IHR – Studier Internseminar, Studieavdelingen 21.9.2011.

Presentasjon om: "IHR – Studier Internseminar, Studieavdelingen 21.9.2011."— Utskrift av presentasjonen:

1 IHR – Studier Internseminar, Studieavdelingen 21.9.2011

2 Formiddagens program 9.15: Velkommen ved Monica. 9.30: IHR - overordnede perspektiver ved Gunn-Elin og ny prosjektdirektør Ingar Pettersen. 10.30: Pause. 10.45: IHR- studiefeltet ved Jenny. 11.30: Hvordan kan hver enkelt bidra til at IHR lykkes? Ved Jenny. 12.00: Lunsj (hotellet har innmari god lunsj!)

3 Overordnet kartlegging Fordeling av administrative og tekniske støttestillinger

4 Hovedmål Øke kvaliteten og frigjøre ressurser i de administrative arbeidsprosessene Det skal oppnås en effektiviseringsgevinst på mellom 10 og 30 %, målt som en kombinasjon av mindre ressursbruk og kvalitetsheving. De frigjorte ressursene skal brukes til å styrke forskning og undervisning.

5 Skal flytte resurser til kjerneaktivitetene Undervisning Forskning Formidling Prosessen skal ikke svekke støttetjenestene til primærvirksomheten, og skal ikke resultere i at vitenskapelig ansatte får flere administrative oppgaver.

6 Overordnede målsetninger for arbeidet H11 1. Studentmobilitet - Godkjenning og innpassing All utdanning som ikke er fra UiO. Foreløpige mål: gjøre større gjennomgripende endringer for å: Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom ulike nivåer 2. Lokalopptak Foreløpige mål: senke frustrasjonsnivået, Korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, sikre riktig kompetanse på de tunge sakene Området involverer alt som ikke er NOM-opptak Overordnet kartlegging og definering av hele internasjonaliseringsfelt et. Vurdere hvilke andre prosesser enn godkjenning/innpassing som bør gjennomgås når ift kapasitet og gevinstpotensial. Gå opp grenseflater

7 Foreløpig organisering H11 Plangruppe IHR-studier: Leder: Jenny Nornes (SV/STA) Plangruppedokumentarist: Gry Anita Hemsing (STA) Hovedtillitsvalgt: Christer Wiik Aram Leder arbeidsgruppe 1: Camilla Thorkildsen (SV) Leder arbeidsgruppe 2: Camilla Haugland (STA) IHR-direktør: Ingar Pettersen Ansvarlig andre mindre tiltak: Line Sletten (UV) Møterett: dokumentarister arbeidsgrupper Plangruppe IHR-studier: Leder: Jenny Nornes (SV/STA) Plangruppedokumentarist: Gry Anita Hemsing (STA) Hovedtillitsvalgt: Christer Wiik Aram Leder arbeidsgruppe 1: Camilla Thorkildsen (SV) Leder arbeidsgruppe 2: Camilla Haugland (STA) IHR-direktør: Ingar Pettersen Ansvarlig andre mindre tiltak: Line Sletten (UV) Møterett: dokumentarister arbeidsgrupper Arbeidsgruppe 1 - Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 1 - Internasjonalisering: Godkjenning og innpassing: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 2 - Lokalopptak: Leder Dokumentarist Arbeidsgruppe 2 - Lokalopptak: Leder Dokumentarist Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere IHR- direktør Universitets- direktøren Direktør- nettverket Universitets- styret Løpende dialog: Studentparlamentet

8 Om arbeidsgruppene Antall medlemmer (7 medlemmer, hvorav en leder og en dokumentarist) Kompetanse (blanding av bredde og spesialistkompetanse, forvaltning, lovverk, systemer) Representativitet (STA, UV, SV, HF, MN, sentralt, fakultet, institutt)

9 Tentative hovedmilepæler Kartlegging ferdig 21.sept (vi gjøre en virkelighetssjekk med dere) Diskutere status og overordnet retning med studieledere og direktørnettverk medio oktober Redesign ferdig ca 7. nov Levere belutnings-/høringsnotat ca 1. des Høringsrunde

10 Deltakere arbeidsgrupper IHR-studier H2011 Gruppe 2: Lokalopptak 1.Camilla Haugland- STA (leder) 2.Åshild Lunde - STA -FS/rutine (dokumentarist) 3.Morten Isnes - UV - PPU/FS 4.Kristin Simensen - HF 5.Joakim Dyrnes - SV-ISS 6.Anne-Lise S Hansen -MN 7.Jeanette Da Silva- SiS/STA Gruppe 1: Studentmobilitet- Godkjenning og innpassing: 1.Camilla Thorkildsen - SV (leder) 2.Mona Bye – STA/FS (dokumentarist) 3.Anne Mette Nessøe - UV 4.Sissel Vestre – SIS - godkjenningsgruppa 5.Gunnar Malmin - SV-PSI 6.Lars Lønning – HF 7.Marianne Jacobsen - MN

