IHR – Studier Studieledere på HF 11. oktober 2011 – Jenny Nornes.

Presentasjon om: "IHR – Studier Studieledere på HF 11. oktober 2011 – Jenny Nornes."— Utskrift av presentasjonen:

1 IHR – Studier Studieledere på HF 11. oktober 2011 – Jenny Nornes

2 Plangruppe IHR-studier: Leder: Jenny Nornes (SV/STA) Plangruppedokumentarist: Gry Anita Hemsing (STA) Hovedtillitsvalgt: Christer Wiik Aram Leder arbeidsgruppe 1: Camilla Thorkildsen (SV) Leder arbeidsgruppe 2: Camilla Haugland (STA) IHR-direktør: Ingar Pettersen Ansvarlig andre mindre tiltak: Line Sletten (UV) Anette Wilberg (USIT) Møterett: dokumentarister arbeidsgrupper Plangruppe IHR-studier: Leder: Jenny Nornes (SV/STA) Plangruppedokumentarist: Gry Anita Hemsing (STA) Hovedtillitsvalgt: Christer Wiik Aram Leder arbeidsgruppe 1: Camilla Thorkildsen (SV) Leder arbeidsgruppe 2: Camilla Haugland (STA) IHR-direktør: Ingar Pettersen Ansvarlig andre mindre tiltak: Line Sletten (UV) Anette Wilberg (USIT) Møterett: dokumentarister arbeidsgrupper Arbeidsgruppe 1 - Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 1 - Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 2 - Lokalopptak: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 2 - Lokalopptak: Leder Dokumentarist Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere Løpende dialog: Studentparlamentet Andre mindre tiltak (Quick wins) Andre mindre tiltak (Quick wins) Kontroll-workshops: Saksbehandlere på enhetene

3 Om arbeidsgruppene Antall medlemmer (7 medlemmer, hvorav en leder og en dokumentarist) Kompetanse (blanding av bredde og spesialistkompetanse, forvaltning, lovverk, systemer) Representativitet (STA, UV, SV, HF, MN, sentralt, fakultet, institutt)

4 Deltakere arbeidsgrupper IHR-studier H2011 Gruppe 2: Lokalopptak 1.Camilla Haugland- STA (leder) 2.Åshild Lunde - STA -FS/rutine (dokumentarist) 3.Morten Isnes - UV - PPU/FS 4.Kristin Simensen - HF 5.Joakim Dyrnes - SV-ISS 6.Anne-Lise S Hansen -MN 7.Jeanette Da Silva- SiS/STA Gruppe 1: Studentmobilitet- Godkjenning og innpassing: 1.Camilla Thorkildsen - SV (leder) 2.Mona Bye – STA/FS (dokumentarist) 3.Anne Mette Nessøe - UV 4.Sissel Vestre – SIS - godkjenningsgruppa 5.Gunnar Malmin - SV-PSI 6.Lars Lønning – HF 7.Marianne Jacobsen - MN

5 Tentative hovedmilepæler Kartlegging ferdig 21.sept (vi gjøre en virkelighetssjekk med dere) Diskutere status og overordnet retning med studieledere og direktørnettverk medio oktober Redesign ferdig ca 7. nov Levere belutnings-/høringsnotat ca 1. des Høringsrunde

6 Gruppe 1: Studentmobilitet - begrepsavklaring I IHR-sammenheng innbefatter studentmobilitet: Internasjonalisering av studier: studentutveksling – inn og ut, opptak av internasjonale til hele grader osv Godkjenning/innpassing: studenter som har avlagt deler av graden ved en ekstern institusjon i Norge eller utlandet og skal ha eksterne emner innpasset eller godkjent inn i et studieprogram ved UiO Det er godkjenning og innpassing som er prioritert

7 Gruppe 1: Godkjenning og innpassing - et stort spekter av saker Type sakEnkel å behandleTung å behandle Søker (opptak til studieprogram v/UiO) Mange like saker (volumsaker) ECTSsaker Utdanning innenfor Bologna Ikke ECTS Ukjent inst. ukjente papirer papirløse / ikke verifiserbare, /flyktninger, Fremmedspråk Student ved UiO (har eksterne emner fra før el delstudier i utlandet som skal inn i graden) Endelig godkjenning, ihht forhåndsgodkjenning Frie emner Enkle innpass som exphil, exfac, frie emner, 40 grupper, Presedenssaker Ukjente studiepoengssystemer, utd. systemer, Gamle utdanningssystemer. Flere gamle godkjenningssaker, Avlagte emner på utvekslingsopphold ikke i hht forhåndsgodkjenning Nivåvurdering Ekstern (ikke intensjon om å studere ved UiO, men trenger en vurdering av sin utenlandske utdanning) Presedenssaker Kjente institusjoner og utdanninger Som tung søker Nivåvurdering Praksisvurdering Det fremkommer ikke i FS eller ephorte hvorvidt en sak er tung eller lett å behandle, derfor ingen tall her.

