Indikatorprosjektet 2006-2008 Benchmarking og benchlearning i attføringssektoren

Indikatorprosjektet 2006-2008 Prosjektet har som målsetting å finne indikatorer for attføringsbedrifter som er: målbare sammenliknbare dekkende for hele virksomheten Prosjektet skal videre utvikle verktøy for målstyring og forbedringsverktøy knyttet til indikatorene (benchmarking og benchlearning)

Indikatorprosjektet Indikatorprosjektet ble startet opp i regi av Attføringsbedriftene Sør og var i 2006 drevet av 4 bedrifter: Teli, Eikli, Lillesand Produkter og Durapart. Prosjektet har som målsetting å finne indikatorer for attføringsbedrifter som er: målbare sammenliknbare dekkende for hele virksomheten

Medlemmer 2007 Marinor

Definisjoner Indikator: Målbar størrelse som indikerer et nivå. Indikatorer gir ikke hele sannheten og bør settes i en sammenheng for å gi mening. Benchmark: standard for måling av ytelse, dvs en indikator som vi har felles Benchmarking: Sammenlikningsanalyse på bakrunn av felles indikatorer Benchlearning: Læring ved hjelp av måling (bruke sammenlikningsanalysen til forbedring)

Hvorfor måle? ”For å vite hvor du skal, må du vite hvor du er” Gylden regel ved bruk av kart og kompass Ved å ha gode indikatorer vil man kunne si noe om: hvor er vi i forhold til ønsket resultat (status) hvor ønsker vi å være (forbedring) hvilken effekt har endringer hatt (evaluering)

Hvordan indikatorene ble til Det ble gjennomført 2 idè dugnader: Hva er en god attføringsbedrift Hva er mulige indikatorer for å definere en god attføringsbedrift Øvelsen ble basert på prinsippene for ”Balansert Målstyring”

Hva er en god attføringsbedrift? Økonomi: Sunn økonomi Investeringsvilje Tilstrekkelige bemanningsressurser Konkurranseinstinkt Gode fasiliteter/utstyr Kundetilfredshet: Formidling – oppnå resultater Foretrukket leverandør i markedet Svare på kundens bestilling Innovasjon – foregangsbedrift Bevissthet rundt bedriftens profil Tilgjengelig for alle Godt image Godt samarbeid med kunde

Hva er en god attføringsbedrift? Ansatte - HMS: God atmosfære Godt arbeidsmiljø Konkurransedyktig miljø Gode HMS-rutiner Gode realistiske målsettinger Etisk verdigrunnlag Forbedringsevne Endringskompetanse Gode selgere Riktig kompetanse Prosess: ”Et skritt videre” Hensiktsmessige verktøy Opplevd bistand Kvalifiseringsmuligheter Gode kommunikatorer Gir et godt førsteintrykk God mestringsarena Kunnskap om arbeidsmarked/system Tilrettelegging–ergonomi-skreddersøm Mange tiltak Nettverk – partnerskap Gjenspeile samfunnet Gode interne samarbeidsrutiner Helhetlig attføringsløp – kjeding Hjelpe den enkelte til selvinnsikt Ta den enkelte på alvor ”Forstyrrende” på deltaker

Hva er mulige indikatorer? Økonomi: Investering utstyr, % av omsetning Lageromsetning Likviditetsgrad Egenkapitalprosent Resultatgrad Ordrereserve Kundetilfredshet: Antall kundeklager Antall søkere til utlyste stillinger Antall medieoppslag Kundetilfredshetsmåling Gjenkjøp AMO/Andre kunder Formidling til aktive tiltak Formidling Ventelister Mersalg – formidlet synergieffekt

Hva er mulige indikatorer? Ansatte - HMS: Omsetning av ansatte HMS-avvik Forbedringsforslag Investering – kompetanseheving Fravær Deltakelse Arbeidsmiljøundersøkelse Prosess: Antall avvik Endringer i handlingsplan Medisinsk vurdering Hospiteringsplasser % Etterundersøkelse Treffprosent henvendelser Kommunikasjon Antall forbedringstiltak Frafallsprosent (drop out) ”Returer” Antall formelle partnerskap Deltakertilfredshet – før/etter Kommentarer på sluttrapport

