Arbeidsgruppe: 2 Lokale opptak til masterstudier ved UiO Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Felt med høyt frustrasjonsnivå både.

Presentasjon om: "Arbeidsgruppe: 2 Lokale opptak til masterstudier ved UiO Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Felt med høyt frustrasjonsnivå både."— Utskrift av presentasjonen:

1 Arbeidsgruppe: 2 Lokale opptak til masterstudier ved UiO Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og søkere. UiO framstår ikke som en institusjon for potensielle studenter: De må i søkeprosessen forholde seg til flere ulike kontaktpunkt og saksbehandlere/enheter. Ansatte opplever feltet som uoversiktlig og til tider komplisert. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Det kreves innsikt i et komplisert regelverk, samtidig som dette er en oppgave som ofte tildeles nyansatte medarbeidere. Etablering av ”beste praksis” Redusere antall lokale praksiser bedre utnyttelse av administrative IT-systemer Økt kompetanse og kvalitet Mer stabil kompetanse/økt kontinuitet på feltet Redusere aktiv saksbehandlingstid per sak Økt tilfredshet blant medarbeidere og studenter Fokus på søker Forenkling av søknadsprosess antall kontaktpunkter reduseres informasjon forbedres Likebehandling – øke forutsigbarhet og etterprøvbarhet i saksbehandlingen Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Årlig behandles ca 17000 søknader om opptak til masterprogram ved UiO 43 ulike opptak, med til sammen 359 søknadsalternativer. Noen av disse er forbeholdt spesielle søkergrupper, fx selvfinansierende master og kvoteprogrammet. 3245 personer har søkt to eller flere søknadsalternativer til masterprogram ved UiO (2011). Det er flere søkere enn studieplasser til majoriteten av studieprogrammene, og søkere må derfor rangeres Søkere som søker flere masterprogram ved UiO må forholde seg til flere ulike søknads- og ettersendingsfrister samt tilbuds- og svartidspunkter for de ulike søknadene sine. Søkere må på noen enheter søke om godkjenning av ekstern grad parallelt med at de søker opptak, dette betyr at de samme vurderingene gjøres flere ganger. Søkere må også potensielt forholde seg til, og kan ha inntil 4 kontaktpunkter (fakultet, institutt, program og Studieavdelingen) i samme søknadsprosess. Papirer sendes mellom enhetene, og søker må sørge for å sende riktige papirer til riktig sted. Aktiv saksbehandlingstid varierer ut fra sakens kompleksitet (jf kartlegging av enkle vs komplekse saker), og avhenger også av hvor mange saksbehandlere som involveres på de ulike nivåene. Potensielt 13 ledd involvert i saksbehandlingen. Potensialet for flere elektroniske løsninger i FS utnyttes i varierende grad, da kjennskapen til relevante moduler ikke er god nok. Skyggebaser i f.eks Excel brukes i mangel på kunnskap om bedre alternativer. Ufullstendig regelverkskompetanse utgjør en risiko for feil i saksbehandlingen samt feilinformasjon til søkere. Dette gjelder særlig forhold som har med vurdering av fullstendig opptaksgrunnlag (oppnådd bachelorgrad, generell studiekompetanse, faglig fordypning). Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Feltet har ingen overordnet prosesseier, noe som gir en utydelig rolle- og ansvarsfordeling. De fleste lokalopptak foretas på enhetene. Det fører til en varierende grad av koordinering av prosesser, og saksbehandlingsrutiner og –tid varierer mellom enhetene. Det finnes ingen enhetlig praksis for gjennomføring av arbeidet. Mangel på koordinering av prosesser fører også til at saker behandles flere ganger og flere steder. For mange medarbeidere utgjør opptak kun en liten del av stillingen. Arbeidet utføres en (i noen tilfeller to) gang i året, og oppgaven tildeles ofte nytilsatte medarbeidere. Samtidig er dette et felt med høy kompleksitet som krever erfaringsbasert kompetanse, mens systemer for opplæring ikke finnes i tilstrekkelig grad. Dette fører til at det er vanskelig å opprettholde tilstrekkelig kompetanse og kvalitet i oppgaveutføringen. Arbeidet foregår også i perioder med stort tidspress på enhetene, mange sammenfallende oppgaver. Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Sentralisering og samordning av opptak til masterprogram. Handlingsplan – implementering Høring hos fakultetene med påfølgende styrevedtak. Implementering fra høsten 2012, dvs. første sentraliserte opptak gjennomføres tidligst til vårsemesteret 2013. Rapporteringsskjema IHR Plangruppe: Studier Versjon: 17.01.2012, JN

