IHR – Studier Stockholms universitet 13.10.2011 – Jenny Nornes.

Presentasjon om: "IHR – Studier Stockholms universitet 13.10.2011 – Jenny Nornes."— Utskrift av presentasjonen:

1 IHR – Studier Stockholms universitet 13.10.2011 – Jenny Nornes

2 UiO - nøkkeltall 7094 ansatte, 27600 studenter årsbudsjett på 6,1 milliarder kroner. Administrativt ansatte og ansatte i driftsstillinger utgjør 1628 personer.

3 Overordnet kartlegging Fordeling av administrative og tekniske støttestillinger

4 Noen overordnede perspektiver Norge, et post-kolonialt land med egalitær organisasjonskultur UiO: o De-sentralisert styringsstruktur o Lojalitet til egne fagmiljøer Studieadministrasjon: o Fragmentert rolle- og ansvarsfordeling o Ulik organisering ved stort sett alle institusjoner o Mange rutiner – få standarder

5 Fire styringsnivåer innenfor studiefeltet: 1.Sentralt – policy, systemeierskap, drift, studentvelferd, internasjonalisering 2.Fakultet – policyforvaltning, stordrifts-drift (eksamen, informasjon) 3.Institutt – drift, studieforvaltning, økonomi, emneeiere, internasjonalisering, alumni, EVU, studieveiledning 4.Program m/ programleder– faglig sammenheng og kvalitetssikring, Fire styringsnivåer innenfor studiefeltet: 1.Sentralt – policy, systemeierskap, drift, studentvelferd, internasjonalisering 2.Fakultet – policyforvaltning, stordrifts-drift (eksamen, informasjon) 3.Institutt – drift, studieforvaltning, økonomi, emneeiere, internasjonalisering, alumni, EVU, studieveiledning 4.Program m/ programleder– faglig sammenheng og kvalitetssikring, Bologna(3+2+3) Kunnskapsdepartementet NOKUT Samordna opptak(VHS) Bologna(3+2+3) Kunnskapsdepartementet NOKUT Samordna opptak(VHS) Mye nettverksorganisering Studieledere Kvalitet etc Mye nettverksorganisering Studieledere Kvalitet etc Studentparlamentet Programutvalg Enkeltemner (5000) Program (150 st) Ph.d. – forskningsadm. Felles studentdatasystem Syllabus Studentweb Ephorte Felles studentdatasystem Syllabus Studentweb Ephorte

6 Bakgrunn for Internt handlingsrom(IHR) Strategisk plan: “Universitetet i Oslo skal forvalte sine samlede ressurser offensivt, slik at de bidrar til å understøtte kjerneaktiviteten.” ”…administrative oppgaver skal sees mer i sammenheng, og kompetanse skal utnyttes bedre på tvers av nivåer.” Styrevedtak fra juni 2010:ber oss å utarbeide en plan som beskriver utvikling og dimensjonering av administrasjonen ved hele UiO

7 Hva vil vi med IHR? Skape en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester Øke UiOs interne økonomiske handlingsrom Bruke en større andel av de samlede ressursene til primærvirksomheten: forskning og utdanning Skape en mer tilfredsstillende arbeidsdag for ansatte og studenter

8 Skal flytte resurser til kjerneaktivitetene Undervisning Forskning (Formidling) …men ikke til støttetjenester til disse

9 Prioriterte områder i første omgang Eksternfinansiert virksomhet Administrative IT-systemer Bilagslønn Studieområdet (2 av 21 områder) Roller og ansvar – administrative nivåer

10 Prosjektorganisering Den overordnede styringsstrukturen er universitetets ordinære linjestruktur. Linjen har ansvar for å sørge for at forbedringsprosessene blir forankret.

