Prosjekt utvidelse av mva-registrering Møte med lokal prosjektstøtte 21.september

Agenda Innledning Mva ved import av tjenester Bakgrunn og formål med endring av mva registreringen Hva omfattes, og hva omfattes ikke av den utvidede registreringen Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Anskaffelse Kombinert bruk, fordeling av inngående mva Justeringsreglene Krav til dokumentasjon Nye prosjekter Eksisterende bidragsprosjekter hvor det kreves fradrag for mva Prosjektnummerserier og mva koder Oppsummering og veien videre

Mva ved import av tjenester Ved import av tjenester er det kunden i Norge som må beregne og betale merverdiavgift Gjelder bare tjenester som ville vært avgiftspliktige ved omsetning i Norge. NTNU har etablert rutiner og særskilte avgiftskoder i regnskapssystemet for dette En analyse viser at få enheter har beregnet mva ved import av tjenester. Risiko for at NTNU har beregnet for lite mva ved import av tjenester Periode 01.05.2008 og fram til dd vil bli gjennomgått nærmere, for å avdekke evt omfang av for lite beregnet mva

Bakgrunn og formål med endringen NTNU har egen registrering i merverdiavgiftsmanntallet for oppdragsvirksomheten. Dette har gitt NTNU mer fradrag for inngående mva, sammenlignet med universitet/høgskoler som ikke har denne registrering NTNU har nå fått aksept fra Skatt Midt-Norge om å utvide denne registreringen til å omfatte BOA virksomheten (dvs både oppdrag og bidrag). Dette vil ha stor betydning for retten til fradrag for inngående mva Utvidelsen vil bare gjelde den delen av BOA virksomheten som faller inn under begrepet ”Forskningsvirksomhet” Dvs at BOA virksomhet som IKKE er forskning (f.eks undervisning og andre tilfeldige inntekter) vil falle utenfor

Bakgrunn og formål med endringen Utvidelsen krever endringer i både systemer og rutiner ved NTNU Nye rutiner planlegges innført f.o.m 01.11.2009. Historikk rettes tilbake til 01.05.2008 Det er etablert et prosjekt for å løse disse oppgavene Jfr info-skriv til fakultetene i juni

Agenda Innledning Mva ved import av tjenester Bakgrunn og formål med endring av mva registreringen Hva omfattes, og hva omfattes ikke av den utvidede registreringen Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Anskaffelse Kombinert bruk, fordeling av inngående mva Justeringsreglene Krav til dokumentasjon Nye prosjekter Eksisterende bidragsprosjekter hvor det kreves fradrag for mva Prosjektnummerserier og mva koder Oppsummering og veien videre

Hva omfattes – og hva omfattes ikke ? Utvidelsen gjelder kun bidragsprosjekter, det er ingen endringer for oppdrag Utvidelsen vil bare gjelde den delen av BOA - virksomheten som faller inn under begrepet ”Forskningsvirksomhet” Undervisning og andre inntekter som IKKE kan anses som forskning, faller utenfor Noen spesielle typer prosjekt kommenteres spesielt NFR prosjekter Anses som forskning – fradragsrett for inngående mva. Egne regler for prosjekter som gjelder finansiering av utstyr – jfr neste punkt på agendaen. Unntak kan forekomme Dr ing prosjekter Kan være kombinasjon av forskning og undervisning Antas hovedsakelig å være forskning Må vurderes konkret fra prosjekt til prosjekt Unntak kan forekomme

Hva omfattes – og hva omfattes ikke ? Prof II prosjekter Er normalt støtte til undervisning Vil i såfall ikke anses som forskning – og dermed ikke rett til fradrag for inng mva Unntak kan forekomme Konsulenttjenester Konsulenttjenester antas å være klassifisert som oppdrag, og ikke relevant for bidrag Helsetjenester Helsetjenester omfattes ikke NTNU utfører mye medisinsk forskning, men leverer i utgangspunktet ikke helsetjenester. Medisinsk forskning anses som forskning – og dermed rett til fradrag for inngående mva Reisestøtte Hvis reisestøtte til forskningsaktivitet – anses som forskning Hvis reisestøtte til annen aktivitet – anses ikke som forskning Uspesifisert reisestøtte anses ikke som forskning