8 Prosesstrinn, antall saker og gjennomløpstid (typiske godkjenningssaker med forbehold om feilkilder da feltet ikke har gode statistikker) Mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst Institutt behandler og returnerer til fakultet Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Innpass delstudier - 738 ferdigbehandlede saker v/UiO i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 99 dager ved SV og HF, lavere på jus, uv og mn (ekstremsaker holdt utenfor pga lavt volum) Forhåndsgodkjenninger – 695 ferdigbehandlede saker v/UiO i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 20 dager ved SV og HF Mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev Mottar søknad Saksbehandler vurderer sak, registrerer i FS. Resultatet vises i Studentweb Enkel innpassingsaker norsk utdanning – ca 150 ferdigbehandlede saker v/SV i 2010 Gjennomsnittlig gjennomløpstid 5 dager ved SV

9 Prosjektopplegg-A3 for: IHR Studentmobilitet – godkjenning og innpassing, Plangruppe:studieadministrasjon Gruppe 1 Revidert: 21.9.11 Status: UNDER ARBEID sendt til prosjektleder :29.09.2011 Studenter er misfornøyd med lang saksbehandlingstid, flere kontaktpunkter, uforutsigbarhet ved søknad om innpassing og godkjenning – de er usikker på hva som blir godkjent og hvilke emner de skal avlegge Ansatte opplever godkjenningsfeltet som stort og uoversiktlig, både når det gjelder innsikt i andre utdanningssystemer, regelverk for hva som kan godkjennes/ innpasses og hvordan man best bruker ePhorte og FS. Saksflyten har mange ledd. Arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart. Aktører: -Studentene som opplever lang saksbehandlingstid og usikkerhet rundt søkeprosessen og utfallet -Administrasjonen som må ha oversikt over et stort saksfelt og er prisgitt kollegaer i SIS eller på andre fakultet for å få hjelp med vanskelige saker -Vitenskapelig tilsatte som i ulik grad involveres i saksbehandlingen. Saksfeltet er komplisert - man bør ha oversikt over all verdens høyere utdanning, noe som er problematisk, spesielt på de mindre fakultetene. Saksbunken vokser i pressperioder og behandlingstiden øker Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene knyttet til godkjenningsarbeidet (SiS, arkiv, fs-hjelp, fak.nivå, inst.nivå, Lånekassen og NOKUT) og dette fører til at svært få har oversikt over helheten. Infosentre, eksamenskontor og studiekonsulenter som rydder utdanningsplaner er instanser som ikke jobber med godkjenning, men som er avhengig av å forstå hva som blir vedtatt for å kunne ivareta sammenhengen mellom godkjenning - utdanningsplan – grad/vitnemål. Lokale praksiser for saksbehandling og registrering i FS florerer. Noen eksempel: HF registrerer emne for emne, mens SV og UV i mange tilfeller finner samlebetegnelser. Ulike godkjenningskategorier i FS benyttes og det er ulik praksis for når i prosessen saken registreres. Dette gjør det vanskelig å finne gode tall på type saker og saksbehandlingstid. SV registrerer enkle saker kun i FS, uten å bruke ephorte- dette forenkler og korter ned saksbehandlingstiden. Alle fakultetene sender ut mottatt-brev el e-post, med unntak av SV. Komplisert saksfelt uten systemeier for godkjenning som helhet har ført til kompliserte lokale rutiner. Det er kultur for å utvikle fakultetsvis praksis. Utfordrene når fakultetene må samarbeide om saker, når studentene skifter fakultet og når man skal ta ut tall. Fragmentert ansvarsdeling: Program og emnekompetanse ligger til fakultetene. Fagkompetanse på utenlandsk utdanning finnes hovedsakelig i SIS. Forskriftskompetanse og FS-ansvar i SST og arkivlovkompetanse hos arkivet. Kompliserte saker uten fasit fører til at man bruker mye tid og involverer mange instanser for å finne svar Det er vanskelig å unngå bunketid når godkjenningssakene kommer inn ved studiestart (topper) Informasjon om godkjenning oppleves som utydelig for studenten, som derfor har vanskeligheter med å forstå hvilken dokumentasjon som trengs og hvor de skal henvende seg. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Mål – formål/suksesskriterier Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Bakgrunn – valg av arbeidsprosess 1.Skape en mer profesjonell og robust organisasjon på feltet studentmobilitet/godkjenning/innpassing ved å ha Lik praksis innen saksbehandling, standardisering av arbeidsrutiner på tvers av UiO. Sentralisert systemansvar, kompetanse og myndighet til å fastsette felles rutiner og retningslinjer hos Studieavdelingen. Heve kompetanse blant ansatte – systemkompetanse, samt gi dem en bedre oversikt over hvor man kan henvende seg med spørsmål knyttet til utenlandsk utdanning. større medarbeidertilfredshet 2.Redusere saksbehandlingstid Forenkle saksbehandling og korte ned saksbehandlingstiden ved å kutte behandlingsledd der det er mulig –se seks-feltstabell på neste side 3.Studentene skal behandles likt og få lik informasjon uavhengig av fakultetstilknytning Bedre oversikt for studentene (nettsider med oversikt over saksgang og behandlingstid) Handlingsplan – implementering Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsning

10 Gruppe 2: Lokalopptak - avgrensning Alle opptaksprosesser ved UiO som ikke er en del av NOM-opptaket (opptak til grunnutdanninger gjennom Samordna opptak) og opptak til PhD Prioritert: Master, PPU og SFM

11 Lokalopptak Enkeltemner (12000 søknader/år) Bachelor (ulike forkunnskapskrav), master, hospitanter, valgemner Master, inkl PPU (16000 søknader/år) 1-2-årig (inkl. erfaringsbasert), SFM /kvote, PPU Diverse (3500 søknader/år) Innpassing, SFB, årsenhet i fransk i Frankrike, antikkemner Roma/Hellas, årsenhet realfag via Bjørknes, norskkurs, sommerskolen, Gründerskolen, vgs-elever (UNG), overgang Etter- og videreutdanning (1700 søknader/år) Ekstern/internfinansiert, spesialistutdanningen OD

12 Kartlegging En arbeidsflyt består av opptil 13 ulike ledd Informasjon Forberedelse søknadsprosess FAK Forberedelse søknadsprosess STA Mottar søknad Behandler søknad STA Behandler søknad FAK Behandler søknad INST Opptak FAK/INST Opptak STA Svarer søker FAK/INST Svarer søker STA Motta/registrere svar Tildele studierett

13 Prosjektopplegg-A3 for: IHR lokalopptak Plangruppe: studieadministrasjon Gruppe: 2 Revidert: 29.9.11 Status: UNDER ARBEID sendt til prosjektleder :28.09.2011 Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og studenter. Arbeidsprosessen masteropptak er valgt pga høyt volum og antatt størst gevinstpotensial. Prosessene involverer mange ledd, (institutt/fakultet/sentraladm), det er liten grad av strømlinjeforming, og kompleksitet i saker samt grenseflater mot andre prosesser skaper frustrasjon blant medarbeiderne. De fleste lokalopptak foretas på enhetene. Det er varierende grad av koordinering av prosesser, og saksbehandlingsrutiner og –tid varierer mellom enhetene. Det finnes ingen enhetlig praksis for gjennomføring av arbeidet. For mange medarbeidere utgjør opptak kun en liten del av stillingen. Arbeidet utføres en til to ganger i året, og oppgaven tildeles ofte nytilsatte medarbeidere. Samtidig er dette et felt med høy kompleksitet som krever erfaringsbasert kompetanse. Totalt mottar UiO ca 33000 søknader til lokale opptak per år. Ca 16000 av disse er søknader om opptak til master, mens 12000 gjelder enkeltemner. Andre mindre opptak står for resten av søknadsmengden. Søkerne må potensielt forholde seg til mange ulike instanser ved UiO, og kan ha inntil 4 kontaktpunkter (på fakultet, institutt, program og i Studieavdelingen) i samme søknadsprosess. Potensialet for flere elektroniske løsninger i FS utnyttes i varierende grad, da kjennskapen til relevante moduler ikke er god nok. Skyggebaser i f.eks Excel brukes i mangel på kunnskap om bedre alternativer. Ufullstendig regelverkskompetanse utgjør en risiko for feil i saksbehandlingen samt feilinformasjon til søkere. Dette gjelder særlig forhold som har med vurdering av fullstendig opptaksgrunnlag (oppnådd BA-grad, generell studiekompetanse, faglig fordypning). Aktiv saksbehandlingstid varierer ut fra sakens kompleksitet, og avhenger også av hvor mange saksbehandlere som involveres på de ulike nivåene. Kartleggingen viser at det ikke er felles rutiner på feltet ved UiO. Det har vokst fram ulike lokale praksiser på enhetene. De tekniske løsningene vi har utnyttes i ulik grad. Det er stor turnover blant medarbeidere, og manglende system for opplæring av nye medarbeidere på feltet. Dette fører til at det er vanskelig å opprettholde tilstrekkelig kompetanse og kvalitet i oppgaveutføringen. Utydelig rolle- og ansvarsfordeling. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Bakgrunn – valg av arbeidsprosess Økt standardisering av prosesser ved etablering av ”beste praksis” Redusere antall lokale praksiser bedre utnyttelse av IS-systemer Økt kompetanse og kvalitet Mer stabil kompetanse/økt kontinuitet på feltet Redusere aktiv saksbehandlingstid per sak Økt tilfredshet blant medarbeidere og studenter Mer forutsigbar prosess for søkerne antall kontaktpunkter reduseres informasjon forbedres likebehandling Mål – formål/suksesskriterier forts. Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsning Handlingsplan – implementering