Analyse De gitte indikatorene ble så analysert i forhold til i hvilken grad de er tilgjengelige: Lett tilgjengelig data – måles ”av alle” Vanskeligere tilgjengelig data – vil kreve noe av bedriftene å finne frem Finnes ikke data – målinger/indikatorer finnes ikke per i dag Analysen ble gjort i de 4 prosjektbedriftene

Bedriftsmodell Det ble så utviklet en bedriftsmodell med utgangspunkt i Attføringsbedriftenes struktur og generelle prinsipper for kvalitetssystemer. Bedriftsmodellen ble benyttet for å sikre at indikatorene som skulle benyttes var dekkende for hele virksomheten.

Bedriftsmodellen Deltaker Kunde Eiere/samfunn Attføringsprosess Ressurser Ledelse Forbedring Partnere/leverandører Ansatte

Spesifikasjoner Med bakgrunn i tilgjengelighet og bedriftsmodellen ble det så utviklet klare og konkrete spesifikasjoner for hver indikator. Dette ble gjort for at indikatorene skal bli målt likt i alle bedrifter og på den måten være mulig å sammenlikne.

Referanser Indikatorene som etter hvert ble definert ble vurdert opp mot allerede eksisterende indikatorer i bransjen: Attføringsbedriftenes statistikk Borea (Nederlandsk kvalitetssystem) Equass (Europeisk kvalitetsstandard)

Indikatorene Egenkapitalprosent Investeringsgrad Likviditetsgrad II Resultatgrad Videre til annet Videre til jobb Videre til aktive løsninger Ventetid Gjennomsnittlig oppholdstid Ekstern arbeidspraksis Avbruddsprosent HMS-avvik Sykefravær Kompetanseutvikling Medieoppslag Forbedring Hospiteringspartnere Samarbeidspartnere Kundetilfredshet Ansattes tilfredshet Deltakertilfredshet Avviksnivå Deltakelse Repitisjonsprosent Samfunnsbidrag

Indikatorene vs Aksjeloven Egenkapitalprosent Investeringsgrad Likviditetsgrad II Resultatgrad Videre til annet Videre til jobb Videre til aktive løsninger Ventetid Gjennomsnittlig oppholdstid Ekstern arbeidspraksis Avbruddsprosent HMS-avvik Sykefravær Kompetanseutvikling Medieoppslag Forbedring Hospiteringspartnere Samarbeidspartnere Kundetilfredshet Ansattes tilfredshet Deltakertilfredshet Avviksnivå Deltakelse Repitisjonsprosent Samfunnsbidrag

Indikatorene vs NAV Egenkapitalprosent Investeringsgrad Likviditetsgrad II Resultatgrad Videre til annet Videre til jobb Videre til aktive løsninger Ventetid Gjennomsnittlig oppholdstid Ekstern arbeidspraksis Avbruddsprosent HMS-avvik Sykefravær Kompetanseutvikling Medieoppslag Forbedring Hospiteringspartnere Samarbeidspartnere Kundetilfredshet Ansattes tilfredshet Deltakertilfredshet Avviksnivå Deltakelse Repitisjonsprosent Samfunnsbidrag

EQUASS og Indikatorprosjektet EQUASS er et kvalitetssystem og minimumskrav til god attføring i Europa. Indikatorprosjektet finner indikatorer som også er gyldige i EQUASS Se også rapport: kvalitetssikring i AMB tiltaket Rapport fra en arbeidsgruppe nedsatt av Aetat, Arbeidsdirektoratet og bransjeforeningen Attføringsbedriftene