Hva omfattes – og hva omfattes ikke ? Samarbeidsprosjekter finansiert av Forskningsrådet (SFF/SFI/FME) Anses som forskning Kurs Anses som undervisning; ikke fradragsrett for inng mva Avgiftspliktige konferanser Oppdrag – fradragsrett for inngående mva Arkeologiske utgravninger Gjelder kun Vitenskapsmuseet Eget møte for å gjennomgå prosjektene nærmere Gaver Formålet er avgjørende NUFU / NOMA Utredes nærmere

Hva omfattes – og hva omfattes ikke ? Oppdrag Bidrag   Forskning Ikke forskning Fradrag for inngående mva Ikke fradrag for inngående mva

Agenda Innledning Mva ved import av tjenester Bakgrunn og formål med endring av mva registreringen Hva omfattes, og hva omfattes ikke av den utvidede registreringen Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Anskaffelse Kombinert bruk, fordeling av inngående mva Justeringsreglene Krav til dokumentasjon Nye prosjekter Eksisterende bidragsprosjekter hvor det kreves fradrag for mva Prosjektnummerserier og mva koder Oppsummering og veien videre

Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Anskaffelse Hvis utstyret skal benyttes i forskningsvirksomhet Fradragsrett for inngående mva Hvis utstyret ikke skal benyttes i forskningsvirksomhet Ikke fradragsrett for inngående mva (selv om det f.eks er finansiert med midler fra NFR) Hvis kombinert bruk – Forskning/ikke forskning (f.eks undervisning) Delvis fradragsrett for inngående mva Grunnlaget for fordelingen skal være antatt bruk i forskning (både oppdrag og bidrag) F.eks med bakgrunn i timelogger eller andre fordelingsnøkler

Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr NB ! Det er BRUKEN og ikke FINANSIERINGSKILDEN som avgjør fradragsretten for inngående mva Kreative løsninger for å få fradragsrett for inngående mva på utstyrsanskaffelser som er finansiert over ramme / drift / RSO midler aksepteres ikke Dersom noen velger kreative løsninger og fradragsfører for mye inngående mva på utstyrsanskaffelser finansiert over ramme/drift; kan avgiftsmyndighetene trekke tilbake den særskilte registreringen, noe som vil få betydelige negative konsekvenser for NTNU

Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift I 2008 ble det innført nye ”justeringsregler” for mva Justeringsreglene gjelder driftsmidler med kostpris > kr 200.000 ekskl mva og fast eiendom med kostpris > kr 400.000 ekskl mva Justering vil si å korrigere tidligere fradragsført inngående mva på grunn av bruksendring; f.eks ved at driftsmiddelet overføres fra forskningsbruk til bruk i undervisning, driftsmiddelet selges etc - dersom avgiftspliktig bruk reduseres, må fradragsført MVA reduseres tilsvarende - dersom avgiftspliktig bruk øker i forhold til da fradraget ble tatt, øker fradraget tilsvarende

Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Justeringsperioden Maskiner, inventar og andre driftsmidler: Fem første regnskapsår etter anskaffelsen Det regnskapsår driftsmiddelet ble anskaffet medregnes Fast eiendom Ti første regnskapsår etter anskaffelsen eller fremstillingen Bagatellmessig endring i fradragsprosenten: ikke justering dersom endringen i fradragsprosenten er mindre enn ti prosentpoeng i forhold til fradragsprosenten ved justeringsperiodens begynnelse

Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Eksempel 1 Des 2009: Vitenskapelig utstyr kr 400.000 + mva kr 100.000 anskaffes til bruk i bidrags- og oppdragsfinansiert forskningsvirksomhet. Inngående mva fradragsføres med kr 100.000 Des 2011: Forskningsprosjektet avsluttes og utstyret overføres i sin helhet til bruk i undervisningsvirksomhet Bruk i forskningsvirksomhet (BOA) : 3 år Gjenværende ”justeringstid”: 2 år Ved overføring til bruk i undervisning, må derfor 2/5 av fradragsført inngående mva ved anskaffelsen tilbakebetales til staten. Dette utgjør kr 40.000

Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Eksempel 2 Des 2009: Vitenskapelig utstyr kr 400.000 + mva kr 100.000 anskaffes til følgende bruk: 40 % i bidrags- og oppdragsfinansiert forskningsvirksomhet 60 % i undervisningsvirksomhet Inngående mva fradragsføres med 40 % av kr 100.000 = kr 40.000 Des 2010: Bruken av driftsmiddelet endres slik at det videre framover brukes som følger 20 % i bidrags- og oppdragsfinansiert forskningsvirksomhet 80 % i undervisningsvirksomhet Gjenværende ”justeringstid”: 3 år Ved endring av bruk, må følgende mva tilbakeføres: Kr 100.000 x 3/5 x 20 % = kr 12.000 Endring av bruk med 20 % poeng

Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Justeringsregler merverdiavgift Krav til dokumentasjon / oversikt NTNU må til enhver tid ha oversikt over driftsmidler som faller inn under justeringsreglene når de er anskaffet hvor mye mva som er fradragsført dokumentasjon av fordelingsnøkkel etc Nærmere konkretisering av rutiner i neste møte Eget møte for enheter som har mye laboratorier og vitenskapelig utstyr Enhetene vil være ansvarlig for å utarbeide og arkivere denne dokumentasjonen Økonomiavdelingen vil foreta kontroller av utvalgte prosjekter / driftsmidler for å Vurdere hvorvidt vilkårene for fradragsføring av mva er tilstede Vurder hvorvidt justeringsreglene er håndtert korrekt

Agenda Innledning Mva ved import av tjenester Bakgrunn og formål med endring av mva registreringen Hva omfattes, og hva omfattes ikke av den utvidede registreringen Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Anskaffelse Kombinert bruk, fordeling av inngående mva Justeringsreglene Krav til dokumentasjon Nye prosjekter Eksisterende bidragsprosjekter hvor det kreves fradrag for mva Prosjektnummerserier og mva koder Oppsummering og veien videre

Dokumentasjon – NYE prosjekter Prosjektvurdering i Maconomy som tidligere. NYTT – Alle bidragsprosjekter må vurderes om de kommer inn under Forskningsdefinisjonen. Det vil være et tilleggsspørsmål for bidragsprosjekter som skal besvares. Det vil også bli utarbeidet hjelpetekster her. I tilfeller hvor det kan det oppstå tvil eller er utvist skjønn ved klassifisering av prosjektet, er det viktig å dokumentere hvordan en har kommet fram til konklusjonen. Kontrakt/avtale må underbygge at prosjektvurderingen i Maconomy er korrekt.

Systemmessige endringer Faneblad for Mva-vurdering vil bli tilgjengelig for de fleste finansieringskategoriene. Ny del 2B i mva-vurdering som MÅ besvares for bidragsprosjektene. Ett ekstra felt i øya Mva som angir om prosjektet tilhører kategorien forskning og har rett til fradrag for inngående mva. Endringene i Maconomy skal være på plass til 1.11, og prosjekter opprettet etter dette skal følger de nye rutinene. Konkrete rutiner gjennomgås i møte 19.oktober

