Status: Under arbeid Arbeidsgruppe: 1 Innpassing/godkjenning Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Studenter er misfornøyd med lang.

Presentasjon om: "Status: Under arbeid Arbeidsgruppe: 1 Innpassing/godkjenning Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Studenter er misfornøyd med lang."— Utskrift av presentasjonen:

1 Status: Under arbeid Arbeidsgruppe: 1 Innpassing/godkjenning Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid, flere kontaktpunkter, uforutsigbarhet ved søknad om innpassing og godkjenning – de er usikker på hva som blir godkjent og hvilke emner de skal avlegge Ansatte opplever godkjenningsfeltet som stort og uoversiktlig, både når det gjelder innsikt i andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ePhorte og FS. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Manglede systemeier 1.Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet studentmobilitet/godkjenning/innpassing ved å ha Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. Sentralisert systemansvar, kompetanse og myndighet til å fastsette felles rutiner og retningslinjer hos Studieavdelingen. Heve kompetanse blant ansatte – systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning. større medarbeidertilfredshet 2.Redusere saksbehandlingstid Forenkle saksbehandling og korte ned saksbehandlingstiden ved å kutte behandlingsledd der det er mulig –se seks-feltstabell på neste side 3.Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Aktører: -Studentene som opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet -Administrasjonen som må ha oversikt over et stort saksfelt og er prisgitt kollegaer i SIS eller på andre fakultet for å få hjelp med vanskelige saker -Vitenskapelig tilsatte som i ulik grad involveres i saksbehandlingen. Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet (SiS, arkiv, fs-hjelp, fak.nivå, inst.nivå, Lånekassen og NOKUT) og dette fører til at svært få har oversikt over helheten. Infosentre, eksamenskontor og studiekonsulenter som rydder utdanningsplaner er instanser som ikke jobber med godkjenning, men som er avhengig av å forstå hva som blir vedtatt for å kunne ivareta sammenhengen mellom godkjenning - utdanningsplan – grad/vitnemål. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS florerer. Noen eksempel: HF registrerer emne for emne, mens SV og UV i mange tilfeller finner samlebetegnelser. Ulike godkjenningskategorier i FS benyttes og det er ulik praksis for når i prosessen saken registreres. Dette gjør det vanskelig å finne gode tall på type saker og saksbehandlingstid. SV registrerer enkle saker kun i FS, uten å bruke ephorte- dette forenkler og korter ned saksbehandlingstiden. Alle fakultetene sender ut mottatt-brev el e-post, med unntak av SV. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Komplisert saksfelt uten systemeier for godkjenning som helhet har ført til kompliserte lokale rutiner. Det er kultur for å utvikle fakultetsvis praksis. Utfordrene når fakultetene må samarbeide om saker, når studentene skifter fakultet og når man skal ta ut tall. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. Rapporteringsskjema IHR Plangruppe:Studier Siste revisjon: 26.10 Type sak: Overordnet Volum: Saksbehandlingstid: Effektiv tid: Har laget rapporteringsskjema for alle underprosesser Modell A: Justering av dagens praksis. Styrking av kompetanse og tydelig mandat for sentral prosessstyring Modell B: Sentral kompetanseenhet som tar over store volumer og saksforbereder tunge saker Minsker Ephorte-bruken Endrer praksis i forhold til Lånekassen

2 Gevinstpotensialet – Gruppe 1 under utarbeidelse TiltakØkonomiKvalitetMedarbeider -tilfredshet Student- tilfredshet Overordnet Felles praksis for registrering i FS og ephorte Robust organisasjon Ett kontaktpunkt for studenter Forhåndsgodkjenning Kutter hele prosessen. Opptak til utvekslingsavtale rapporteres automatisk til lånekassen Kutter 30% av alle godkjenningssaker i året Lik informasjon til studenter med opptak til samme avtale. Gode nettsider med informasjon om hva studenten kan forvente ifbm endelig godkjenning av utenlandsk utdanning Ansatte slipper å føle at jobben de gjør er meningsløs Får fristilt tid til å utføre andre meningsfulle arbeidsoppgaver Informasjon om godkjenning kommer samtidig som opptak (ett kontaktpunkt) Studenten involveres ikke i rapportering til lånekassen God informasjon om godkjenningsprosessen på nettsider og i tilbudse- posten Forenkler utvekslingsprosessen, lavere terskel, mer strømlinjeformet Enkel - norsk Kutter ut saksbehandling i ephorte. Gode rutine Kutter ut omstendelig saksbehandling (ephorte) Kutter et ledd Reduserer aktiv tid med:? Reduserer saksbehandlingstid med:? Får ekspedert saker raskere Slipper å registrere i to systemer (kun fs) Får raske svar, orden på utdanningsplanen sin etter få dager Tung – norsk kutter Kutter ned til kun et administrativt ledd Enkel – utenlandsk Dersom sentralisering: Tung utenlandsk Forkunnskapskrav

