Forelesninger: Harald Romstad ØSIR 16.oktober. 2005 Kostnadsfordeling Hoff: Grunnleggende bedriftsøkonomisk analyse kap. 10 Forelesninger: Harald Romstad ØSIR 16.oktober. 2005

KOSTNADSFORDELING Truth can never be told so as to be understood and not to be believed William Blake Regnskapet skjuler en masse informasjon, mye av denne informasjonen er verdiløs i bedriftsøko-nomisk analyse hvis den ikke er systematisert og gruppert på en hensiktsmessig måte. Slik sett er det utrolig mye meningsløs regnskaps-føring i mange mindre bedrifter

Kostnadsfordeling - læringsmål Forklare hvordan direkte materialer og direkte lønn registreres og kostnadsfordeles Forklare hvordan de indirekte kostnader registreres og kan fordeles og diskutere problematikken med denne fordelingen Forklare formålet med kostnadssteder og definere og gi eksempler på felles-, hjelpe- og hovedavdelinger Diskutere fire prinsipper for fordeling av indirekte kostnader Forklare primærfordeling og viderefordeling av indirekte kostnader og bruken av fordelingsnøkler Forklare hvordan kryssfordeling utføres Kunne beregne tilleggssatser og diskutere bruk av forskjellige fordelingsgrunnlag i bedriftens hovedavdelinger

KOSTNADSFORDELINGEN Fokus for internregnskapet er: Resultatberegning (internt bruk) Lønnsomhetsanalyser vurdering av volum, priser, kostnader effektiviseringstiltak produktmiks, produkter Lønnsomhetsanalysene må kunne splittes opp på: avdelinger aktiviteter produkter ordrer kostandssted kostandsbærer

KOSTNADSFORDELINGEN Inntekter og kostnader fordeles i internregnskapet på de produkter/kostnadsbærere man ønsker å resultatberegne Inntektene lar seg lett fordele på de enkelte produkter/ kostnadsbærere De direkte kostnader kan også relativt enkelt henføres til produktene/kostnadsbærerne De indirekte kostnadene fordeles først på kostnadssteder, dernest fordelt på produktene/kostnadsbærerne gjennom avdelingsvise tilleggssatser

TILLEGGSKALKULASJON selvkostmetoden Direkte kostnader Direkte kostnadstilknytning Kostnads- bærer Indirekte kostnader Kostnads- fordeling i.h.t. fordelingsgrunnlag

TILLEGGSKALKULASJON bidragsmetoden Direkte kostnader Kostnads- bærer Direkte kostnads- tilknytting Indirekte variable kostnader Kostnadsfordeling iht fordelings- grunnlag faste Indirekte kostnader Periodekostnader (bedriftens driftsuavhengige (faste) kostnader)

Vareflyt og kostnadsregistrering av direkte materialer - HedTre ASA FAKTURA Fra: Forestia AS fakturanr. 1998-1510 bankgiro: 1820 05 50101 fakturadato: 23.sept. 2003 betalingsfrist: 13.okt. 2003 10% p.a. ved for sen betaling FAKTURA kr FAKTURA kr Råvarebeholdning FAKTURA kr Til: HEDTRE ASA Industrigt. 1 4000 Skogen Plank (4x2)" 12.000 lm kr 120.000 Bord (0,8x4)" 2.000 lm kr 10.000 Transport kr 2.000 Sum kr 132.000 + MVA kr 30.360 SUM faktura kr 162.360

Vareflyt og kostnadsregistrering av direkte materialer - HedTre ASA Produkt X periodens tilvirkningskonto FAKTURA kr FAKTURA kr Råvarebeholdning Dir.material- kostnader produkt X Material-rekvisisjoner FAKTURA kr Material-rekvisisjoner Produksjonsplan produksjonskalkyler Produkt Y periodens tilvirkningskonto Material-rekvisisjoner Material-rekvisisjoner Dir.material- kostnader produkt Y

KALKULASJONSSAMMENDRAG et eksempel Identifikasjon Materialkost Direkte lønn Indir. tilvirkningskost

Kostnadsflyt og registrering av direkte lønn Dir. lønn produkt X Produkt X periodens tilvirkningskonto Produkt Y Konto for lønn Spesifisering av tid brukt på de enkelte produkter Timeseddel Trond Saga august 03 170 t Multiplisert med lønnssats 54.055 102,50*170 t 17.425 Multiplisert med lønnssats 102,50*80 t Timeseddel Reodor Stokken august 03 102,50*162 t 16.605 102,50*62 t 102,50*100 t Timeseddel Stein Skjær august 03 112,50*178 t 20.005 112,50*98 t 112,50*80 t 102,50*90 t

