Status: Under arbeid Arbeidsgruppe: 2 Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant.

Presentasjon om: "Status: Under arbeid Arbeidsgruppe: 2 Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant."— Utskrift av presentasjonen:

1 Status: Under arbeid Arbeidsgruppe: 2 Bakgrunn – valg av verdistrøm Mål – formål/suksesskriterier Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og studenter. Feltet har ingen overordnet prosesseier, noe som gir en utydelig rolle- og ansvarsfordeling. De fleste lokalopptak foretas på enhetene. Det fører til en varierende grad av koordinering av prosesser, og saksbehandlingsrutiner og –tid varierer mellom enhetene. Det finnes ingen enhetlig praksis for gjennomføring av arbeidet. Mangel på koordinering av prosesser fører også til at saker behandles flere ganger og flere steder. For mange medarbeidere utgjør opptak kun en liten del av stillingen. Arbeidet utføres en (i noen tilfeller to) gang i året, og oppgaven tildeles ofte nytilsatte medarbeidere. Samtidig er dette et felt med høy kompleksitet som krever erfaringsbasert kompetanse, mens systemer for opplæring ikke finnes i tilstrekkelig grad. Dette fører til at det er vanskelig å opprettholde tilstrekkelig kompetanse og kvalitet i oppgaveutføringen. Arbeidet foregår også i perioder med stort tidspress på enhetene, mange sammenfallende oppgaver. Etablering av ”beste praksis” Redusere antall lokale praksiser bedre utnyttelse av IS-systemer Økt kompetanse og kvalitet Mer stabil kompetanse/økt kontinuitet på feltet Redusere aktiv saksbehandlingstid per sak Økt tilfredshet blant medarbeidere og studenter Fokus på søker Forenkling av søknadsprosess antall kontaktpunkter reduseres informasjon forbedres Likebehandling – øke forutsigbarhet og etterprøvbarhet i saksbehandlingen Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Hvert år behandles ca 17000 søknader om opptak til masterprogram ved UiO. Det er 43 antall ulike opptak, med til sammen 359 søknadsalternativer fordelt på 263 søknadsalternativer til høst- og 96 søknadsalternativer til våropptak. Noen av disse er forbeholdt spesielle søkergrupper, fx selvfinansierende master og kvoteprogrammet. Det er flere søkere enn studieplasser. 3245 personer har to eller flere søknader til masterprogram (inkl PPU) ved UiO i 2011. Søknadsfristene til masterprogram ved UiO er i dag 1. mars, 15. april eller 1. juni for opptak til høstsemester, avhengig av hva som er fastsatt i programplanen til det enkelte program. Tilbud om studieplass med studiestart høst sendes for de fleste programmene ut i siste halvdel av juni- første halvdel av juli. Søkere som søker flere masterprogram ved UiO må forholde seg til flere ulike søknads- og ettersendingsfrister samt tilbuds- og svartidspunkter for de ulike søknadene sine. Tall for 2011 viser at 3245 personer har søkt to eller flere søknadsalternativer til masterprogram (inkl PPU) ved UiO. En søknad skal i enkelte tilfeller behandles både i Studieavdelingen og ved enhetene. I slike tilfeller må papirer sendes mellom enhetene, og søker må sørge for å sende riktige papirer til riktig sted. Søkerne må potensielt forholde seg til mange ulike instanser ved UiO, og kan ha inntil 4 kontaktpunkter (på fakultet, institutt, program og i Studieavdelingen) i samme søknadsprosess. Potensialet for flere elektroniske løsninger i FS utnyttes i varierende grad, da kjennskapen til relevante moduler ikke er god nok. Skyggebaser i f.eks Excel brukes i mangel på kunnskap om bedre alternativer. Ufullstendig regelverkskompetanse utgjør en risiko for feil i saksbehandlingen samt feilinformasjon til søkere. Dette gjelder særlig forhold som har med vurdering av fullstendig opptaksgrunnlag (oppnådd BA-grad, generell studiekompetanse, faglig fordypning). Aktiv saksbehandlingstid varierer ut fra sakens kompleksitet (jf kartlegging av enkle vs komplekse saker), og avhenger også av hvor mange saksbehandlere som involveres på de ulike nivåene. Potensielt 13 ledd involvert i saksbehandlingen. Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Handlingsplan – implementering Oppfølging Rapporteringsskjema IHR Plangruppe: Studier Siste revisjon: 28.10.11AEL

