SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE

Presentasjon om: "SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE"— Utskrift av presentasjonen:

1 SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE
Presentasjon av virksomheten ved Salten regionråds møte fredag 11. november 2008 v/ styreleder Jan Arild Ellingsen og daglig leder Lars Hansen Takker Salten Regionråd for invitasjonen til å presentere Salten kontrollutvalgservice Kort presentasjon av styreleder og daglig leder. Jan Arild Ellingsen, styreleder i SKU siden januar 2008. Litt om bakgrunn for øvrig. Lars Hansen, daglig leder i SKU siden 1. november 2007. Litt om bakgrunn for øvrig

2 SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE
Om Salten kontrollutvalgservice (SKU) Litt historikk Status for virksomheten: a) Drift og økonomi b) Bemanning c) Styring, vedtekter Vi legger opp til en generell orientering om virksomheten, og tar gjerne imot spørsmål underveis. I tillegg vil vi orientere om, og be om tilbakemelding på en del problemstillinger tilknyttet vedtektene. I rekkefølge vil vi orientere om Om Salten kontrollutvalgservice, formål og organisering Historikk. Sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene var til behandling i regionrådet for 4 år siden, og vi vil derfor kort orientere om hva som har skjedd siden da Status for virksomheten, med underpunktene Drift og økonomi, Bemanning, og Styring, vedtekter.

3 1. Om Salten kontrollutvalgservice (SKU)
Sekretariat for kontrollutvalgene i Salten-kommunene Interkommunalt samarbeid, kommunelovens § 27 SKU har som formål å utføre sekretariatsfunksjonen for deltakernes kontrollutvalg , jfr. kommunelovens § 77 nr. 10 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner § 20. Kommuneloven ble fra endret med krav om sekretærbistand til kontrollutvalgene, samt innskjerping av krav til uavhengighet fra andre instanser (administrasjon og revisjon) SKU er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommunelovens § 27. (”opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver”) Gildeskål kommune er vertskommune. (Vedtektenes § 4: ”Salten kontrollutvalgsservice har sitt kontorsted i NN kommune” med hjemmel i dette har styret fastsatt kontorsted)

4 2. Litt historikk Arbeidsgruppe 2004 Salten regionråd
Etablering og iverksetting fra 1. januar 2005 ? 2005: Rekruttering :Tjenestekjøp 2007: Tilsetting Regionrådet oppnevnte i februar 2004 en arbeidsgruppe for å utrede muligheten for å etablere et fellesorgan på området, og vurdering av organisasjonsform , bemanning, kompetansebehov etc . (dagens leder av regionrådet, Kjell Magne Johansen deltok i gruppen) Arbeidsgruppen kontaktet Nordland fylkeskommune for å få avklart om det var interesse fra dem om å delta i et felles sekretariat. Det var det ikke, men SKU sine vedtekter åpner for at fylkeskommunen kan slutte seg til ordningen hvis og når de ønsker det. Arbeidsgruppen anbefalte samarbeid etter kommunelovens § 27, og kommunene sluttet seg til dette. Anbefalt bemanning var 1,5 årsverk. Vedtektene for virksomheten tilsa oppstart fra 1. januar 2005, men det viste seg vanskelig å rekruttere til stillingen. Etter flere utlysninger og intervjurunder var det klart for oppstart 1. august 2005, da daværende daglige leder tiltrådte stillingen. Han ble sykemeldt tidlig i 2006, og har vært sykemeldt siden. For å avhjelpe situasjonen for kontrollutvalgene ble det fra høsten gjennomført tjenestekjøp fra fylkeskommunens tilsvarende sekretariat, som da var bemannet av Lars Hansen. I tillegg ble det lyst ut vikariat for å prøve å få bemannet sekretariatet. Tjenestekjøpet varte til november 2007 da Lars Hansen ble ansatt som daglig leder blir dermed første hele driftsår for SKU. Jeg nevnte at arbeidsgruppen i 2004 tok initiativ overfor fylkeskommunen for å få til et samarbeid. Ytterligere konkrete initiativ til samarbeid om sekretariat ble tatt høsten Dette ut fra at SKU rekrutterte fylkeskommunens medarbeider, men at de gjennom et felles sekretariat kunne være med og beholde kompetansen og kjennskapen til fylkeskommunen. Fylkeskommunen valgte imidlertid nyrekruttering til eget sekretariat.