Registrering av indirekte kostnader Grunnlaget er både eksterne bilag og interne kostnadsbilag Årsaken til at det utstedes interne bilag: utgifter kan gjelde flere perioder og må periodiseres kalkulatoriske kostnader skal belastes perioden enkelte kostnader må splittes i variabel og fast del inngående fakturaer skal kostnadsfordeles på flere avdelinger

Kostnadfordeling – interne kostnadbilag Januar Avdeling 1 Produkt X tilvirkningskonto februar 800000 700000 100000 150000 400000 FAKTURA El.kraft 1.kvart. 1996 kr 1003.786,- 2003 FAKTURA El.kraft 1.kvart. 1996 kr 1003.786,- 1.kvart. 2003 2003 FAKTURA El.kraft 1.kvart. 1996 kr 1003.786,- 1.kvart. 2003 FAKTURA El.kraft 1.kvart. 1996 kr 1003.786,- Kont for el.kraft FAKTURA El.kraft 1.kvart. 2003 kr 1003.786,- FAKTURA El.kraft 1.kvart. 2003 kr 1003.786,- FAKTURA El.kraft 1.kvart. 2003 kr 1003.786,- FAKTURA El.kraft 1.kvart. 2003 kr 1003.786,- 2150000 2003 2003 Februar Avdeling 2 Produkt Y tilvirkningskonto februar Mars Avdeling 3 Fakturaene periodiseres med 1/3 på hver måned, evt iht antall operative dager/timer per måned Internt bilag Overveltes på kostnadsbærerne via tilleggssatser Internt bilag Månedskostnader fordelt ut på de enkelte kostnadssteder iht fordelingsnøkler Internt bilag

Kostnadsfordelingen på kostnadssteder Kostnadssteder er avdelinger eller arbeidssteder hvor kostnader oppstår og deles inn i: Direkte kostnadssteder er bedriftens hovedavdelinger: innkjøps-og materialavdeling tilvirkningsavdelinger salgsavdeling administrasjonsavdeling En hovedavdeling e en avdeling som leverer tjenester direkte til virksomhetens kalkyleobjekter : ./..

Kostnadsfordelingen på kostnadssteder Indirekte kostnadssteder er bedriftens fellesavdelinger og hjelpeavdelinger: Fellesavdelinger yter tjenester til samtlige eller de fleste av bedriftens andre avdelinger: bygningsforvaltning brannstasjon kraftanlegg personalavdeling hjelpeavdelinger yter tjenester til enkelte andre avdelinger: konstruksjon og planleggingsavd. maskinforvaltning verktøyavdeling rep. og vedlikeholdsavdeling dekorasjonsavd. (handelsbedrift)

Kostnadsfordelingens formål Hvorledes de indirekte kostnadene skal fordeles på de enkelte kostnadssteder styres av hovedformålet med kostnadsfordelingen Eksempler på formål: Lønnsomhetsanalyser og intern resultatmåling produkter, steder, ordre KRV-analyser (kap.13) Ekstern resultatmåling - offisielle regnskaper Motivasjon - “riktig bruk av ressursene” Avregningsformål internprising salgsprising

Prinsipper for kostnadsfordelingen Årsak-virkningsprinsippet: hvert enkelt objekt belastes for den andel av kostnadene som det har forårsaket variable kostnader fordeles etter bruken av kapasitet faste kostnader reflekterer disponibel kapasitet i avdelingen og må fordeles etter denne Rimelighetsprinsippet (rettferdighetsprinsippet) selvkost pluss et omforent “påslag” Ytelsesprinsippet en slags selvkostfakturering Bæreevneprinsippet fordeling av indirekte kostnader etter de enkelte steders/produkters dekningsgrad

Kostandsoverveltning ved tilleggskalkulasjon Direkte kostnader: KOSTNADS- BÆRER Dir. materialer Dir. lønn Indirekte kostnader: P r i m æ f o d e l n g Produksjon + xxxx Til- leggs- satser Indirekte lønn Salgsavdeling + xxxx Indir. driftskostnader Innkjøpsavdeling + xxxx Husleie Administrasjon + xxxx Elektrisk kraft Avskrivninger Fellesadministrasjon + xxxx Videre- fordeling Rentekostnader Vedlikeholdsavdeling + xxxx + xxxx => de avdelinsvise spesifikke kostnader Utviklingsavdeling + xxxx

PRIMÆRFORDELINGEN Fordeling av indirekte kostnader på alle bedriftens kostnadssteder kalles primærfordeling fellesavdelinger, hjelpeavdelinger og hovedavdelinger Fordeling skjer iht. løpende registrering og belastning for direkte avdelingskostnader fordelingsnøkler for felles avdelingskostnader: variabel fordelingsnøkkel for variable kostnader fast fordelingsnøkkel for faste kostnader

