IHR – Studier Oppstartseminar, Leangkollen 7.9.2011.

Presentasjon om: "IHR – Studier Oppstartseminar, Leangkollen 7.9.2011."— Utskrift av presentasjonen:

1 IHR – Studier Oppstartseminar, Leangkollen 7.9.2011

2 Bakgrunn for IHR Strategisk plan: “Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt, slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktiviteten” Styrevedtak fra juni 2010:ber oss å utarbeide en plan som beskriver utvikling og dimensjonering av administrasjonen ved hele UiO Etterfølger faglige prioriteringer Handlingsromsutvalget ber oss se på hvordan vi selv kan skape internt handlingsrom

3 Hva vil vi med IHR? Skape en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester Øke UiOs interne økonomiske handlingsrom Bruke en større andel av de samlede ressursene til primærvirksomheten: forskning og utdanning Skape en mer tilfredsstillende arbeidsdag for ansatte og studenter

4 Det er gjennomført 3 kartlegginger Kartleggingen har gitt et solid grunnlag for å velge hva IHR skal ta tak i Møtene mellom enhetene og ledelsen har gitt verdifull informasjon om forhold som må forbedres Plangruppene har systematisk gjennomgått arbeidsprosessene innenfor forskningsadministrasjon, studieadministrasjon, formidling, økonomiområdet, personal- og organisasjonsområdet, bygningsforvaltning og IT Overordnet kartlegging gir et godt utgangspunkt for å måle effekt av de tiltakene vi setter ut i livet

5 Overordnet kartlegging Fordeling av administrative og tekniske støttestillinger

6 Prioriterte områder i første omgang Eksternfinansiert virksomhet Administrative IT-systemer Bilagslønn Studieområdet Roller og ansvar – administrative nivåer

7 Prosjektorganisering Den overordnede styringsstrukturen er universitetets ordinære linjestruktur. Linjen har ansvar for å sørge for at forbedringsprosessene blir forankret.

8 Organisering Plangrupper med personer fra fakultetsnivå, instituttnivå og fagavdelinger. Vernelinjen og de tillitsvalgte får tilbud om delta i plangruppene Hver plangruppene vil ble ledet av en (fortrinnsvis) intern prosjektleder Medbestemmelse skjer i formelle møter Arbeidsmetodikk tilpasset problemområdene Prosjektene gjennomføres fram til utgangen av 2013 i faser med 2-5 prosjekter i hver fase Prosjektene har ulik varighet – men som grunnregel avsluttes gjerne hvert prosjekt innenfor en tidsramme på 6-9 måneder

9 Verdistrømmer og verdistrømskategorier KlyngenavnFelter definert innenfor området (verdistrømmer) Eksamen og kvalifikasjon Ressursbruk i antall årsverk for å planlegge/gjennomføre eksamen Ressursbruk i antall årsverk for å dokumentere kvalifikasjon Opptak Ressursbruk i antall årsverk for opptak gjennom NOM (samordna opptak) Ressursbruk i antall årsverk for lokalopptak StudentmobilitetRessursbruk i antall årsverk for studentmobilitet Studentinformasjon og -oppfølging Ressursbruk i antall årsverk for studie-/studentinformasjon på web Ressursbruk i antall årsverk for muntlig studie-/studentinformasjon/veiledning Ressursbruk i antall årsverk for å rekruttere studenter Ressursbruk i antall årsverk for saksbehandling som en del av oppfølging av studenter Ressursbruk i antall årsverk for faglig-sosial oppfølging av studenter Undervisningsstøtte og -admin Ressursbruk i antall årsverk for å administrere undervisning Ressursbruk i antall årsverk for å håndtere praksis Kvalitetssikring og forvaltning av studier Ressursbruk i antall årsverk for å kvalitetssikre studier Ressursbruk i antall årsverk for å drive forvaltning innenfor studier Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte emner Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte studieprogram Ressursbruk i antall årsverk for å forvalte og følge opp regelverk Ressursbruk i antall årsverk for å rapportere Ressursbruk i antall årsverk for å styre ressurser Eksterne relasjonerRessursbruk i antall årsverk for å følge opp/betjene eksterne relasjoner

10 Årsverk per (verdistrøms)kategori

11 Gevinstpotensiale for ulike brukergrupper Studenter Vit. ansatte Admin. ansatte Eksamen Lokalopptak Student- mobilitet Admin undervisning EVU Rombooking Opptak SFB Studie- kvalitetsrapport Innpassing/ godkjenning Mindre tiltak Prioriterte områder