Indikatorene vs eQuass Egenkapitalprosent Investeringsgrad Likviditetsgrad II Resultatgrad Videre til annet Videre til jobb Videre til aktive løsninger Ventetid Gjennomsnittlig oppholdstid Ekstern arbeidspraksis Avbruddsprosent HMS-avvik Sykefravær Kompetanseutvikling Medieoppslag Forbedring Hospiteringspartnere Samarbeidspartnere Kundetilfredshet Ansattes tilfredshet Deltakertilfredshet Avviksnivå Deltakelse Repitisjonsprosent Samfunnsbidrag

Indikator i modell Deltaker Kunde Eiere/samfunn Attføringsprosess Deltakertilfredshet Deltakelse Kundetilfredshet Videre til jobb Videre til annet Samfunnsbidrag Egenkapitalprosent Likviditetsgrad Attføringsprosess Ressurser Ledelse Ventetid Aktive løsninger Gjennomsnittlig oppholdstid Avbruddsprosent Repetisjonsprosent Resultatgrad HMS-avvik Medieoppslag Investeringsgrad Forbedring Hospiterings- partnere Samarbeids- Ekstern arbeidspraksis Avviksnivå Forbedringstiltak Ansattes tilfredshet Kompetanseutvikling Sykefravær Partnere/leverandører Ansatte

Indikatorer i prosess Støtteprosesser Attføringsprosessen 1 4 15 17 18 2 3 19 20 25 Attføringsprosessen 10 11 12 13 5 8 6 24 7 14 16 21 22 23 9 1. Egenkapitalprosent 2. Investeringsgrad 3. Likviditetsgrad II 4. Resultatgrad 5. Videre til annet 6. Videre til jobb 7. Videre til aktive løsninger 8. Ventetid 9. Gjennomsnittlig oppholdstid 10. Ekstern arbeidspraksis 11. Avbruddsprosent 12. HMS-avvik 13. Sykefravær 14. Kompetanseutvikling 15. Medieoppslag 16. Forbedring 17. Hospiteringspartnere 18. Samarbeidspartnere 19. Kundetilfredshet 20. Ansattes tilfredshet 21. Deltakertilfredshet 22. Avviksnivå 23. Deltakelse 24. Repitisjonsprosent 25. Samfunnsbidrag

Indikatorer vs interesse Medlemsbedrifter Attførings- bedriftene NAV Indikatorer som NAV har interesse av å følge opp Indikatorer som Attføringsbedriftene har interesse av å følge opp Indikatorer som bedriftene Bruker internt og til benchmarking og benchlearning 1. Egenkapitalprosent 2. Investeringsgrad 3. Likviditetsgrad II 4. Resultatgrad 5. Videre til annet 6. Videre til jobb 7. Videre til aktive løsninger 8. Ventetid 9. Gjennomsnittlig oppholdstid 10. Ekstern arbeidspraksis 11. Avbruddsprosent 12. HMS-avvik 13. Sykefravær 14. Kompetanseutvikling 15. Medieoppslag 16. Forbedring 17. Hospiteringspartnere 18. Samarbeidspartnere 19. Kundetilfredshet 20. Ansattes tilfredshet 21. Deltakertilfredshet 22. Avviksnivå 23. Deltakelse 24. Repitisjonsprosent 25. Samfunnsbidrag

Noen sammenstillinger Formidling – Ekstern hospitering Er ekstern hospitering formidlingsfremmende? Kvalitetssystem – Kundetilfredshet Er et kvalitetssystem en garanti for fornøyde kunder? Kompetanseutvikling – Ansattes tilfredshet Er mer kompetente medarbeidere mer tilfreds? Kundetilfredshet – Deltakertilfredshet Gir fornøyde deltakere fornøyde kunder? Gjennomstrømming - formidling Er kortere løp formidlingsfremmende? Ved å se på trender vil vi bedre få frem utviklingstrekk i leveransen av tjenester i bransjen

Grunnlagsinformasjon For å få en best mulig sammenlikning av virksomhetene blir det etterspurt noen generelle indikatorer: Omsetning totalt Omsetning NAV Antall ansatte totalt Antall ansatte som arbeider med attføring Type attføringstiltak Om virksomheten har et sertifisert kvalitetssystem