2 Aktører/roller (instanser) Universitetsstyret Universitetsdirektør Direktørnettverket Studiedirektøren Studiekomiteen Studiadministrative fora fakultetene Plangruppeleder Plangruppe Arbeidsgruppeleder Arbeidsgruppene Referansegruppe: Administrative studieledere Ekstern konsulent IHR-sekretariatet/referansegruppen R e s u l t a t l ø p Milepælsbeskrivelse Planlagt ferdig dato Mile- pælnr Milepælen er oppnådd :12345678 9101213 09.09.2011 1når oppstartseminaret på Leangkollen er avholdt U 14.09.2011 2når første workshop er avholdt IIUU 21.09.2011 3når arbeidsgruppens mandat, milepælplan og A3 er sendt plangruppeleder B U 21.09.2011 4når kartlegging av arbeidsflyt er sendt plangruppeleder UI 28.09.2011 5når møter er avholdt med opptaksmedarbeidere på UV og SV (HF/MN?) IIUI 29.09.20116Når møte med lokalopptaksmedarbeidere i SSO er avholdtIIU 07.10.2011 7når andre workshop er avholdt IIUU 17.10.20118Når tredje workshop er avholdt 19.10.20119Når møte med Knutepunktet er avholdtIIU 26.10.201110Når har deltatt på workshop med opptaksmedarbeidere på MN 27.10.2011 11Når felles workshop for arbeidsgruppene er avholdt II U 1.11.2011 12når møter er avholdt med opptaksmedarbeidere i STA IIUI 02.11.2011 13når fjerde workshop er avholdt II U 07.11.2011 14når redesign er sendt plangruppeleder BIUU UBbaARIrUBbaARIr Utfører arbeidet Hovedbeslutning Delbeslutning Framdriftsansvar Kompetanseoverføring Må rådspørres Må informeres Kan tilkalles for diskusjon Prosjektnavn : IHR-studier - fase 2, H11 Prosjektleder : Jenny Nornes Versjon nr: 1 Sist endret dato: 20.09.11 av CH Godkjent dato: UTKAST Godkjent av:

3 En arbeidsflyt består av opptil 13 ulike ledd Informasjon Forberedelse søknadsprosess FAK Forberedelse søknadsprosess STA Mottar søknad Opptak FAK/INSTOpptak STA Svarer søker FAK/INST Svarer søker STA Motta/registrere svar Tildele studierett Sløsing Behandler søknad STA Behandler søknad FAK Behandler søknad INST/PROG

4 Tidsestimering – Case: Søknadsprosess med ca 100 søkere, enkle og kompliserte saker – Total gjennomstrømningstid: 5-6 mnd – Aktiv tid: 6-12 dager avhengig av sakenes kompleksitet Identifisert sløsing – Bruk av både søknadsweb og papirskjema – Saken sendes fram og tilbake mellom enheter – Dobbeltregistreringer – Ufullstendige søknader – Uavklart ansvars-/rollefordeling

5 Ny prosessflyt Informasjon Tilsvarende NOM Se på ansvarsfordeling STA/FAK (søkeprosess sentralt, faglig info fak/inst) Spesielle behov (ex avisannonser, sam.arb.partere etc må ivaretas) Hvor skal veiledning gjøres? Web Forberedelse Datainnsamling og klargjøre FS Ivareta spesielle behov (ex tilleggsskjema i dag) Behandle Vurdere felles/generelle opptakskrav, inkl gsk Vurdere faglig kvalifikasjon Etterlyse dokumentasjon Godkjenning??? Forberede behandling i opptakskomite Avklare overbooking? Evt. i datainnsamlingen Opptakskomite Forslag: Fakultetsvise komiteer, bestående av opptaksleder + 3 adm. representant fra fakultet + studentrepresentant Adm. representant rådspør vitenskapelige ved behov Må ivareta kompetanse på utenlandsk utdanning (godkjenningskomp) Opptak Gjøres sentralt Gir 1 tilbud/søker Sender tilbud/avslagsbrev Avslutning Opprette studieretter Etterfylle Begrunnelser Klagebehandling Sjekke BA-vitnemål Verifisering av dokumentasjon

6 Forutsetninger Felles rutiner for alle masteropptak ved UiO Alle kan søke via søknadsweb En felles søknad om opptak til master ved UiO Dokumentasjon kan lastes opp i søknadsweb Forskiftsendinger: kun 1 tilbud, antall mulige søknadsalternativ, felles søknadsfrister/ ettersendingsfrist Vurderingsgrunnlag arkiveres i FS (unngå at søker også må søke om godkjenning av grad)

7 Måltall Antall kontaktpunkter for søker: 4 i dag Aktiv saksbehandlingstid: varierer enkle og kompliserte saker Antall ledd i prosessen: opptil 13 i dag Økt medarbeidertilfredshet Redusert ressursbruk