IHR – studier Utsendelse til resursgruppens møte 6.102011 Leveranse i henhold til: PG - Milepæl 7 Dato: 29.9.2011 Bearbeidet: 29.9.2011 - JN Status: Under.

Presentasjon om: "IHR – studier Utsendelse til resursgruppens møte 6.102011 Leveranse i henhold til: PG - Milepæl 7 Dato: 29.9.2011 Bearbeidet: 29.9.2011 - JN Status: Under."— Utskrift av presentasjonen:

1 IHR – studier Utsendelse til resursgruppens møte 6.102011 Leveranse i henhold til: PG - Milepæl 7 Dato: 29.9.2011 Bearbeidet: 29.9.2011 - JN Status: Under arbeid Aktørstatus: Rådspørring

2 Leveranseformat: A3 Kalles A3 fordi det er så mye informasjon på et sted at teksten blir så liten når man printer ut at det er lurt å printe ut i A3-format Er under arbeid og skal spisses Analysearbeidet er ikke ferdigstilt Feltene ‘anbefalinger’ og ‘handlingsplan for implementering’ skal legges til Dere vil få en supplerende presentasjon i resursgruppemøtet

3 Prosjektopplegg-A3 for: IHR Studentmobilitet – godkjenning og innpassing, Plangruppe:studieadministrasjon Gruppe 1 Revidert: 21.9.11 Status: UNDER ARBEID sendt til prosjektleder :29.09.2011 Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid, flere kontaktpunkter, uforutsigbarhet ved søknad om innpassing og godkjenning – de er usikker på hva som blir godkjent og hvilke emner de skal avlegge Ansatte opplever godkjenningsfeltet som stort og uoversiktlig, både når det gjelder innsikt i andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ePhorte og FS. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Aktører: -Studentene som opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet -Administrasjonen som må ha oversikt over et stort saksfelt og er prisgitt kollegaer i SIS eller på andre fakultet for å få hjelp med vanskelige saker -Vitenskapelig tilsatte som i ulik grad involveres i saksbehandlingen. Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet (SiS, arkiv, fs-hjelp, fak.nivå, inst.nivå, Lånekassen og NOKUT) og dette fører til at svært få har oversikt over helheten. Infosentre, eksamenskontor og studiekonsulenter som rydder utdanningsplaner er instanser som ikke jobber med godkjenning, men som er avhengig av å forstå hva som blir vedtatt for å kunne ivareta sammenhengen mellom godkjenning - utdanningsplan – grad/vitnemål. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS florerer. Noen eksempel: HF registrerer emne for emne, mens SV og UV i mange tilfeller finner samlebetegnelser. Ulike godkjenningskategorier i FS benyttes og det er ulik praksis for når i prosessen saken registreres. Dette gjør det vanskelig å finne gode tall på type saker og saksbehandlingstid. SV registrerer enkle saker kun i FS, uten å bruke ephorte- dette forenkler og korter ned saksbehandlingstiden. Alle fakultetene sender ut mottatt-brev el e-post, med unntak av SV. Komplisert saksfelt uten systemeier for godkjenning som helhet har ført til kompliserte lokale rutiner. Det er kultur for å utvikle fakultetsvis praksis. Utfordrene når fakultetene må samarbeide om saker, når studentene skifter fakultet og når man skal ta ut tall. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Mål – formål/suksesskriterier Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Bakgrunn – valg av arbeidsprosess 1.Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet studentmobilitet/godkjenning/innpassing ved å ha Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. Sentralisert systemansvar, kompetanse og myndighet til å fastsette felles rutiner og retningslinjer hos Studieavdelingen. Heve kompetanse blant ansatte – systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning. større medarbeidertilfredshet 2.Redusere saksbehandlingstid Forenkle saksbehandling og korte ned saksbehandlingstiden ved å kutte behandlingsledd der det er mulig –se seks-feltstabell på neste side 3.Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) Handlingsplan – implementering Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsning

4 Prosjektopplegg-A3 for: IHR lokalopptak Plangruppe: studieadministrasjon Gruppe: 2 Revidert: 29.9.11 Status: UNDER ARBEID sendt til prosjektleder :28.09.2011 Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og studenter. Arbeidsprosessen masteropptak er valgt pga høyt volum og antatt størst gevinstpotensial. Prosessene involverer mange ledd, (institutt/fakultet/sentraladm), det er liten grad av strømlinjeforming, og kompleksitet i saker samt grenseflater mot andre prosesser skaper frustrasjon blant medarbeiderne. De fleste lokalopptak foretas på enhetene. Det er varierende grad av koordinering av prosesser, og saksbehandlingsrutiner og –tid varierer mellom enhetene. Det finnes ingen enhetlig praksis for gjennomføring av arbeidet. For mange medarbeidere utgjør opptak kun en liten del av stillingen. Arbeidet utføres en til to ganger i året, og oppgaven tildeles ofte nytilsatte medarbeidere. Samtidig er dette et felt med høy kompleksitet som krever erfaringsbasert kompetanse. Totalt mottar UiO ca 33000 søknader til lokale opptak per år. Ca 16000 av disse er søknader om opptak til master, mens 12000 gjelder enkeltemner. Andre mindre opptak står for resten av søknadsmengden. Søkerne må potensielt forholde seg til mange ulike instanser ved UiO, og kan ha inntil 4 kontaktpunkter (på fakultet, institutt, program og i Studieavdelingen) i samme søknadsprosess. Potensialet for flere elektroniske løsninger i FS utnyttes i varierende grad, da kjennskapen til relevante moduler ikke er god nok. Skyggebaser i f.eks Excel brukes i mangel på kunnskap om bedre alternativer. Ufullstendig regelverkskompetanse utgjør en risiko for feil i saksbehandlingen samt feilinformasjon til søkere. Dette gjelder særlig forhold som har med vurdering av fullstendig opptaksgrunnlag (oppnådd BA-grad, generell studiekompetanse, faglig fordypning). Aktiv saksbehandlingstid varierer ut fra sakens kompleksitet, og avhenger også av hvor mange saksbehandlere som involveres på de ulike nivåene. Kartleggingen viser at det ikke er felles rutiner på feltet ved UiO. Det har vokst fram ulike lokale praksiser på enhetene. De tekniske løsningene vi har utnyttes i ulik grad. Det er stor turnover blant medarbeidere, og manglende system for opplæring av nye medarbeidere på feltet. Dette fører til at det er vanskelig å opprettholde tilstrekkelig kompetanse og kvalitet i oppgaveutføringen. Utydelig rolle- og ansvarsfordeling. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Bakgrunn – valg av arbeidsprosess Økt standardisering av prosesser ved etablering av ”beste praksis” Redusere antall lokale praksiser bedre utnyttelse av IS-systemer Økt kompetanse og kvalitet Mer stabil kompetanse/økt kontinuitet på feltet Redusere aktiv saksbehandlingstid per sak Økt tilfredshet blant medarbeidere og studenter Mer forutsigbar prosess for søkerne antall kontaktpunkter reduseres informasjon forbedres likebehandling Mål – formål/suksesskriterier forts. Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsning Handlingsplan – implementering