Bruk av data Det utvikles en database på internett for rapportering og sammenlikning (benchmarking). Man vil kun få ut sine egne resultater som sammenliknes med et landsgjennomsnitt og de 3 beste bedrifter innen hver indikator. Det utvikles også en idebank hvor gode fremgangsmåter kan publiseres (benchlearning)

Attføringsbedriftene Attføringsbedriftene Organisering 2007 Attføringsbedriftene Sør Prosjektgruppe m/prosjektleder Attføringsbedriftene NAV/Direktorat Nettverksgrupper Medlemsbedrifter

Fremdrift 2007 Fremdriften for prosjektet i 2007 er forsøkt visualisert nedenfor. 4 nettverk ble etablert og arbeidet med indikatorene. Indikatorene er definert og sendes ut Indigo 1 Indikatorene justeres endelig Bedriftene tester og gir tilbakemelding Indikatorene justeres Indigo 2 Nettverkene diskuterer og gir tilbakemelding Nettverkene diskuterer og gir tilbakemelding Testes ut i bedriftene

Tilbakemelding Vi kan sammenfatte tilbakemeldingene fra nettverkene i 2007 med følgende punkter: Spesifikasjonene kan bli mye tydeligere Vi må arbeide mer med å få laget klare og tydelige spesifikasjoner for indikatorene slik at det ikke er tvil om hva som skal måles Noen indikatorer favner om for mye/for lite Noen indikatorer kan virke som bør begrenses noe i forhold til hva de skal dekke eller måles på tiltaksnivå Noen indikatorer er ikke lett tilgjengelige Det kan virke som at det er noen indikatorer som er vanskelig å få ut av systemer eller som man ikke helt ser nytten av. Kan noe gjøres med dette?

Attføringsbedriftene Attføringsbedriftene Organisering 2008 Medlemsbedrifter Prosjektgruppe m/prosjektleder Attføringsbedriftene NAV/Direktorat Attføringsbedriftene Sør

Fremdrift 2008 Januar Mars Mai Juli September November Ny invitasjon til alle bedrifter, presentasjon på Attføringsmessa Endelig definisjon av alle indikatorer Test av HRA modul for internett rapportering, 2006 tall Tilbakemelding fra deltakende bedrifter Gjennomføring av måling i HRA, 2007 tall Indigo 3 Videreutvikle verktøy for benchlearning, benchmarking og målstyring Utarbeide en modell for driftsorganisasjon

Utfordringer Vi kan sammenfatte prosjektets videre utfordringer med følgende punkter: Klare og tydelige spesifikasjoner Indikatorspesifikasjonene må være så klare og ensrettet slik at det ikke er tvil om hva som skal måles Indikatorenes omfang Hvordan indikatorene skal måles: gjennomsnitt eller tiltaksnivå og om dette er ”varige” målepunkter Praktisk måling I hvilken grad skal man definere hvordan det skal måles, eventuelt ned på systemnivå (personalsystemer etc.) Fremtidig organisering Hvordan skal arbeidet som er gjennomført videreføres.

Ansatte vs. deltakere Personer i bedrift Øvrige ansatte Ansatte i Attførings- prosesser Deltakere i lange løp med lønn fra bedrift Deltakere i korte løp uten lønn fra bedrift Ansatte utenom tiltak Deltakere Ansatte

Benchmarking og benchlearning - systematisk læring

Benchmark Ordet benchmark betyr nivå. Først brukt om merker som sa noe om vannstand Man har to typer: Interne benchmark Sammenlikning av egne resultater mot tidligere år eller mellom avdelinger Eksterne benchmark Sammenlikning av resultater mot andre organisasjoner det viser seg å være mulig å sammenlikne seg med

Benchmarking Benchmarking er en prosess for å benytte sammenlikning som forbedringsverktøy. Det er 3 typer ekstern benchmarking: Strategisk benchmark Sammenlikning av strategiske valg Operasjonell benchmark Sammenlikning av fremgangsmåter og prosesser Ytelsesbenchmark Sammenlikning av indikatorer