11 Lokalopptak Enkeltemner (12000 søknader/år) Bachelor (ulike forkunnskapskrav), master, hospitanter, valgemner Master, inkl PPU (16000 søknader/år) 1-2-årig (inkl. erfaringsbasert), SFM /kvote, PPU Diverse (3500 søknader/år) Innpassing, SFB, årsenhet i fransk i Frankrike, antikkemner Roma/Hellas, årsenhet realfag via Bjørknes, norskkurs, sommerskolen, Gründerskolen, vgs-elever (UNG), overgang Etter- og videreutdanning (1700 søknader/år) Ekstern/internfinansiert, spesialistutdanningen OD

12 Prioritering 1. prioritet: masteropptak, inkl SFM og PPU –Størst volum –Involverer alle nivå (inst/fak/SA) –Mye frustrasjon, særlig mtp søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn –Få felles løsninger, stort potensial –Fokus på bruker (søker) –Mange grenseflater

13 Studentmobilitet Innpasning og godkjenning Alt som ikke er fra UiO Ivareta vitnemålsperspektivet Studentfokus SFM utenfor mandat da det ivaretas av opptaksgruppen

14 EnkelTung Ekstern Jevngodhetsvurdering: Presedenssaker Kjente utdanningssteder Ikke ECTS Ukjent institusjon Ukjente papirer papirløse/ikke verifiserbare (flyktninger) fremmed språk Nivåvurdering Praksisvurdering (relevant) Student Endelig godkjenning iht forhåndsgodkjenning frie emner Enkle innpass: Exphil/exfac frie emner 40-språk presedenssaker Ukjente/gamle Studiepoengsystemer Ukjente/gamle Utdanningssystemer Flere ganger godkjenningssaker Endelig godkjenning ikke iht forhåndsgodkjenning Søker Volumsaker ECTS-saker/Bologna Ikke ECTS Ukjent institusjon Ukjente papirer papirløse/ikke verifiserbare (flyktninger) fremmed språk

15 Arbeid med andre mindre tiltak: 1.Små, enkle grep innen godkjennings- og innpassingsprosesser (Tilrettelegge for arbeidsstuer, samarbeid på tvers. Mål = korte ned ventetid for studenter, dele kompetanse på tvers av enheter) – Ses i sammenheng med oppstart av de to arbeidsgruppene og grovkartleggingen av de to prioriterte områdene. 2.Studiekvalitetsrapporten (Mål i første omgang: forenkle rapporteringsprosess, fokusere på det som gir relevant og nyttig informasjon) – I gang. Skal inngå i årssyklus (tertialrapportering). 3.SFB-opptak (mål: forenkling, bruke mindre admin. ressurser) – Avholdt kartleggings- og redesignworkshoper. NÅ: Forberedelse av oppsummerings- /beslutningsnotat. 4.Rombooking utenom FinnRom (mål: redusere feil, hensiktsmessig arbeidsdeling) – Avholdt kartleggings- og redesignworkshoper. NÅ: Forberedelse av oppsummerings-/beslutningsnotat. 5.Etter- og videreutdanning (Mål: kartlegge ressursbruk i ulike org. modeller) Kartlegging foretatt, redesign gjenstår I tillegg synliggjøre pågående utviklings- og forbedringsprosesser, spesielt innen muntlig og skriftlig studieinformasjon. Arbeidet koordineres i infoko-nettverket. NÅ: Tar tak i bekreftelser som antas være unødige, tettere samarbeid muntlig info og webinformasjon.

16 Gevinstpotensiale for ulike brukergrupper Studenter Vit. ansatte Admin. ansatte Eksamen Lokalopptak Student- mobilitet Admin undervisning EVU Rombooking Opptak SFB Studie- kvalitetsrapport Innpassing/ godkjenning Mindre tiltak Prioriterte områder

17 Hva er vitsen med måten vi jobber på og hva kan vi oppnå? Gjøre oppgaver som skaper merverdi Lage en forbedringskultur – kontinuerlig jakt på de beste rutinene Standardisering – felles løsninger på tvers som endres i takt med at organisasjonen endrer seg Unngå frustrasjoner Arbeidsglede og optimisme!