12 Foreløpig organisering H11 Plangruppe IHR-studier: Leder: Jenny Nornes (SV/STA) Plangruppedokumentarist: Gry Anita Hemsing (STA) Hovedtillitsvalgt: Christer Wiik Aram Leder arbeidsgruppe 1: Camilla Thorkildsen (SV) Leder arbeidsgruppe 2: Camilla Haugland (STA) IHR-direktør: Ingar Pettersen? Plangruppe IHR-studier: Leder: Jenny Nornes (SV/STA) Plangruppedokumentarist: Gry Anita Hemsing (STA) Hovedtillitsvalgt: Christer Wiik Aram Leder arbeidsgruppe 1: Camilla Thorkildsen (SV) Leder arbeidsgruppe 2: Camilla Haugland (STA) IHR-direktør: Ingar Pettersen? Arbeidsgruppe 1 - Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 1 - Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 2 - Lokalopptak: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 2 - Lokalopptak: Leder Dokumentarist Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere IHR- direktør Universitets- direktøren Direktør- nettverket Universitets- styret

13 Om arbeidsgruppene (1) Antall medlemmer (7 medlemmer, hvorav en leder og en dokumentarist) Kompetanse (blanding av bredde og spesialistkompetanse, forvaltning, lovverk, systemer) Representativitet (STA, UV, SV, HF, MN, sentralt, fakultet, institutt) Ulike roller i arbeidsgruppen – egen rollebeskrivelse for leder og dokumentarist Forventninger til innsats (4-6 halvdagsworkshoper i arbeidsperioden + 3- dagers oppstartsseminar) Arbeidsform –Vanlige medlemmer: hovedsakelig workshop - lite forberedelse mellom workshopene –Bruke verdistrømsanalysemetodikk, aktiv møteledelse som metodikk i workshops –Leder og dokumentarist: en del forberedelse og etterarbeid ifm workshoper + arbeid med beslutningsgrunnlag i sluttfase av arbeidsperioden: notatskriving, statusmøter med plangruppeleder.

14 Om arbeidsgruppene (2) Hvem rapporterer gruppen til? –Leder rapporterer til plangruppeleder som tar ting videre til prosjektstruktur og til linjen Oppstart – sluttdato: kick-off 7-9 sept – frist beslutningsgrunnlag: 1. des 2011 Tentative hovedmilepæler: –Kartlegging ferdig 21.sept –Diskutere status og overordnet retning med studieledere og direktørnettverk medio oktober –Redesign ferdig ca 7. nov Forventninger om planarbeid (arbeidsgruppen utarbeider milepælsplan og rapporterer ift denne) Oppgaver: planlegge, kartlegge, analysere, redesigne, utarbeide notat som grunnlag for beslutning

15 Saksbehandlingstopp (innreisende) Okt, nov (frist 1. nov) Tidsløp – høsten 11: Juli 2011 Aug 2011 Sept 2011Okt 2011 Nov 2011 Des 2011 Saksbehandlingstopp (utreisende) Aug, sept (frist 15. sept ) Ferie opptak August Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing Lokal- opptak Oppstarts- aktivitet – beg sept Detalj- kartlegging – frist 21/9 Detaljert redesignFerdigstille forslag UDIR Strategisk redesign Oppstarts- aktivitet – beg sept Detalj- kartlegging – frist 21/9 Detaljert redesignFerdigstille forslag UDIR Strategisk redesign Beslu tning Aktivitet i arbeidsgruppe Avsjekk referanse -gruppe I tillegg informeres /diskuteres det i aktuelle fora (Studiekomite, direktørnettverk og i evt prosjektfora)

16 Overordnede målsetninger for arbeidet H11 1. Internasjonalisering - Godkjenning og innpassing Detaljkartlegging av området med delverdistrømmer Foreløpige mål: gjøre større gjennomgripende endringer for å: Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom ulike nivåer 2. Lokalopptak Detaljkartlegging av området med delverdistrømmer Foreløpige mål: senke frustrasjonsnivået, Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, sikre riktig kompetanse på de tunge sakene Området involverer alt som ikke er NOM-opptak Overordnet kartlegging og definering av hele internasjonaliseringsfeltet. Vurdere hvilke andre prosesser enn godkjenning/innpassing som bør gjennomgås når ift kapasitet og gevinstpotensial. Gå opp grenseflater