Forbedring PDCA sirkelen Korrigere Planlegge Kontinuerlig forbedring er noe vi gjør hele tiden Men er vi i stand til å gjøre de riktige endringene og gjennomføre de helt ut? Kontrollere Utføre

Benchmarking Spin me! 1. Identifiser prosjekt 2. Forstå egen prosess 3. Velg nøkkelmålinger 4. Mål dagens ytelse 10. Evaluere Spin me! 8. Planlegg og kommuniser 9. Implementere 5. Velg partner 6. Besøk og samle data 7. Analyser resultat og identifiser nødvendige endringer

Benchlearning Benchlearning er egentlig to prosesser: Læring: Hva ønsker vi å lære? Hvem kan vi lære av? Hvordan skal vi lære? Forbedring: Hva skal vi forbedre? Hva skal vi prioritere? Dette krever: Endringsvilje Vil vi virkelig endre oss? Eller er vi egentlig fornøyde med det vi har? Det er vesentlig at ”alle” er enige om at endring er nødvendig. Endringsevne Er vi i stand til å benytte det vi har lært? Kan vi få det til? Er det forankret i bedriften og ledelsen? Har vi de nødvendige verktøy og ressurser?

Indikatorene Indikatorene kan brukes til: Læring Indikatorene kan gi en pekepinn på hvor vi er som organisasjon, og kanskje gi oss noen innspill på hvor vi må prioritere. Indikatorene kan også hjelpe oss til å finne hvor vi skal lete for å finne læringsarena. Forbedring Indikatorene kan hjelpe oss til å finne ut om vi faktisk har fått til en forbedring (trender) Men: Indikatorene kan ikke si alt! For mange indikatorer vil forvirre mer enn de vil forklare.

Indikatorene Indikatorene kan ikke tolkes enkeltvis. Noen eksempler: Resultatgrad må sees i sammenheng med investeringsgrad og kompetanseheving Det er ikke noe mål i seg selv å tjene penger, men å ha nok økonomisk kraft til å kunne utvikle bedriften og sine ansatte Forbedringstiltak må sees i sammenheng med avvikstrend Dersom man har stort fokus på forbedring bør avvikstrenden være negativ, men i en overgangsperiode vil kanskje begge ha høye verdier Antall hospiteringspartnere må sees i sammenheng med ekstern hospitering Antall hospiteringspartnere er en måling på det nettverk man har for gjennomføring av ekstern hospitering, men det er den faktiske hospitering som kanskje er målet

Indikatorene Indikatorene kan brukes til å kontrollere resultatene: Kompetanseheving: er ansatte, kunder og deltakere fornøyd? Investerer vi i riktig kompetanse? Sykefravær: Skyldes dette et sikkert og godt arbeidsmiljø? Er våre ansatte fornøyde og har vi få arbeidsmiljøproblemer? Medieoppslag: Oppfatter våre ansatte oss som attraktive? Spørsmål nr. 1: Opplever du at bedriften har et godt omdømme og er en attraktiv arbeidsplass?

Balansert målstyring Balansert målstyring er en måte å benytte noen av indikatorene i den daglige driften og gjennom dette forutse fremtidige utfordringer. Indikatorene velges slik at man dekker områdene: Økonomi Kundetilfredshet Arbeidsmiljø (HMS) Prosesser Det bør velges indikatorer som minimum kan måles kvartalsmessig og helst månedlig.

Benchlearning En mulig benchlearningprosess kan se slik ut: Bedrift fyller inn sine indikatorer 1 2 Bedrift leser indikatorer og benchmark Finner ønskede forbedrings- områder Finner mulig samarbeids- bedrift 3 Gjennomfører bedriftsbesøk Gjennomfører endringer Hva ønsker vi og våre samarbeidspartnere skal forbedres? 1 Hvem vil det være naturlig å sammenlikne seg med? 2 Hva ønsker vi å lære? Bør vi sammenlikne mer før vi investerer i et bedriftsbesøk? 3