3 Status: Under arbeid Arbeidsgruppe: 2 Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og studenter. Feltet har ingen overordnet prosesseier, noe som gir en utydelig rolle- og ansvarsfordeling. De fleste lokalopptak foretas på enhetene. Det fører til en varierende grad av koordinering av prosesser, og saksbehandlingsrutiner og –tid varierer mellom enhetene. Det finnes ingen enhetlig praksis for gjennomføring av arbeidet. Mangel på koordinering av prosesser fører også til at saker behandles flere ganger og flere steder. For mange medarbeidere utgjør opptak kun en liten del av stillingen. Arbeidet utføres en (i noen tilfeller to) gang i året, og oppgaven tildeles ofte nytilsatte medarbeidere. Samtidig er dette et felt med høy kompleksitet som krever erfaringsbasert kompetanse, mens systemer for opplæring ikke finnes i tilstrekkelig grad. Dette fører til at det er vanskelig å opprettholde tilstrekkelig kompetanse og kvalitet i oppgaveutføringen. Arbeidet foregår også i perioder med stort tidspress på enhetene, mange sammenfallende oppgaver. Etablering av ”beste praksis” Redusere antall lokale praksiser bedre utnyttelse av IS-systemer Økt kompetanse og kvalitet Mer stabil kompetanse/økt kontinuitet på feltet Redusere aktiv saksbehandlingstid per sak Økt tilfredshet blant medarbeidere og studenter Fokus på søker Forenkling av søknadsprosess antall kontaktpunkter reduseres informasjon forbedres Likebehandling – øke forutsigbarhet og etterprøvbarhet i saksbehandlingen Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Hvert år behandles ca 17000 søknader om opptak til masterprogram ved UiO. Det er 43 antall ulike opptak, med til sammen 359 søknadsalternativer fordelt på 263 søknadsalternativer til høst- og 96 søknadsalternativer til våropptak. Noen av disse er forbeholdt spesielle søkergrupper, fx selvfinansierende master og kvoteprogrammet. Det er flere søkere enn studieplasser. 3245 personer har to eller flere søknader til masterprogram (inkl PPU) ved UiO i 2011. Søknadsfristene til masterprogram ved UiO er i dag 1. mars, 15. april eller 1. juni for opptak til høstsemester, avhengig av hva som er fastsatt i programplanen til det enkelte program. Tilbud om studieplass med studiestart høst sendes for de fleste programmene ut i siste halvdel av juni- første halvdel av juli. Søkere som søker flere masterprogram ved UiO må forholde seg til flere ulike søknads- og ettersendingsfrister samt tilbuds- og svartidspunkter for de ulike søknadene sine. Tall for 2011 viser at 3245 personer har søkt to eller flere søknadsalternativer til masterprogram (inkl PPU) ved UiO. En søknad skal i enkelte tilfeller behandles både i Studieavdelingen og ved enhetene. I slike tilfeller må papirer sendes mellom enhetene, og søker må sørge for å sende riktige papirer til riktig sted. Søkerne må potensielt forholde seg til mange ulike instanser ved UiO, og kan ha inntil 4 kontaktpunkter (på fakultet, institutt, program og i Studieavdelingen) i samme søknadsprosess. Potensialet for flere elektroniske løsninger i FS utnyttes i varierende grad, da kjennskapen til relevante moduler ikke er god nok. Skyggebaser i f.eks Excel brukes i mangel på kunnskap om bedre alternativer. Ufullstendig regelverkskompetanse utgjør en risiko for feil i saksbehandlingen samt feilinformasjon til søkere. Dette gjelder særlig forhold som har med vurdering av fullstendig opptaksgrunnlag (oppnådd BA-grad, generell studiekompetanse, faglig fordypning). Aktiv saksbehandlingstid varierer ut fra sakens kompleksitet (jf kartlegging av enkle vs komplekse saker), og avhenger også av hvor mange saksbehandlere som involveres på de ulike nivåene. Potensielt 13 ledd involvert i saksbehandlingen. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Handlingsplan – implementering Oppfølging Rapporteringsskjema IHR Plangruppe: Studier Siste revisjon: 28.10.11AEL Ny prosessflyt utarbeidet Foreslår sentralisert løsning Ses i sammenheng med innpassing/godkjenning

4 Forslag til organisering av videre arbeid: Eksamen De fire fakultetene (MED, JUS, UV, SV) samles i et nytt IHR-prosjekt sammen med STA og USIT. Felles prosjekt for utvikling av en modell for bruk av PC på eksamen - må la seg utvide til å omfatte alle fakulteter på sikt. Styrevedtak om prioritering av prosjektet 6.12.11. Oppstart/workshop med de fire fakultetene andre el tredje uke i desember. Nasjonalt seminar med erfaringsdeling om digital eksamen ved UiO 7.-8.12.