PRIMÆRFORDELINGEN Fordeling av indirekte kostnader på alle bedriftens kostnadssteder kalles primærfordeling: Fellesavdelinger Personal - Felles administrasjon -Juridisk - Brannvern Opprettes for å lette kostnadsfordelingen samtidig som en kan utvikle operasjonelle mål som samsvarer med oppgavene Hjelpeavdelinger Vedlikehold - Renhold - Utvikling - Eiendom (Tomta) Yter tjenester til de fleste av bedriftens avdelinger Hovedavdelinger Produksjon - Administrasjon - Salg - Material- og innkøp En hovedavdeling er en avdeling som leverer tjenester direkte til bedriftens produksjonsbærere

Fordelingsnøkler i primærfordelingen Kostnadsarter Fordelingsnøkler Materialrekvisisjoner Indirekte materialer (hjelpematerialer, embal-lasje og driftsmaterialer Indirekte lønn Lønningslister, registrert tid brukt på den enkelte avdeling Sosiale kostnader (arbeidsgiveravgift, ferielønn og andre sosiale kostnader) Fordeles iht til fordeling av indirekte lønn Kraftkostnader Etter areal, volum, etter bruk, etter måler Husværkostnader Etter areal, volum

Fordelingsnøkler i primærfordelingen Kostnadsarter Fordelingsnøkler Reparasjoner og vedlikehold Etter spesifikasjoner, etter time-lister * tilleggssats Div driftskostnader (Porto, telefon etc.) Skjønnsmessig, etter antall personer, kombinasjoner Avskrivninger og renter Spesifikasjon avdelingsvis etter “bruksverdier”.Fellesutstyr mel-lom avdelinger fordeles etter timer Forsikringer Spesifikasjon avdelingsvis, eventuelt etter forsikringsverdi Administrasjons- og salgskontor Direkte avdelingskostnader på den enkelte hovedavdeling

VIDEREFORDELINGEN Siktemålet med kostnadsfordelingen er at kostnadene til slutt ender opp på de riktige kalkyleobjekter/ kostnadsbærere Kostnadene i felles- og hjelpeavdelingene må derfor viderefordeles på hovedavdelingene 3 hovedmetoder: trinnvis fordeling * kryssfordeling (komplisert og “skjuler” talla) fordeling basert på internpriser *

TRINNVIS FORDELING F1=K1 K1=K12+Kh11+Kh12+K1a+K1b+K1c K12=K2

TRINNVIS FORDELING K3=Kh32+K3a+K3b+K3c K4=K4a+K4b+K4c

Kostnadsfordeling basert på internpriser Stadig flere bedrifter går over til internprising fordi: Riktigere bruk av ressursene avdelingene mellom Er en avdeling for kostbar, kan tjenesten kjøpes utenfor selskapet bidrar til å skape effektive hjelpeavdelinger (de blir konkurranseutsatt) En unngår at noen kan disponere “frie” ressurser frie ressurser vil alltid tendere til å gi et overforbruk, (tragedy of the common) Virker motiverende på ansatte i avdelingen Kryssfordeling er teoretisk riktig, men arbeidskrevende og det forutsetter god teoriforståelse, oppfattes av mange som for komplisert og dermed fremmedgjørende

Kostnadsfordeling på kostnadsbærere i hovedavdelingene Fordelingsgrunnlaget kan være relatert til aktivitetsmålet for avdelingen En kan også fordele i forhold til hva som “driver” kostnadene i avdelingen Stort sett vil vi stå overfor verdifordeling mengdefordeling mengde, volum tid

Kostnadsfordeling på kostnadsbærere i hovedavdelingene Materialavdelingen direkte materialer (verdifordeling) forbruk i kg, enheter, m, m3, etc Tilvirkningsavdelingene direkte arbeidstimer direkte lønn (verdifordeling) antall maskintimer Salgsavdeling og administasjonsavdeling Tilvirkningskost for solgte produkter (selvkostmetoden) Tilvirkningsmerkost for solgte produkter (DB-metoden) Antall solgte enheter

En økonomivits For three years, the young assistant professor took his vacations at a country inn. He had an affair with the innkeeper's daughter. Looking forward to an exciting few days, he dragged his suitcase up the stairs of the inn, then stopped short. There sat his lover with an infant on her lap! "Why didn't you write when you learned you were pregnant?" he cried. "I would have rushed up here, we could have gotten married, and the child would have my name!" "Well," she said, "when my folks found out about my condition, we sat up all night talkin' and talkin' and we finally decided it would be better to have a bastard in the family than an economist."