IHR – studier, Gruppe 2; Studentmobilitet Lokalopptak Leveranse til plangruppe i henhold til: Milepæl 4 Dato: 21.9.2011 Bearbeidet: 28.9.2011 Status: Mottatt.

Presentasjon om: "IHR – studier, Gruppe 2; Studentmobilitet Lokalopptak Leveranse til plangruppe i henhold til: Milepæl 4 Dato: 21.9.2011 Bearbeidet: 28.9.2011 Status: Mottatt."— Utskrift av presentasjonen:

1 IHR – studier, Gruppe 2; Studentmobilitet Lokalopptak Leveranse til plangruppe i henhold til: Milepæl 4 Dato: 21.9.2011 Bearbeidet: 28.9.2011 Status: Mottatt Aktørstatus: Rådspørring

2 Prosjektopplegg-A3 for: IHR lokalopptak Plangruppe: studieadministrasjon Gruppe: 2 Utarbeidet dato: 21.9.11 Status: UNDER ARBEID sendt til prosjektleder :28.09.2011 Dette er et felt med høyt frustrasjonsnivå både blant ansatte og studenter. De fleste lokalopptak foretas på enhetene. Det er varierende grad av koordinering av prosesser, og saksbehandlingsrutiner og –tid varierer mellom enhetene. Det finnes ingen enhetlig praksis for gjennomføring av arbeidet. For mange medarbeidere utgjør opptak kun en liten del av stillingen. Arbeidet utføres en til to ganger i året, og oppgaven tildeles ofte nytilsatte medarbeidere. Samtidig er dette et felt med høy kompleksitet som krever erfaringsbasert kompetanse. Totalt mottar UiO ca 33000 søknader til lokale opptak per år. Ca 16000 av disse er søknader om opptak til master, mens 12000 gjelder enkeltemner. Andre mindre opptak står for resten av søknadsmengden. Søkerne må potensielt forholde seg til mange ulike instanser ved UiO, og kan ha inntil 4 kontaktpunkter (på fakultet, institutt, program og i Studieavdelingen) i samme søknadsprosess. Potensialet for flere elektroniske løsninger i FS utnyttes i varierende grad, da kjennskapen til relevante moduler ikke er god nok. Skyggebaser i f.eks Excel brukes i mangel på kunnskap om bedre alternativer. Ufullstendig regelverkskompetanse utgjør en risiko for feil i saksbehandlingen samt feilinformasjon til søkere. Dette gjelder særlig forhold som har med vurdering av fullstendig opptaksgrunnlag (oppnådd BA-grad, generell studiekompetanse, faglig fordypning). Aktiv saksbehandlingstid varierer ut fra sakens kompleksitet, og avhenger også av hvor mange saksbehandlere som involveres på de ulike nivåene. Kartleggingen viser at det ikke er felles rutiner på feltet ved UiO. Det har vokst fram ulike lokale praksiser på enhetene. De tekniske løsningene vi har utnyttes i ulik grad. Det er stor turnover blant medarbeidere, og manglende system for opplæring av nye medarbeidere på feltet. Dette fører til at det er vanskelig å opprettholde tilstrekkelig kompetanse og kvalitet i oppgaveutføringen. Utydelig rolle- og ansvarsfordeling. Nåværende tilstand – hovedproblemstillingen Økt standardisering av prosesser ved etablering av ”beste praksis” Redusere antall lokale praksiser bedre utnyttelse av IS-systemer Mål – formål/suksesskriterier Se milepælsplan på baksiden. Redesign av opptaksprosessen til masterprogram ved UiO. Arbeidsprosessen masteropptak er valgt pga høyt volum og antatt størst gevinstpotensial. Prosessene involverer mange ledd, (institutt/fakultet/sentraladm), det er liten grad av strømlinjeforming, og kompleksitet i saker samt grenseflater mot andre prosesser skaper frustrasjon blant medarbeiderne. Kilde: John Shook (2008). Managing to Learn: Using the A3 Management Process to Solve Problems, Gain Agreement, Mentor, and Lead Handlingsplan – implementering Analyse – hovedårsaker bak problemstillingen Bakgrunn – valg av verdistrøm Anbefalinger – hovedpunkter i valgte løsning Økt kompetanse og kvalitet Mer stabil kompetanse/økt kontinuitet på feltet Redusere aktiv saksbehandlingstid per sak Økt tilfredshet blant medarbeidere og studenter Mer forutsigbar prosess for søkerne antall kontaktpunkter reduseres informasjon forbedres likebehandling Mål – formål/suksesskriterier forts.