2 Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsninger Saksflyten har mange ledd og kan ta flere måneder. Saksfeltet er til dels komplisert, særlig godkjenning av utenlandsk utdanning. Studentene opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet Studentene møter et utall lokale varianter av søknadsskjema og nettinformasjon – UiO fremstår ikke som en institusjon – skaper forvirring Saksbehandlere etterlyser instrukser for saksbehandling, opplæring og tydelig arbeids- og ansvarsdeling mellom ulike instanser UiO som helhet er lite robust - enkeltpersoner sitter med mye kompetanse opparbeidet gjennom lang erfaring – kompetansen sitter ikke i systemet. Mindre fakultet kan mangle denne kompetansen Korte ned svartid ved å Redusere bruk av ePhorte i saker. Kun retningslinjer og avslag skal i ePhorte. Dokumentasjon av ekstern utdanning skal lastes opp i FS. Redusere antall administrative ledd i saksbehandlingen (ref. ulike modeller per case). Skape robust organisasjon ved å: Heve og evtentuelt samle kompetanse Utarbeide felles rutinebeskrivelser – dette vil også sørge for likebehandling Felles instrukser for bruk av FS og ePhorte. Felles veiledninger for hva som skal sjekkes hvor - nivå, omfang,ekthet av ekstern utdanning. Sentral systemeier fastsetter. Vektlegge felles løsninger. Felles opplæringsmøter, hyppige arbeidsmøter Bedre informasjon til studentene ved å: Etablere og kommunisere standarder på godkjenningsfeltet, Utarbeide felles søknadsprosedyrer (skjema/nettsøknad/via studentweb) Etablere sentralt prosessansvar som sørger for at de som skal behandle, uansett valg av modell, informerer godt nok Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Riktige vedtak blir fattet, men det kan ta tid å hente inn tilstrekkelig råd til å avgjøre saken. Kompetansehevning bør sikres. Saksflyten har mange ledd og kan effektiviseres. Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet: SIS, arkiv, FS, instans som innpasser i program og utsteder vitnemål, fak., inst., Nokut og Lånekassen. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingenHandlingsplan– implementering Uklart hvordan ePhorte skal brukes. Saksflyten er basert på lokale praksiser. Kan være flere administrative ledd før saken er ferdigbehandlet. Tilfeldig opparbeiding av kompetanse. Dels høy turnover. Avklare ansvarsnivå mellom ulike nivå. Lokale praksiser, uenighet og usikkerhet om begreper, regler og behov. Først høring, så valg av modell, deretter må fakultetene ta en gjennomgang av sine godkjennings/innpassingsrutiner og vurder om det gjøres dobbeltarbeid / om saksbehandlingen kan gjøres på ett administrativt nivå. Vurderer utarbeidelse av presendenslister som vedlikeholdes i samarbeid med vitenskapelig ansatte. Mål – formål/suksesskriterier Korte ned svartid Etterstrebe ett administrativt ledd i alle saker Unngå dobbeltarbeid Felles praksis for registrering i FS og ePhorte Skape en mer profesjonell og robust organisasjon, heve kompetanse, avklare ansvar. Utarbeide skjemastandarder Forbedre informasjon til studentene om søknadsprosess Høringsnotat er under utarbeidelse. Rapporteringsskjema IHR Plangruppe: Studier Versjon: 17.01.2012, JN Arbeidsgruppe: 1 Godkjenning og innpassing av ekstern utdanning (norsk og utenlandsk) for programstudenter ved UiO