17 Deltakere arbeidsgrupper IHR-studier H2011 Gruppe 2: Lokalopptak 1.Camilla Haugland- STA (leder) 2.Åshild Lunde - STA -FS/rutine (dokumentarist) 3.Morten Isnes - UV - PPU/FS 4.Kristin Simensen - HF 5.Joakim Dyrnes - SV-ISS 6.Anne-Lise S Hansen -MN 7.Jeanette Da Silva- SiS/STA Gruppe 1: Studentmobilitet- Godkjenning og innpassing: 1.Camilla Thorkildsen - SV (leder) 2.Mona Bye – STA/FS (dokumentarist) 3.Anne Mette Nessøe - UV 4.Sissel Vestre – SIS - godkjenningsgruppa 5.Gunnar Malmin - SV-PSI 6.Lars Lønning – HF 7.Tine Benedicte Søreng/Marianne Jacobsen -MN 8.Hanne Gerd Nielsen 9.Guri Vestad(SIS) delta i innledende kartleggingsfase

18 Arbeid med andre mindre tiltak: 1.Små, enkle grep innen godkjennings- og innpassingsprosesser (Tilrettelegge for arbeidsstuer, samarbeid på tvers. Mål = korte ned ventetid for studenter, dele kompetanse på tvers av enheter) – Ses i sammenheng med oppstart av de to arbeidsgruppene og grovkartleggingen av de to prioriterte områdene. 2.Studiekvalitetsrapporten (Mål i første omgang: forenkle rapporteringsprosess, fokusere på det som gir relevant og nyttig informasjon) – I gang. Skal inngå i årssyklus (tertialrapportering). 3.SFB-opptak (mål: forenkling, bruke mindre admin. ressurser) – Avholdt kartleggings- og redesignworkshoper. NÅ: Forberedelse av oppsummerings- /beslutningsnotat. 4.Rombooking utenom FinnRom (mål: redusere feil, hensiktsmessig arbeidsdeling) – Avholdt kartleggings- og redesignworkshoper. NÅ: Forberedelse av oppsummerings-/beslutningsnotat. 5.Etter- og videreutdanning (Mål: kartlegge ressursbruk i ulike org. modeller) Kartlegging foretatt, redesign gjenstår I tillegg synliggjøre pågående utviklings- og forbedringsprosesser, spesielt innen muntlig og skriftlig studieinformasjon. Arbeidet koordineres i infoko-nettverket. NÅ: Tar tak i bekreftelser som antas være unødige, tettere samarbeid muntlig info og webinformasjon.

19 Mer informasjon Kontaktpunkter: Jenny Nornes (plangruppeleder) Gry Anita Hemsing (dokumentarist) Ekstern e-post: ihrstudier-kontakt@admin.uio.noihrstudier-kontakt@admin.uio.no Plangruppen: ihr-studier@admin.uio.noihr-studier@admin.uio.no Gruppe 1:ihr-internasjonalisering@admin.uio.noihr-internasjonalisering@admin.uio.no Gruppe 2: ihr-lokalopptak@admin.uio.noihr-lokalopptak@admin.uio.no Ny nettside om IHR-studier: www.uio.no/ihr www.uio.no/ihr –Oppdateres jevnlig med store og små nyheter fra IHR- studier

20 Sunt fornuft satt i system Vi må finne dypstrukturen Det som ligger under overflaten vil ofte være det som gir styringskraft og retning Det eksisterende skal ikke nedkjempes men forbedres: Hvordan kan vi mobilisere utviklings- og endringskraft gjennom å bygge på eksisterende normer og verdier? Tenk litt på det og kom med noen lure innspill!

21 Hva skal vi finne? Hva gir verdi? Hva gir ikke verdi? Vise arbeidsflyt og arbeidsprosesser Vise beslutningspunkt Hvilke verdier jobber vi ut fra? Forbedringspotensiale Kartlegge og re-designe IS-systemer

22 Hva er vitsen med måten vi jobber på og hva kan vi oppnå? Gjøre oppgaver som skaper merverdi Lage en forbedringskultur – kontinuerlig jakt på de beste rutinene Standardisering – felles løsninger på tvers som endres i takt med at organisasjonen endrer seg Unngå frustrasjoner Arbeidsglede!