18 Sunt fornuft satt i system Vi må finne dypstrukturen Det som ligger under overflaten vil ofte være det som gir styringskraft og retning Det eksisterende skal ikke nedkjempes men forbedres: Finne beste, og kontinuerlig forbedre beste praksis! Hvis vi alle skjerper oss litt så når vi langt

19 Mer informasjon Kontaktpunkter: Jenny Nornes (plangruppeleder) Gry Anita Hemsing (dokumentarist) E-post: ihrstudier-kontakt@admin.uio.noihrstudier-kontakt@admin.uio.no Ny nettside om IHR-studier: www.uio.no/ihr www.uio.no/ihr –Oppdateres jevnlig med store og små nyheter fra IHR- studier

20 Så til neste punkt!

21 Hvordan kan jeg bidra? Hva er min IHR?

22 KJERNEAKTIVITET ? ROLLE ENKELTSAKER ÅPEN LYTTENDE NYSGJERRIG PERFEKSJON? UENIGHET SYSNSVINKEL POSISJON ? OPTIMISME STANDARDER HELHET KOMPETANSE SAMMEN SMARTERE SAMARBEID OFFENSIVT RESSURSER SAMMENHENG smått STORT SKJERPINGS

23 Tenk deg litt om… SNAKK SAMMEN TRE OG TRE NOTER NOEN PUNKTER

24 Lunsj klokken 12-13.00 13.00: Hvordan kan vi sammen (STA) bidra til at IHR lykkes? 14.30: Hverdagssløsing – filmeksempel 15.15: Pause. 15.30: Hvordan kan jeg bidra til å gjøre min leder god? Gruppearbeid 16.45: Kort avslutning ved Monica og en praktisk øvelse ved Gry Anita. 18.00: Middag.

25 Hva fant dere ut før lunsj? Kan du bidra? Kan kollegaen din bidra? Hva er din IHR?

26 Hvordan kan vi sammen (STA) bidra til at IHR lykkes? Dere er inndelt i grupper Skriv alt dere kommer på lappene – individuelt Presenter dine to viktigste lapper for gruppen Stem frem de tre viktigste bidragene fra din gruppe Gruppeleder presenterer

27 Prosessoptimering Identifisere brukerverdien Kartlegg arbeidsprosesser Skape arbeids- og saksflyt uten stopp Forbedre styringsprinsipper Gjennomfør forbedringer løpende

28 7 TYPER ‘SLØSING’ Unødvendig bevegelse Ventetid Transport Lager Feil Dårlige prosesser Overproduksjon

29 Hverdagssløsing …og så en liten film

30 Hverdagssløsing Hva kunne han gjøre annerledes? Beveger han seg unødvendig? Venter han på noe uten å gjøre noe annet under tiden? Hvordan er prosessen egentlig? Produserer han passe mye? Møter han brukerens ønsker og forventninger?

31 Kaffepause!

32 Hvordan kan jeg bidra til å gjøre min leder god?

33 Fra Dagens Næringsliv 19.9.2011 «Mellomledere er i en evig skvis! Mellom eierskap til toppleders beslutninger og forståelse for medarbeideres hverdag, mellom fokus på utøvende lederskap og fokus på operativt faglig arbeid, mellom fellesskap på toppen og fellesskap blant medarbeiderne, mellom prioritering av hva som haster og hva som er viktig! «

34 Fra artikkelen "Dritten i midten!" Ledernytt I dagens lederintervju hiver sjefen for Opera Software, Lars Boilesen, seg på. Selv om selskapet nå har 800 ansatte verden over, vil han fortsatt være «liten i ånden», og ha en så flat struktur som mulig for: «Hvis du har et kobbel med mellomledere mellom deg og de ansatte, mister du som leder kontakt med dem som skaper resultatene.» Han mener også at ledere skal være operative og blant de beste i sitt team.

35 SE MEG INVOLVERING KONTORLANDSKAP ENDRINGSAGENT SER IKKE HVA JEG GJØR VET IKKE HVA JEG GJØR ALT HENGER SAMMEN MED ALT FOR SVAK! KULTUR MINDRETALLETS TYRANNI MEDARBEIDER- SAMTALER KOMPETANSEHEVING URBAN MYTH URETTFERDIG MESTRING LITE GJENNOM- SLAGSKRAFT FEIL STILLINGSKODE LAV LØNN MISNØYE-KOS TATT PÅ ALVOR RESULTATER SYKEFRAVÆR PERSONALSAKER TEAM ENSOMHET TILLIT EKSKLUDERING UPÅLITELIG ANSVARLIGGJØRING SEKSJON

36 Lånt fra Hartmark MOTIVASJON KOMPETANSE LAV HØY

37 Gruppearbeid Dere er inndelt i grupper Skriv alt dere kommer på lappene – individuelt Presenter dine to viktigste lapper for gruppen Stem frem de tre viktigste bidragene fra din gruppe Gruppeleder (eller annen supermotivert person) presenterer

38 Nå nærmer vi oss slutten Oppsummering ved Monica Standardiseringsøvelse hvis vi har tid