Vurdering av aktive prosjekter Pr i dag har vi 4030 aktive bidragsprosjekter, hvorav er 2470 delprosjekter. Det vil være en stor jobb å sjekke alle kontrakter for å definere om prosjektene kommer inn under kategorien Forskning. Vi vil gjøre en forenklet vurdering av størsteparten av prosjektene som allerede er startet. Sentral jobb som pågår med å definere grupper av prosjekter som kan vurderes samlet. Ut fra dette vil vi angi hvorvidt prosjektet kommer inn under definisjonen forskning eller ikke. Eksempel på grupper: Småforsk, Prof II, Stipendiater, SFI, NOMA

Dokumentasjon - Aktive prosjekter Alle enheter vil få tilsendt excelfil med 2 ulike ark, som inneholder oversikt over alle aktive prosjekter med prosjektopplysninger hentet fra Maconomy. Ark 1: Innholder prosjekter hvor vi har definert hvilken gruppe de tilhører ut fra opplysningene på prosjektet. Basert på felles vurdering for gruppen, er prosjektet definert som innenfor kategorien forskning eller undervisning. Hvis dere har informasjon som gjør at prosjektet bør vurderes på en annen måte, må dette dokumenteres/begrunnes. Eksempelvis en Prof. II som er finansiert av en ekstern part og driver fullt ut med forskning. Prof. II er i hovedsak knyttet til undervisning og vi har valgt å definere hele denne gruppen som undervisning. Ark 2: Inneholder prosjekter som vi ikke har god nok kjennskap til for å klassifisere. Dette er prosjekter som dere selv må vurdere og angi hvilken gruppe de kommer inn under. For enkelte større sammensatte prosjekter kan det være behov for å dokumentere særskilt hvordan en er kommet fram til konklusjonen om at prosjektet anses som forskning.

Dokumentasjon - Aktive prosjekter forts. Excelfil med klassifisering av prosjektene returneres til Økonomiavdeling, som vil sørge for å registrere opplysningene på prosjektet i Maconomy. Hele arbeidsboken skrives ut og opplysningene bekreftes med signatur fra ansvarlig leder. Oversikten som viser hvilken gruppe prosjektene tilhører, samt vår redegjørelse for hvordan de ulike gruppene er vurdert, vil da fungere som dokumentasjon for prosjektene. Hvis det foreligger særskilt dokumentasjon av enkeltprosjekter bør dette også sendes med som vedlegg. Vi vil presiserer at det er den enkelte enhet selv som er ansvarlig for korrekt mva-vurdering og klassifisering av prosjektene. Jf. Delinstruks for merverdiavgiftsområdet fastsatt av økonomidirektøren 29. juni 2001. Økonomiavdelingen kan selvfølgelig kontaktes hvis det er behov for råd i forbindelse med vurdering av prosjektene.

Prosjektnummerserier og mva-koder Vi jobber for å finne en løsning som gjør det mulig å beholde eksisterende prosjektnummer for alle prosjektene. Hvis dette ikke er mulig, må prosjektene som ikke kommer inn under kategorien bidragsforskning endre nummer. Nye avgiftskoder for alle bidragsprosjektene. Ikke endelig avklart hvilke avgiftskoder som skal benyttes.

Agenda Innledning Mva ved import av tjenester Bakgrunn og formål med endring av mva registreringen Hva omfattes, og hva omfattes ikke av den utvidede registreringen Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr Anskaffelse Kombinert bruk, fordeling av inngående mva Justeringsreglene Krav til dokumentasjon Nye prosjekter Eksisterende bidragsprosjekter hvor det kreves fradrag for mva Prosjektnummerserier og mva koder Oppsummering og veien videre

Oppsummering og veien videre Prosjektgruppen jobber videre med utarbeidelse av detaljerte rutinebeskrivelser Skjema for kategorisering av aktive prosjekter – sendes enhetene for gjennomgang – 5.oktober Sendes pr mail til Lokal Prosjektstøtte, notat til enhetene vil også sendes i ePhorte, slik at ledelsen er orientert Svarfrist 12.oktober Nytt infomøte for lokal prosjektstøtte 19.oktober

Spørsmål ?