Informasjon fra Glåmdal sekretariat IKS Dialogmøte 15.2.13 Sekretariatsleder Torgun M. Bakken

Kontrollutvalget og kontrollorganenes plass i systemet Bestiller fra. Tilsyn med. Sekretariatet Denne modellen viser KU sin plass og funksjon i den kommunale styringsmodellen. Revisjonen

Det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen Rådmannen Aktør Oppgave Kommunestyret Koml § 76 Det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen Rådmannen Koml § 23 Saker forsvarlig utredet Vedtak blir iverksatt Adm. i samsvar med lov, forskrift, instruks Adm. gjenstand for betryggende kontroll Kontrollutvalget Koml § 77 Det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Bl.a. påse at det utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Sekretariatet KU F § 20 Saker til KU forsvarlig utredet Vedtak fattet av KU blir iverksatt Revisjonen Koml § 78 Utføre og rapportere RR og FR iht god kommunal revisjonsskikk Vi tar en liten oppsummering av aktører og oppgaver til slutt.

Kommunal egenkontroll Korrupsjon i kommunene? Nytt fokus. Egenkontroll? KS Styrking av egenkontroll 85 anbefalinger TILRÅDING 73: KOMMUNESTYRA MÅ SETJE AV TILSTREKKELEGE RESSURSAR TIL KONTROLLUTVALET SITT ARBEID, MELLOM ANNA TIL REKNESKAPSREVISJON, FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL. TILRÅDING 76: KOMMUNESTYRA MÅ FORSTÅ OG TA ANSVARET FOR Å LEGGJE TIL RETTE FOR EIN VELFUNGERANDE EIGENKONTROLL. DETTE HANDLAR ÒG OM TILSTREKKELEGE LØYVINGAR.

Glåmdal sekretariat IKS Et lovpålagt organ – dvs. kontrollutvalget skal ha et eget sekretariat (koml. § 77 nr. 10). Forskrift om kontrollutvalg § 20: Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet er kontrollutvalgets utøvende organ. Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og kan heller ikke utføre revisjon.

Organisering Styret: Representantskapet: Styreleder: Ivar Arnesen. Nestleder: Per O. Stenslet. Styremedlem: Berit Lund. Representantskapet: KU-lederne er medlemmer. Nestlederne i KU er varamedlemmer.

Representantskapet Rolle Navn Eierkommune Leder Elida Asp Eidskog kommune Varamedlem Kjell Ivar Pettesson Nestleder Richard Adams Nord-Odal kommune Marius Skogstad Medlem Odd Holen Grue kommune Per Arne Dahl Per Johnny Voldseth Kongsvinger kommune Rolf Krok Geir Spigseth Sør-Odal kommune Hans Otto Glomsås Ann Kristin S. Myrer Åse Svendsen Margareta F. Venberget Åsnes kommune Lars Petter Heggelund

Sekretariatet er medlem av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) – Etiske retningslinjer for medlemmene Det er grunnleggende for NKRFs medlemmer å forstå og respektere de demokratiske prosessene og særegenheten ved den kommunale forvaltningen.

Sammenligninger Spørreundersøkelse blant sekretariater i landet her. Sendte ut 36 skjemaer (inkludert oss selv ) og har fått svar fra 30 (inkludert oss selv). Svarprosent 83,3 %. Svarene dekker 280 av landets kommuner/fylkeskommuner.

Organisering Interkommunalt selskap. Hvordan er ”resten av landet” organisert (private ikke inkludert)? Verdi Interkommunalt selskap 43,3 % Interkomm. samarb. (koml.§27) (eget rettssubjekt) 20,0 % Interkomm. samarb. (koml.§27) (ikke eget rettssubjekt) 16,7 % Vertskommunesamarbeid (koml. §28c) 0,0 % Ansatt under kontrollutvalget Annet 3,3 % Vet ikke Glåmdal sekretariat IKS er et interkommunalt selskap.

Kompetanse Merknader til forskrift om kontrollutvalg § 20: Et kompetent sekretariat er en viktig forutsetning for at kontrollutvalget skal fungere godt og utøve sine oppgaver på en tilfredsstillende måte. Sekretariatet for kommunens kontrollutvalg må ha tilgang på en bredt sammensatt kompetanse. Kontrollutvalgets fagkompetanse er i sekretariatet. Sekretariatet er ”byråkraten” – akkurat som rådmannen - i forhold til kommunestyret.