3 3 Aktører/roller (instanser) Universitetsstyret Universitetsdirektør Direktørnettverket Studiedirektøren Studiekomiteen Studiadministrative fora fakultetene Plangruppeleder Plangruppe Arbeidsgruppeleder Arbeidsgruppene Referansegruppe: Administrative studieledere Ekstern konsulent IHR-sekretariatet/referansegruppen R e s u l t a t l ø p Milepælsbeskrivelse Planlagt ferdig dato Mile- pælnr Milepælen er oppnådd :12345678 9101213 09.09.2011 1når oppstartseminaret på Leangkollen er avholdt U 14.09.2011 2når første workshop er avholdt IIUU 21.09.2011 3når arbeidsgruppens mandat, milepælplan og A3 er sendt plangruppeleder B U 21.09.2011 4når kartlegging av arbeidsflyt er sendt plangruppeleder UI 28.09.2011 5når møter er avholdt med opptaksmedarbeidere på UV og SV (HF/MN?) IIUI ??.10.20116Når møte med Knutepunktet er avholdtIIU ??.10.20117Når møte med lokalopptaksmedarbeidere i SSO er avholdtIIU 07.10.2011 8når andre workshop er avholdt IIUU ??.10.2011 9når første utkast til redesign er klart BRU ??.10.2011 10når møter er avholdt med opptaksmedarbeidere i STA IIUI 28.10.2011 11når tredje workshop er avholdt II U 04.11.2011 12når fjerde workshop er avholdt II U 07.11.2011 13når redesign er sendt plangruppeleder BIUU UBbaARIrUBbaARIr Utfører arbeidet Hovedbeslutning Delbeslutning Framdriftsansvar Kompetanseoverføring Må rådspørres Må informeres Kan tilkalles for diskusjon Prosjektnavn : IHR-studier - fase 2, H11 Gruppe: 2 - Lokalopptak Prosjektleder : Jenny Nornes Versjon nr: 1 Sist endret dato: 20.09.11 av CH Godkjent dato: UTKAST Godkjent av: JN 28.9.2011

4 Lokalopptak - avgrensning Alle opptaksprosesser ved UiO som ikke er en del av NOM-opptaket (opptak til grunnutdanninger gjennom Samordna opptak) og opptak til PhD Se mandat for utfyllende informasjon

5 Lokalopptak Enkeltemner (12000 søknader/år) Bachelor (ulike forkunnskapskrav), master, hospitanter, valgemner Master, inkl PPU (16000 søknader/år) 1-2-årig (inkl. erfaringsbasert), SFM /kvote, PPU Diverse (3500 søknader/år) Innpassing, SFB, årsenhet i fransk i Frankrike, antikkemner Roma/Hellas, årsenhet realfag via Bjørknes, norskkurs, sommerskolen, Gründerskolen, vgs-elever (UNG), overgang Etter- og videreutdanning (1700 søknader/år) Ekstern/internfinansiert, spesialistutdanningen OD

6 Prioritet 1 H2011 Masteropptak, inkl SFM* og PPU* –Størst volum –Involverer alle nivå (inst/fak/SA/programnivå) –Mye frustrasjon, særlig mtp søkere med utenlandsk utdanningsbakgrunn –Få felles løsninger, stort potensial –Fokus på bruker (søker) –Grenseflater mot godkjenning/innpassing *SFM = Selvfinansierende master *PPU= Praktisk pedagogisk utdanning

7 Kartlegging En arbeidsflyt består av opptil 13 ulike ledd Informasjon Forberedelse søknadsprosess FAK Forberedelse søknadsprosess STA Mottar søknad Behandler søknad STA Behandler søknad FAK Behandler søknad INST Opptak FAK/INST Opptak STA Svarer søker FAK/INST Svarer søker STA Motta/registrere svar Tildele studierett

8 Kartlegging 2 Tidsestimering –Case: Søknadsprosess med ca 100 søkere, enkle og kompliserte saker –Total gjennomstrømningstid: 5-6 mnd –Aktiv tid: 6-12 dager avhengig av sakenes kompleksitet Identifisert sløsing –Bruk av både søknadsweb og papirskjema –Saken sendes fram og tilbake mellom enheter –Dobbeltregistreringer –Ufullstendige søknader –Uavklart ansvars-/rollefordeling

9 Gruppe 2: Lokalopptak 1.Camilla Haugland- STA (leder) 2.Åshild Lunde - STA -FS/rutine (dokumentarist) 3.Morten Isnes - UV - PPU/FS 4.Kristin Simensen - HF 5.Joakim Dyrnes - SV-ISS 6.Anne-Lise S Hansen -MN 7.Jeanette Da Silva- SiS/STA Antall workshop arbeidsgruppe: 2 Kontrollworkshop med saksbehandlere fra SV, UV og HF 28.09.2011. Resultater bekreftet. Vil avholde infomøte med STA 29.9.2011 Tallmateriale hentet fra FS Metodikk: arbeidsprosessanalyse

10 Prioritet 2 V2012? Enkeltemner Prinsipielle avklaringer må gjøres