinansiert virksomhet Administrative IT-systemer Bilagslønn Studieområdet Roller og ansvar – administrative nivåer

5 Prosjektorganisering Den overordnede styringsstrukturen er universitetets ordinære linjestruktur. Linjen har ansvar for å sørge for at forbedringsprosessene blir forankret.

6 Foreløpig organisering H11
Universitets-styret Universitets-direktøren IHR-direktør Direktør-nettverket Plangruppe IHR-studier: Leder: Jenny Nornes (SV/STA) Plangruppedokumentarist: Gry Anita Hemsing (STA) Hovedtillitsvalgt: Christer Wiik Aram Leder arbeidsgruppe 1: Camilla Thorkildsen (SV) Leder arbeidsgruppe 2: Camilla Haugland (STA) IHR-direktør: Ingar Pettersen Møterett: dokumentarister arbeidsgrupper Arbeidsgruppe 1 - Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 2 - Lokalopptak: Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere

7 %-vis nivådelt med årsverkstall
Vi har tilgjengelig egne foiler der vi har trukket ut verdistrømmer med høyt og lavt volum på minst to nivåer, men vi viser dem ikke frem.

8 Sammenstilling av kartleggingene
Vi har sett spesielt på arbeidsprosesser med høyt og lavt volum på minst to nivåer. Høyt volum (særlig på instituttnivå) betyr at endringer vil få stor påvirkning i organisasjonen Lavt volum må vurderes spesielt ift hensiktsmessighet med organisering på flere nivåer Den kvantitative kartleggingen er så sammenlignet med den mer kvalitative kartleggingen

9 Overordnede målsetninger for arbeidet H11
1. Studentmobilitet - Godkjenning og innpassing Foreløpige mål: gjøre større gjennomgripende endringer for å: Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom ulike nivåer 2. Lokalopptak Foreløpige mål: senke frustrasjonsnivået, Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, sikre riktig kompetanse på de tunge sakene Overordnet kartlegging og definering av hele internasjonaliseringsfeltet. Vurdere hvilke andre prosesser enn godkjenning/innpassing som bør gjennomgås når ift kapasitet og gevinstpotensial. Gå opp grenseflater Området involverer alt som ikke er NOM-opptak

10 Arbeidsgruppene skal Gjennomføre en detaljanalyse av området
Foreslå endringer i arbeidsflyt og organisering. Hovedhensikten er å oppnå et redusert ressursbehov og samtidig ivareta kvalitetsperspektivet. Vurdere og prioritere i hvilken rekkefølge gruppen skal arbeide med de ulike arbeidsprosessene. Ha fokus på bruk av IS-systemer og dataflyt Bidra med informasjon

11 Tentative hovedmilepæler
Kartlegging ferdig 21.sept (vi gjøre en virkelighetssjekk med dere) Diskutere status og overordnet retning med studieledere og direktørnettverk medio oktober Redesign ferdig ca 7. nov Levere beslutningsnotat ca 1. des

12 Deltakere arbeidsgrupper IHR-studier H2011
Gruppe 1: Studentmobilitet- Godkjenning og innpassing: Camilla Thorkildsen - SV (leder) Mona Bye – STA/FS (dokumentarist) Anne Mette Nessøe - UV Sissel Vestre – SIS - godkjenningsgruppa Gunnar Malmin - SV-PSI Lars Lønning – HF Tine Benedicte Søreng - MN Gruppe 2: Lokalopptak Camilla Haugland- STA (leder) Åshild Lunde - STA -FS/rutine (dokumentarist) Morten Isnes - UV - PPU/FS Kristin Simensen - HF Joakim Dyrnes - SV-ISS Anne-Lise S Hansen -MN Jeanette Da Silva- SiS/STA

13 Arbeid med andre mindre tiltak:
Små, enkle grep innen godkjennings- og innpassingsprosesser (Tilrettelegge for arbeidsstuer, samarbeid på tvers. Mål = korte ned ventetid for studenter, dele kompetanse på tvers av enheter) – Ses i sammenheng med oppstart av de to arbeidsgruppene og grovkartleggingen av de to prioriterte områdene. Studiekvalitetsrapporten (Mål i første omgang: forenkle rapporteringsprosess, fokusere på det som gir relevant og nyttig informasjon) – I gang. Skal inngå i årssyklus (tertialrapportering). SFB-opptak (mål: forenkling, bruke mindre admin. ressurser) – Avholdt kartleggings- og redesignworkshoper. NÅ: Forberedelse av oppsummerings-/beslutningsnotat. Rombooking utenom FinnRom (mål: redusere feil, hensiktsmessig arbeidsdeling) – Avholdt kartleggings- og redesignworkshoper. NÅ: Forberedelse av oppsummerings-/beslutningsnotat. Etter- og videreutdanning (Mål: kartlegge ressursbruk i ulike org. modeller) Kartlegging foretatt, redesign gjenstår I tillegg synliggjøre pågående utviklings- og forbedringsprosesser, spesielt innen muntlig og skriftlig studieinformasjon. Arbeidet koordineres i infoko-nettverket. NÅ: Tar tak i bekreftelser som antas være unødige, tettere samarbeid muntlig info og webinformasjon.

14 Gevinstpotensiale for ulike brukergrupper
Mindre tiltak Studenter Vit. ansatte Admin. ansatte Prioriterte områder Innpassing/ godkjenning Student-mobilitet EVU Admin undervisning Lokalopptak Rombooking Eksamen Opptak SFB Studie-kvalitetsrapport

15 Hva er vitsen med måten vi jobber på og hva kan vi oppnå?
Gjøre oppgaver som skaper merverdi Lage en forbedringskultur – kontinuerlig jakt på de beste rutinene Standardisering – finne beste praksis på tvers som endres i takt med at organisasjonen endrer seg Unngå frustrasjoner Arbeidsglede!

16 Mer informasjon Kontaktpunkter:
Jenny Nornes (plangruppeleder) Gry Anita Hemsing (dokumentarist) E-post: Ny nettside om IHR-studier: Oppdateres jevnlig med store og små nyheter fra IHR-studier