Kompetanse i Glåmdal sekretariat IKS Daglig leder: Diplomert internrevisor (Dipl. IR) (fra BI) Jobbet i kommunal revisjon fra1979-2005 (inkludert revisjonssjef i 3 ½ år) (jobbet i Glåmdal revisjon IKS i 23 år) Snart MPA (Master Public Administration) Leder av NKRFs selskapskontroll- og kontrollutvalgskomité i 7 år, dvs. vært med på å etablere/utvikle selve faget. Konsulent i 80 % stilling. Førskolelærer Jobbet i Glåmdal sekretariat IKS siden høsten 2011. Deltatt på mange kurs og konferanser – viktig opplæring.

Utvikling ”Sekretariatet må bestå av minst 2 personer”. Saken om etablering av eget sekretariatet for kontrollutvalget i 2004/2005 – utarbeidet av bl.a. Svein Hanssen. ”Sekretariatet må bestå av minst 2 personer”. Etter 7 ½ år har vi fortsatt ikke nådd dette. Hvor mye ressurser skal sekretariatet ha? 1 stilling, 1,5 stillinger, 1,7 stillinger, 1,8 stillinger, 2 stillinger? Sårbarhet/beholde kompetent medarbeider Oppgaver

Hva gjør sekretariatene? Alt dette er lovpålagte oppgaver: 1 Saksbehandling/saksutredning 100,0 % 2 Overordnet analyse, forvaltningsrevisjon 36,7 % 3 Plan for forvaltningsrevisjon 63,3 % 4 Overordnet analyse, selskapskontroll 43,3 % 5 Plan for selskapskontroll 70,0 % 6 Eierskapskontroller 33,3 % 7 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 96,7 % 8 Diverse undersøkelser for kontrollutvalget 96,7 % Glåmdal sekretariat IKS gjør alle de oppgavene. Sekretariatet har arkivplikten for alle 7 kontrollutvalgene. Vi har også eget fysisk arkiv for alle kontrollutvalgene Det med arkiv har jeg ikke spurt om, men jeg vet at ikke alle har orden på dette. Og de har i hvert fall ikke ”godkjent” fysisk arkiv.

Saksbehandling Glåmdal sekretariat IKS har forberedt/utredet/saksbehandlet 330 saker i de 7 kontrollutvalgene i 2012 (totalt 374 saker, men vi holder ”Eventueltsakene” utenfor). Hvert enkelt kontrollutvalg er viktig. Kontrollutvalgene synlige på kommunenes hjemmesider. Har sekretariatet egen hjemmeside? 1 Ja 46,7 % 2 Nei 23,3 % 3 Ligger under kommunens hjemmeside 13,3 % 4 Under etablering 16,7 %

Økonomi Blir noen av sekretariatets utgifter dekket av vertskommunen? Ja 26,7 % Nei 46,7 % Ikke aktuelt 26,7 % Vet ikke 0,0 %

Noen konkrete sammenligninger Enhet Antall K/FK Antall årsverk Budsjett 2012 Budsjett pr. K/FK OA 13 3 2 600 000 200 000 oa 15 4 4 220 000 281 333 1 1 334 000 800 000 5 2 1 800 000 360 000 6 898 571 149 762 Oa – (obs dekking) 24 5,5 4 700 000 195 833 Glåmdal sekretariat IKS 7 1,7 1 530 000 218 571 Hvor store er kommunene? Hvilke oppgaver utfører de forskjellige sekretariatene? Blir noen av utgiftene dekket av vertskommunen? Følges bestemmelsene om arkiv?

Kan man stole på KOSTRA? ”Blir alle utgifter til kontroll og tilsyn ført på funksjon 110 i din kommune?” Ja 36,7 % Nei 6,7 % Vet ikke 56,7 % Hvorfor er det så mange som ikke vet? Hva er funksjon 110?Budsjett 2013.docx Ta eksempel funksjon 339

Konkurranseutsetting? Kan ikke legge inn anbud. Følger for selskapsavtalen. Følger for kontrollutvalget. Er det noe å tjene på det? OBS transaksjonskostnader. Kompetanse i regionen.

Framover…. Dialog med eierne. Dialog mellom eierne og eiernes representanter i representantskapet. Forutsigbarhet

Takk for oppmerksomheten!