IHR – Studier Gruppe 1 – Felles - workshop kartleggingsfase – Jenny Nornes

Sunt fornuft satt i system Vi må finne dypstrukturen Det som ligger under overflaten vil ofte være det som gir styringskraft og retning Det eksisterende skal ikke nedkjempes men forbedres: Finne beste, og kontinuerlig forbedre beste praksis! Hvis vi alle skjerper oss litt så når vi langt

Hva er vitsen med måten vi jobber på og hva kan vi oppnå? Gjøre oppgaver som skaper merverdi Lage en forbedringskultur – kontinuerlig jakt på de beste rutinene Finne beste praksis– felles løsninger på tvers som endres i takt med at organisasjonen endrer seg Unngå frustrasjoner Arbeidsglede og optimisme!

Prosessoptimering Identifisere brukerverdien Kartlegg arbeidsprosesser Skape arbeids- og saksflyt uten stopp Forbedre styringsprinsipper Gjennomfør forbedringer løpende

7 TYPER ‘SLØSING’ Unødvendig bevegelse Ventetid Transport Lager Feil Dårlige prosesser Overproduksjon

Hverdagssløsing Hva kan vi gjøre annerledes? Beveger seg mellom mange hender og enheter? Venter vi på noe? Hvordan er prosessen egentlig? Produserer vi passe mye? Møter vi brukerens ønsker og forventninger?

Lokalopptak Alle opptaksprosesser ved UiO som ikke er en del av NOM-opptaket (opptak til grunnutdanninger gjennom Samordna opptak) og opptak til PhD

Lokalopptak Enkeltemner (12000 søknader/år) Bachelor (ulike forkunnskapskrav), master, hospitanter, valgemner Master, inkl PPU (16000 søknader/år) 1-2-årig (inkl. erfaringsbasert), SFM /kvote, PPU Diverse (3500 søknader/år) Innpassing, SFB, årsenhet i fransk i Frankrike, antikkemner Roma/Hellas, årsenhet realfag via Bjørknes, norskkurs, sommerskolen, Gründerskolen, vgs-elever (UNG), overgang Etter- og videreutdanning (1700 søknader/år) Ekstern/internfinansiert, spesialistutdanningen OD

Prioritet 1 H2011 Masteropptak, inkl SFM og PPU –Størst volum –Involverer alle nivå (inst/fak/SA) –Mye frustrasjon, særlig mtp søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn –Få felles løsninger, stort potensial –Fokus på bruker (søker) –Grenseflater mot godkjenning/innpassing

Kartlegging En arbeidsflyt består av opptil 13 ulike ledd Informasjon Forberedelse søknadsprosess FAK Forberedelse søknadsprosess STA Mottar søknad Behandler søknad STA Behandler søknad FAK Behandler søknad INST Opptak FAK/INST Opptak STA Svarer søker FAK/INST Svarer søker STA Motta/registrere svar Tildele studierett

Kartlegging 2 Tidsestimering –Case: Søknadsprosess med ca 100 søkere, enkle og kompliserte saker –Total gjennomstrømningstid: 5-6 mnd –Aktiv tid: 6-12 dager avhengig av sakenes kompleksitet

Kartlegging 3 Identifiert sløsing –Bruk av både søknadsweb og papirskjema –Saken sendes fram og tilbake mellom enheter –Dobbeltregistreringer –Ufullstendige søknader –Uavklart ansvars-/rollefordeling

Prioritet 2 V2012? Enkeltemner Prinsipielle avklaringer må gjøres

Hva kan bli bedre? Skriv alt dere kommer på lappene – individuelt Presenter dine to viktigste lapper for gruppen

Nå skal vi jobbe i grupper Dere vil få to oppgaver - arbeid med dem separat Skriv alt dere kommer på lappene – individuelt Presenter dine to viktigste lapper for gruppen Stem frem de tre viktigste bidragene fra din gruppe Dere presenterer i plenum Vi tar vare på alle lapper som er laget(også de som ikke er prioritert)

Svar på følgende to oppgaver hver for seg: 1.Hvilke er de vanligste unntakene, feilene og returløpene? 2.Det er skjedd et mirakel i løpet av natten... Et mirakel på feltet lokalopptak! Hvordan merker du at mirakelet er skjedd når du starter din arbeidsdag? /Hvordan ser verden/din arbeidshverdag ut etter at mirakelet er skjedd? ?