Forberedelse IHR-studier: Oppstartsseminar. Forberedelse deltakere Studentmobilitet: innpassing og godkjenning Lederen for arbeidsgruppen er bedt om å.

Presentasjon om: "Forberedelse IHR-studier: Oppstartsseminar. Forberedelse deltakere Studentmobilitet: innpassing og godkjenning Lederen for arbeidsgruppen er bedt om å."— Utskrift av presentasjonen:

1 Forberedelse IHR-studier: Oppstartsseminar

2 Forberedelse deltakere Studentmobilitet: innpassing og godkjenning Lederen for arbeidsgruppen er bedt om å samle inn noen tall: –Overordnede volumtall for de ulike feltene –Identifisere områder med feil, returløp, avvik, irritasjonsmomenter Gruppemedlemmene bes tenke gjennom hvordan godkjenning/innpassingsarbeidet foregår på sitt fakultet/enhet. Evt trekke på kunnskap fra tidligere jobber Noen stikkord kan være: - Hvordan søkes det om godkjenning/innpassing (har dere mange ulike skjema?) - hvordan foregår saksbehandlingen (hvor mange ledd går den gjennom i ephorte) - Hvordan registreres godkjenningssaker/innpassing i FS (emne for emne, klumping el) - Hvem/hvor mange foretar registreringer i FS - Flaskehalser - evt andre ting

3 Forberedelse deltakere lokalopptak Lederen for arbeidsgruppen er bedt om å samle inn noen tall: –Overordnede volumtall for de ulike feltene –Identifisere områder med feil, returløp, avvik, irritasjonsmomenter Arbeidsgruppedeltakerne bes tenke litt gjennom egne arbeidsprosesser innenfor gruppens arbeidsfelt. Hvis mulig, snakke gjerne med kollegaer også om dette. –Noen stikkord kan være: - hvordan foregår saksbehandlingen - Hvordan registreres opptaket i FS - Hvem/hvor mange foretar registreringer i FS - Er det komiteer som vurderer opptaket - Flaskehalser - evt andre ting

4 Agenda dag 1 TidspunktHva Detaljer Hvem 09.00- 12.30 Definere internasjonal- iseringsfeltet 1.Presentasjon av feltet 2.Avklare begrepsbruk. Hva mener vi med godkjenning og innpassing – få felles begrepsforståelse 3.Definere ”underverdistrømmer” Camilla T innleder, Guri og Hanne-Gerd presenterer Kommentar: Målet er avgrensning og prosesskartlegging, være enige om terminologi og ha definert andre potensielle endringsbehov enn innpassing/godkjenning (kombo av oppgave 2 og 4 i mandatet) 12.30- 13.30 LUNSJ 13.30- 14.00 Introduksjon til IHR 1.Hva er IHR? 2.Hva er IHR-studier? 3.Hvorfor er disse to områdene valgt ut? 4.Presentasjon av deltakere 5.Forventningsavklaring 6.Arbeidsform JN TW (fokus: høstens arbeid i gruppene) 14.00 – 17.00 Introduksjon til prosessforbedring 19.00MIDDAG Korte pauser ved behov

5 Agenda dag 2 TidspunktHva Detaljer Hvem 09.00- 09.15 Oppsummering dag 1 09.15- 10.00 Intro til kartlegging og analyse av dagens situasjon 10.00- 12.30 Overordnet kartleggingDefinere grenseflater mellom de prioriterte arbeidsområdene 12.30- 13.30 LUNSJ 13.30 – 17.00 Mer detaljert kartlegging av prioriterte områder I arbeidsgruppene (TW fasiliterer gruppe 1 og JN gruppe 2) Anne M og Mona dokumenterer gruppe 1, Gry A gruppe 2) 19.00 MIDDAG Korte pauser ved behov

6 Agenda dag 3 TidspunktHva Detaljer Hvem 09.00- 09.15 Oppsummering dag 2 09.15-12.30 En første start på løsninger og forbedringspotensial 1.Lage ønskesituasjon, se på mulige løsninger 2.Definere løsnings- og forbedringsideer 12.00-13.00 LUNSJ 13.00- 14.30Leveranser og planlegging av veien videre 1.Suksess- og målekriterier. Risiko 2.Hva skal vi levere 1. desember? 3.Prioritere arbeidet ift ovenstående 4.Fastsette veien videre ift workshops –datoer* Kommentar: Innspill til mandat om effektivisering vs kvalitet + bruker- /medarbeiderperspektiv. Få opp realistiske mål ift dagens organisisering og ressursbruk. 14.30Avrunding *Hvis mulig: se ift møtekalender for faste møter + ha fått signaler om hvert område tar saker til besluttende fora eller om vi kun leverer til toppen av prosjektstrukturen Korte pauser ved behov

7 Konsulenthjelp tilgjengelig 15-16. sept: bruke til oppsummering i plangruppe? 26.-29. sept: bruke på arbeidsgruppene 20. oktober: avklaring ift leveranser – målgruppe avklares 26. +28. oktober: Ferdigstillelse – målgruppe avklares