11 Prosessoptimering og styringsstruktur Identifisere brukerverdien Kartlegg arbeidsprosesser Skape arbeids- og saksflyt uten stopp Forbedre styringsprinsipper Gjennomfør forbedringer løpende

12 Overordnede målsetninger for arbeidet H11 1. Studentmobilitet - Godkjenning og innpassing Foreløpige mål: gjøre større gjennomgripende endringer for å: Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom ulike nivåer 2. Lokalopptak Foreløpige mål: senke frustrasjonsnivået, Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, sikre riktig kompetanse på de tunge sakene Området involverer alt som ikke er NOM-opptak Overordnet kartlegging og definering av hele internasjonaliseringsfelt et. Vurdere hvilke andre prosesser enn godkjenning/innpassing som bør gjennomgås når ift kapasitet og gevinstpotensial. Gå opp grenseflater

13 Gruppe 1: Godkjenning og innpassing - et stort spekter av saker Type sakEnkel å behandleTung å behandle Søker (opptak til studieprogram v/UiO) Mange like saker (volumsaker) ECTSsaker Utdanning innenfor Bologna Ikke ECTS Ukjent inst. ukjente papirer papirløse / ikke verifiserbare, /flyktninger, Fremmedspråk Student ved UiO (har eksterne emner fra før el delstudier i utlandet som skal inn i graden) Endelig godkjenning, ihht forhåndsgodkjenning Frie emner Enkle innpass som exphil, exfac, frie emner, 40 grupper, Presedenssaker Ukjente studiepoengssystemer, utd. systemer, Gamle utdanningssystemer. Flere gamle godkjenningssaker, Avlagte emner på utvekslingsopphold ikke i hht forhåndsgodkjenning Nivåvurdering Ekstern (ikke intensjon om å studere ved UiO, men trenger en vurdering av sin utenlandske utdanning) Presedenssaker Kjente institusjoner og utdanninger Som tung søker Nivåvurdering Praksisvurdering Det fremkommer ikke i FS eller ephorte hvorvidt en sak er tung eller lett å behandle, derfor ingen tall her.

14 Prosesstrinn, antall saker og gjennomløpstid (typiske godkjenningssaker med forbehold om feilkilder da feltet ikke har gode statistikker) Mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst Institutt behandler og returnerer til fakultet Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Innpass delstudier - 738 ferdigbehandlede saker v/UiO i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 99 dager ved SV og HF, lavere på jus, uv og mn (ekstremsaker holdt utenfor pga lavt volum) Forhåndsgodkjenninger – 695 ferdigbehandlede saker v/UiO i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 20 dager ved SV og HF Mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev Mottar søknad Saksbehandler vurderer sak, registrerer i FS. Resultatet vises i Studentweb Enkel innpassingsaker norsk utdanning – ca 150 ferdigbehandlede saker v/SV i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 5 dager ved SV

15 Lokalopptak Enkeltemner (12000 søknader/år) Bachelor (ulike forkunnskapskrav), master, hospitanter, valgemner Master, inkl PPU (16000 søknader/år) 1-2-årig (inkl. erfaringsbasert), SFM /kvote, PPU Diverse (3500 søknader/år) Innpassing, SFB, årsenhet i fransk i Frankrike, antikkemner Roma/Hellas, årsenhet realfag via Bjørknes, norskkurs, sommerskolen, Gründerskolen, vgs-elever (UNG), overgang Etter- og videreutdanning (1700 søknader/år) Ekstern/internfinansiert, spesialistutdanningen OD

16 Hva er vitsen med måten vi jobber på og hva kan vi oppnå? Gjøre oppgaver som skaper merverdi Lage en forbedringskultur – kontinuerlig jakt på de beste rutinene Standardisering – felles løsninger på tvers som endres i takt med at organisasjonen endrer seg Unngå frustrasjoner Arbeidsglede!

17 Sunt fornuft satt i system Vi må finne dypstrukturen Det som ligger under overflaten vil ofte være det som gir styringskraft og retning Det eksisterende skal ikke nedkjempes men forbedres: Finne beste, og kontinuerlig forbedre beste praksis!