SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur Introduser hovedtema og undertema.   Deretter gjennomgås historienen nedenfor (”En historie om organisasjonskultur”). Tekstens mål er å skape forståelse for hva en organisasjon er. Vi tenker ikke ofte på hvilke signaler som gis i den organisasjonen vi tilhører. Denne illustrasjonen kan hjelpe oss til å se hvordan en organisasjon fungerer. Illustrasjonen bygger på foreningsarbeid ved UiO - skaper en fin overgang fra modul 2. Etter hvert avsnitt er det en organisasjonsteoretisk forklaring (står i fet kursiv). Her er det kursdeltakerne som skal diskutere seg frem til hva denne nye studenten møter – dvs. det som står i kursiv skal ikke leses opp, men være til hjelp for kursholder. Historien er hentet fra: Jacobsen, D. I. og Thorsvik, J. 1997:9-10 En historie om organisasjonskultur: Du er ny som student på Blindern og har lyst til å bli bedre kjent med studentmiljøet ved å delta i en studentsosial forening. Du blir kjent med en medstudent som snakker varmt om det gode miljøet i forening X – du bestemmer deg for å ta kontakt med lederen av foreningen for å høre om foreningens arbeid og om det er mulig for deg å delta. Lederen møter deg i foreningens lokaler og viser deg rundt. Han/hun forteller deg om hvordan foreningen har utviklet seg (foreningens historie), hvordan er bygd opp, hva som er målet med aktiviteten og hvordan aktiviteten i dag er organisert. Du har nå fått en innføring i hvilke mål organisasjonen/foreningen har, hvilke oppgaver som oppfattes som viktige, hvorfor man driver denne aktiviteten, og hvilke strategier man tenker seg for å nå målene. Lederen tilbyr deg et verv i foreningen – et verv som gir deg ansvar for et spesielt felt. Du blir informert om hva som er ditt ansvarsområde og hva som er andres ansvarsområde. Du får i tillegg beskjed om hvilke avgjørelser du kan ta alene og hvilke avgjørelser du må ta opp med andre verv/leder. Her møter du organisasjonens formelle struktur – en fordeling av oppgaver og ansvar mellom ulike personer. Det tar ikke lang til for deg å bli en del av gruppen. Det er lett å snakke med de andre i foreningen – alle tar i mot deg på en fin måte. Du merker at det er en spesiell humor i gruppen og at mye av samtalen spiller på denne humoren. Du får spesielt god kontakt med noen personer som deler dine interesser. Du merker at det er greit å spørre disse personene om hjelp, og de stiller opp hvis du ikke har tid til å gjøre oppgavene dine eller har gjort en feil (uten å fortelle alle andre om det). Dette er ditt møte med organisasjonens uformelle struktur og dens spesielle kultur. Etter du har vært med en stund i foreningen merker du at det skjuler seg flere ”klikker” i gruppen enn du så da du startet. Dette kan spesielt merkes på møter da det spesielt er en ”klikk” som styrer samtalen. Du har også følt noe misnøye med dette, men vet ikke helt hvordan du kan gå frem for å fremme din mening. Man kan si at du nå har fått kjennskap til maktforholdene i organisasjonen, og du opplever at disse skaper uro og ødelegger for den lette, morsomme og hyggelige tonen. Du opplever at det noen ganger er vanskelig å takle de studentene som kommer på foreningens arrangementer. Du har mange ganger følt at du virkelig må tøye tålmodigheten din for ikke å eksplodere. Du har lagt merke til at det samme kan skje i forhold til universitetets ledelse som fremsetter urimelige krav, krav som er umulig for dere å gjennomføre. Her opplever du organisasjonens kontakt med omgivelsene. Du merker hvor viktig det er for organisasjonen at den klarer å skape et godt forhold til omgivelsene. SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur

”Organisasjonskultur er den måten vi gjør tingene på her hos oss” Populærdefinisjon ”Organisasjonskultur er den måten vi gjør tingene på her hos oss” ”Organisasjonskultur er den måten vi gjør tingene på her hos oss.” (Ulstein 1998:237)   Denne populærdefinisjonen er lettfattelig og kan brukes som et utgangspunkt for å skape forståelse for begrepet ”organisasjonskultur”. Definisjonen kan gi uttrykk for at organisasjonskultur er observerbart – slik er det ikke. Her kommer noen punkter som beskriver begrepet og forteller oss måten det brukes på: Organisasjonskulturen er oftest ubevisst Organisasjonskultur omfatter de selvinnlysende reglene som aldri er blitt formulert, vaneløsningene, den delen av verdensbildet som tas for gitt osv. Organisasjonskultur er ikke observerbare hendelser eller interaksjonsmønstre (slik den populære definisjonen antyder), men heller tankesystemer eller mentale skjemaer. Organisasjonskultur er medlemmenes felles grunnleggende antagelser om virkeligheten slik den er, om hvordan virkeligheten burde være og om organisasjonens rolle. Organisasjonskulturen er stabil over tid, styrer medlemmenes atferd i organisasjonen og gir organisasjonen særegne trekk som skiller den fra andre organisasjoner. (Ulstein 1998:237-238) Spør deltagerne om de nå kan komme med eksempler på hva som kjennetegner organisasjonskulturen i deres forening. Det er sannsynlig at deltagerne på dette tidspunktet fremdeles ikke har en tydelig forståelse av hva begrepet innebærer. Det er derfor nødvendig å gå gjennom en mer faglig og bedre avgrenset definisjon. Derfor følger nå en gjennomgang av Scheins definisjon av begrepet. SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur

Scheins definisjon av organisasjonskultur ” … et mønster av grunnleggende antagelser – oppfunnet, oppdaget eller utviklet av en gitt gruppe etter hvert som den lærer å mestre sine problemer med ekstern tilpasning og intern integrasjon – som har fungert tilstrekkelig bra til at det blir betraktet som sant, og som derfor læres bort til nye medlemmer som den riktige måten å oppfatte på, tenke på og føle på i forhold til disse problemene. ” Populærdefinisjonen av organisasjonskultur er kanskje ikke tilstrekkelig til at vi kan danne oss et klart bilde av hva begrepet faktisk innebærer. Sosialpsykologen Edgar H.Schein har utarbeidet et god og anerkjent definisjon av begrepet. Schein definerer organisasjonskultur som ” … et mønster av grunnleggende antagelser – oppfunnet, oppdaget eller utviklet av en gitt gruppe etter hvert som den lærer å mestre sine problemer med ekstern tilpasning og intern integrasjon – som har fungert tilstrekkelig bra til at det blir betraktet som sant, og som derfor læres bort til nye medlemmer som den riktige måten å oppfatte på, tenke på og føle på i forhold til disse problemene. ” (Kilde: Schein 1985, i Jacobsen og Thorsvik 1997, side 103) SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur

Hva innebærer Scheins definisjon? Felles grunnleggende antagelser Læring og utvikling av kulturen Medlemmene i gruppen må oppfatte den som riktig Kulturen læres videre til nye medlemmer 1 - Felles grunnleggende antagelser: I Scheins definisjon er det grunnleggende at vi ikke kan snakke om organisasjonskultur uten å knytte begrepet kultur til en eller annen gruppe i organisasjonen som deler et sett av grunnleggende antagelser. 2 - Læring og utvikling av kulturen: For det andre viser Schein at kultur er basert på læring. Læring viser til hvordan man tilpasser den måten som en virksomhet er blitt utført på tidligere, til nye erfaringer og forandringer som man oppfatter i en arbeidssituasjon. Det er viktig å forstå at kultur utvikles etter hvert som en gruppe lærer å mestre sine problemer både i forhold til omgivelsene (for eksempel klienter, kunder og leverandører) og problemer med intern integrasjon (for eksempel hvordan man skal kommunisere og samarbeide med andre grupper i organisasjonen). 3 - Medlemmene i gruppen må oppfatte den som riktig: For det tredje forteller denne definisjonen oss at kulturen kun opprettholdes så lenge medlemmene i organisasjonen oppfatter den som riktig. 4 - Kulturen læres videre til nye medlemmer: For det fjerde understreker Schein at den gjeldende kulturen i en gruppe vil bli lært bort til nye medlemmer som den riktige måten å oppfatte, tenke og føle på. Her viser Schein hvordan nye medlemmer sosialiseres inn i organisasjonens meningsverden. Denne definerer hva som er riktig og hva som er galt, og hvordan ting gjøres ”her hos oss”. SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur

Organisasjonskultur i studentforeninger Kulturen i din forening? Kulturens tradisjon i din forening? Enighet om kulturen i din forening? Sosialisering av din forenings kultur? Etter en innføring i begrepet ”organisasjonskultur” er det kursdeltakernes tur til å bruke det de har lært ved å koble begrepet til egen forening.   Bruk ”rundemetoden”, dvs. alle kommer med innspill i tur og orden (alle skal slippe til). Før runden kan det legges inne en skriveprosess slik at kursdeltakerne får tid til å reflektere. Be kursdeltakerne skrive ned tre kjennetegn ved organisasjonskulturen i egen forening: -         Hvem er dette? -         Hva karakteriserer disse studentene i forhold til andre studenter? -         Kan man si at kulturen i noen studentforeninger utelukker noen studentgrupper? SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur

Ledelse skjer alltid innenfor en kultur Ledelse er en aktivitet som påvirker organisasjonskulturen Ledelse utøves ikke fra et nullpunkt Ledelse påvirkes av den eksisterende kulturen i organisasjonen Ledelse skjer alltid innenfor en kultur. Kommentar til kursleder: Her er det et mål å bringe frem en forståelse av at ledelse er en aktivitet som både påvirker og påvirkes av organisasjonskulturen. Det kan være lurt å forelese om temaet først, før kursdeltakerne setter seg i grupper og diskuterer (se neste slide). Vi kan ikke si at ledelse utøves fra et nullpunkt, det vil alltid være en kultur der som påvirker måten ledelsen utøves på. Dette betyr at ledelse vil bli påvirket av den eksisterende kulturen i organisasjonen/de forskjellige meningsmønstrene som er utviklet gjennom historien (tradisjonen). Det er vanlig å snakke om hvordan ledere påvirker og endrer kulturen, men det viktig at man også ser ledelse i forhold til den allerede eksisterende kulturen i den enkelte organisasjon. Mesteparten av ledelse er kulturdrevet ved at delte meninger og normer informerer ledere om hvordan de skal handle. Det blir viktig for lederne å tolke kulturen i den enkelte organisasjon.   ”Ledelse skjer inne i kulturen heller enn på utsiden” (Alvesson 2001:116) ”Leadership is culture-influencing activity, the management of meaning” (Alvesson 2001:105). Dette betyr ikke nødvendigvis at det er lederne som skaper eller endrer kulturen, men at ledelse er en kulturell manifestasjon som påvirker andre manifestasjoner, som for eksempel den delte forståelsen av mål, arbeidsmåter og miljøet. SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur

Diskusjon Hva i kulturen påvirker din måte å utøve ledelse på? Her kommer det en liten gruppeoppgave. Beregnet tid: 5-10 minutter. Kursdeltakerne sitter i grupper à 3-4 personer og diskuterer spørsmålet på slide 4.   Kommentarer til kursleder: Dersom du ønsker kan du organisere arbeidet med dette temaet som en plenumsdiskusjon i stedet for gruppearbeid. Her er det viktig at kursdeltakerne forstår at kulturen er med på å avgjøre hvordan ledelse utøves.   De må forstå at deres egen måte å drive ledelse på vil være forskjellig fra organisasjon til organisasjon. SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur

Hva er ledelsens ansvar? Å utvikle en god organisasjonskultur? Å påvirke, eventuelt endre, foreningens kultur? Kontrollere kulturens utvikling? På slide 6 blir det stilt noen spørsmål om kursdeltakernes ansvar i forhold til utvikling av organisasjonskulturen.   Målet her er å bevisstgjøre kursdeltakerne at deres arbeid som ledere er med på å utvikle organisasjonskulturen. Kursdeltakerne bør bli bevisst sin rolle som ”kulturskapere”. SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur

SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur Hva er verdt å endre? Negative holdninger til foreningsarbeidet Farlig argumentasjon Mangel på kreativitet Klikker og subkulturer Kommunikasjon som kan feiltolkes.   Nå skal kursdeltakerne sette seg i grupper igjen og arbeide med ”En historie om organisasjonskultur”. Hver deltager får utlevert en kopi av historien. Historien kan skrives direkte ut fra neste side i manuset. Oppgaven er todelt: -         de skal først kartlegge organisasjonskulturen -         deretter arbeide frem forslag til endring/forbedring. Forening X har en flat struktur, men uformelle organismer i kulturen gjør at denne flate strukturen ikke fungerer i praksis. På utsiden har foreningen en kultur som gjør det lett å snakke og bli kjent, men det skjuler seg mekanismer i kulturen som gjør det vanskelig å komme til. Hvordan utvikle en mer åpen organisasjonskultur i foreningen? Gruppeoppgave - En historie om organisasjonskultur Du er ny som student på Blindern og har lyst til å bli bedre kjent med studentmiljøet ved å delta i en studentsosial forening. Du blir kjent med en medstudent som snakker varmt om det gode miljøet i forening x – du bestemmer deg for å ta kontakt med lederen av foreningen for å høre om foreningens arbeid og om det er mulig for deg å delta. Lederen møter deg i foreningens lokaler og viser deg rundt. Han/hun forteller deg om hvordan foreningen har utviklet seg (foreningens historie), hvordan er bygd opp, hva som er målet med aktiviteten og hvordan aktiviteten i dag er organisert. Lederen tilbyr deg et verv i foreningen – et verv som gir deg ansvar for et spesielt felt (for eksempel utleie, PR eller innkjøp). Du blir informert om hva som er ditt ansvarsområde og hva som er andres ansvarsområde. Du får i tillegg beskjed om hvilke avgjørelser du kan ta alene og hvilke avgjørelser du må ta opp med andre verv/leder. Det tar ikke lang til for deg å bli en del av gruppen. Det er lett å snakke med de andre i foreningen – alle tar i mot deg på en fin måte. Du merker at det er en spesiell humor i gruppen og at mye av samtalen spiller på denne humoren. Du får spesielt god kontakt med noen personer som deler dine interesser. Du merker at det er greit å spørre disse personene om hjelp, og de stiller opp hvis du ikke har tid til å gjøre oppgavene dine eller har gjort en feil (uten å fortelle alle andre om det). Etter du har vært med en stund i foreningen merker du at det skjuler seg flere ”klikker” i gruppen enn du så da du startet. Dette kan spesielt merkes på møter da det spesielt er en ”klikk” som styrer samtalen. Du har også følt noe misnøye med dette, men vet ikke helt hvordan du kan gå frem for å fremme din mening. Du opplever at det noen ganger er vanskelig å takle de studentene som kommer på foreningens arrangementer. Du har mange ganger følt at du virkelig må tøye tålmodigheten din for ikke å eksplodere. Du har lagt merke til at det samme kan skje i forhold til universitetets ledelse som fremsetter urimelige krav, krav som er umulig for dere å gjennomføre. Kommentar til kursleder: I arbeidet med dette temaet er det vanlig at det dukker opp historier og problemstillinger som berører temaene i de senere modulene. Det kan derfor være en god ide å notere ned de problemstillingene som dukker opp i løpet av diskusjonen og ta opp disse igjen dagen etter. Slik kan du bygge bro mellom de ulike modulene. SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur

SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur Gruppeoppgave Les historien om forening x. Bruk det dere nå har arbeidet med i modul 3 til å: Kartlegge kulturen til forening x Arbeide frem et forslag til endring/forbedring av kulturen Endring handler om utvikling; å utvikle kulturen til noe bedre. Kommentarer til kursleder: Kursdeltakerne bør få mulighet til å reflektere over hva som er verdt å endre i en organisasjon. Kjør debatt først slik at kursdeltakerne selv før komme med sine refleksjoner før sliden vises. Dette er viktig for at kursdeltakerne ikke skal bli påvirket av punktene på sliden. Det er viktig at det ikke blir for negativt fokus i denne diskusjonen. Pass med andre ord på at deltagerne ikke bare diskuterer det de syns er trist og vanskelig i foreningen sin! Punktene på slide 8 gir eksempler på hva som er verdt å endre:   -         Negative holdninger til foreningsarbeidet kan ligge skjult og skape en kultur der ingen bryr seg, der ingen tar ansvar. -         Farlig argumentasjon kan være argumenter man ikke selv tenker over at legger en stopper på nye ideer og forslag. Eksempler her kan være: ”Vi har prøvd det tidligere” ”Vår forening er annerledes” ”Det faller utenfor mitt/vårt ansvarsområde” ”Vi har for mye å gjøre til å sysle med slike saker” ”Vi har aldri forsøkt noe slikt før” ”La oss holde oss på jorda” ”Hvorfor skal vi forandre, det fungerer jo ennå” ”Du har rett, men…” ”En god idé, men upraktisk” ”La oss tenke på saken” ”Kom ikke med det igjen” ”Vi har klart oss lenge uten dette” ”Har noen andre forsøkt det?” ”La oss gjøre det slik som vi alltid har gjort det” ”Nå har vi forandret nok” ”Har du vært på kurs nå igjen?” -         Mangel på kreativitet kreativitet skaper grobunn for utvikling. Det er viktig å skape rom for kreative forslag i organisasjonen. For å skape et kreativt rom er det grunnleggende at alle får mulighet til å uttale seg og foreslå løsninger på problemer/oppgaver. Her er viktig med positiv tilbakemelding (ikke argumenter som hemmer videre utvikling – se eksempler på farlig argumentasjon over). -         ”Klikker” (subkulturer) kan være farlige hvis de hindrer samarbeidet innad i organisasjonen. Suboptimering betyr at en del, en type spørsmålsstilling eller en gruppe prioriteres. Dette kan skade en organisasjon der alle deler/grupper er like viktige. Suboptimering kan føre til at enkelte grupper blir isolert fra hverandre (hemmer samarbeidet). -         Kommunikasjon som kan feiltolkes Det kan utvikle seg en egen måte å kommunisere på i en organisasjon. Det er viktig at man er bevisst på hvordan denne kommunikasjonen tolkes av nye medlemmer og personer utenfor organisasjonen. Andre kan feiltolke språket som ligger i organisasjonens kultur. SiO-Læringsmiljøs lederkurs - Modul 3 Organisasjonskultur