14 Status Kartlegging ferdigstilt Policy-avklaring med linjen Ferdigstille anbefaling Mål Forenkling, bruke mindre admin. ressurser Følge regelverket SFB-opptakStudiekvalitetsrapporten Mål Forenkling, bruke mindre ressurser Fokusere på det som gir relevant og nyttig informasjon Status Skal inngå i tertialrapportering Kvalitetssystemet revideres Færre rapporter og sjeldnere frekvens Status Policy-avklaring med linjen Ses i sammenheng med omorganisering KA Mål Redusere feil Hensiktsmessig arbeidsdeling Avklare ansvar og myndighet Rombooking utenom FinnRom Status Policy-avklaring med linjen Lage forbedret arbeidsflyt Mål Kartlegge ressursbruk i ulike organisasjonsmodeller Etter- og videreutdanning Andre mindre tiltak

15 Prioriteringer fremover - tankemodell Bygge på opparbeidet kompetanse og på de felter som allerede er startet i gang Møter målformuleringen i henhold til kontinuerlig forbedring Opparbeidet kompetanse ivaretas Bygger stein på stein og kverner oss innover i materien Ny områder med stort volum og de områder som berøres sterkt allerede igangsatte prosesser Må unngå at det tyter ut arbeidsoppgaver i andre enden av arbeidsprosessmatrisen Fortsatt fokus på volum

16 Har dere noen forslag til ting vi bør ta tak i?

17 Prioriteringer fremover - forslag (1) Bygge på opparbeidet kompetanse og på de felter som allerede er startet i gang Inn og utreisende utvekslingsstudenter (bygger på gruppe 1) Kartlegge arbeidsprosesser og identifisere problemområder. Legger vekt på opptak av innreisende utvekslingsstudenter. IS-systemene fungerer ikke godt nok. Uavklarte ansvarsforhold og –linjer Enkeltemner (bygger på gruppe 2) Prinsipielle avklaringer må gjøres. Store volum

18 Prioriteringer fremover - forslag(2) Ny områder med stort volum og de områder som blir sterkt påvirket av allerede igangsatte prosesser Planlegge og gjennomføre eksamen – Ny, store volum Avklare hensiktsmessig arbeidsdeling mellom nivåer. Avveining mellom bruk av administrative resurser og riktig servicenivå. Kvalifikasjon – Ny, avhengig av gruppe 1 og 2 og eksamen Små volum men er sluttkontroll på studier gjennomført ved UiO. Kan ha stor innvirkning på administrative IT-systemer Forvalte og følge opp regelverk – Ny, stor innvirkning på alle felter Relativt små volum. Område med stor påvirkning. Kartlegge eksisterende praksis og merke seg felter inn mot de områder man setter i gang

19 Mer informasjon Kontaktpunkter: Jenny Nornes (plangruppeleder) Gry Anita Hemsing (dokumentarist) E-post: ihrstudier-kontakt@admin.uio.noihrstudier-kontakt@admin.uio.no Ny nettside om IHR-studier: www.uio.no/ihr www.uio.no/ihr –Oppdateres jevnlig med store og små nyheter fra IHR- studier