5 3.Status for virksomheten a)Drift og økonomi
Budsjettramme 2008: ca kr 1 mill Drift skal evalueres – ser ut til å fungere som forutsatt 2008 er som nevnt første hele driftsår for virksomheten. Budsjettramme for 2008 er ca kr 1 mill, og vi regner med å komme i mål i underkant av budsjett. Dette dekker utgifter til lønn, kontorutgifter, utgifter til styre/arbeidsutvalg etc. Utgifter til ordningen fordeles kommunene i mellom ut fra 1) innbyggertall, 2) antall møter i kontrollutvalget, og 3) et fastbeløp pr kommune. Budsjett for 2009 ligger på noenlunde samme nivå. Styre og/ eller arbeidsutvalg vil evaluere driften av sekretariatet etter at dette året er avsluttet. Så langt, og med forbehold om innholdet i evalueringen, ser det ut til at sekretariatet fungerer bra. De planer som skal lages for kontrollvirksomheten i hver kommune er ferdige innen utgangen av 2008, slik det er bestemt i lov. Sekretariatet ser ellers ut til å matche kontrollutvalgenes behov for tjenester når det gjelder kompetanse og kapasitet.

6 3.Status for virksomheten a)Drift og økonomi
Samordning Effektiv utnyttelse av ressurser SKU sin jobb er i utgangspunktet å drive og styre et samarbeid om en sekretariatsordning. Vi er også bevisst på at vi gjennom et felles sekretariat legger til rette for en koordinert ressursbruk mellom kontrollutvalgene, og dermed mellom kommunene. Dette er særlig viktig når det gjelder forvaltningsrevisjon, der det har stor betydning for ressursbruken om det er 1 av 9 kommuner eller 6 av 9 kommuner som kjører de samme eller lignende prosjekter. Den mest betydelige ressursinnsatsen i forvaltningsrevisjon ligger i utvikling av prosjektet med problemstillinger, metode etc. Det ligger god økonomi i at samme eller lignende prosjekt kan gjennomføres i flere kommuner: Jo flere, jo bedre. I planleggingen av forvaltningsrevisjon holder vi kontrollutvalgene orientert om innsatsområder hos hverandre, og kontrollutvalgene blir bevisste på at en koordinert innsats med like eller lignende prosjekter gir bedre ressursutnyttelse per krone. Kontrollutvalgene i Salten legger dessuten vekt på å ikke sette inn ressurser til kontroll og tilsyn der hvor andre instanser enn kommunene fører tilsyn, f.eks fylkesmannen. Dersom fylkesmannen har tilsyn med barnevernet i f.eks Saltdal, så vil det være ufornuftig å la revisjonen bruke mange timer på samme problemstillinger. For hver eneste bestilling av forvaltningsrevisjon fra et kontrollutvalg i Salten sendes kopi av denne til fylkesmannen, slik at de blir informert. I tillegg til denne ”koordineringen” på overordnet nivå, ser vi at kontrollutvalgene på enkelte områder klart inspireres av innspill fra hverandre. Meløy og Gildeskål sine kontrollutvalg fokuserte tidlig på oppfølgning av kommunestyrets vedtak. 8 av 9 kommuner i Salten har dette som et forvaltningsrevisjonsprosjekt i inneværende planperiode – de aller fleste med topp prioritet. Øvrige prosjekter som har starta i enkelte kontrollutvalg, og som har fått betydelig spredning er Ressursbruk i skolene (6 kommuner), og Sykefravær (5 kommuner).

7 3.Status for virksomheten b)Bemanning
Fra 1,5 til 1,0 årsverk Med virkning fra og med 2008 2007: avklaring daglig leder-stilling Prosess nedbemanning i 2008 Som tidligere nevnt var det opprinnelig lagt til grunn et stillingsbehov på 1,5 årsverk. På grunnlag av drifta i 2006 og 2007 vurderte styret det slik at behovet for stilling var 1 årsverk, og dette har blitt lagt til grunn fra og med budsjett for 2008. Det forrige styret brukte mye tid på å få til en avklaring i forhold til arbeidstakeren som ble sykemeldt februar 2006, men høsten 2007 ble det klart at han fratrådte sin 100 % stilling som daglig leder, mot å overføres til 50% rådgiverstilling i virksomheten. (Denne har han enda ikke tiltrådt) Dette frigjorde stillingen som daglig leder, og Lars Hansen ble tilsatt. Nåværende styre besluttet i februar 2008 å foreta nedbemanning av virksomheten i samsvar med vedtatt budsjett, altså å fjerne nevnte 50% stillingsressurs. Styreleder og daglig leder har fulgt opp dette i en etter hvert langdryg prosess, med bistand fra KS-advokatene. Resultatet av nedbemanningen er enighet om at arbeidsforholdet opphører , altså med en noe lenger oppsigelsesperiode enn vanlig.

8 3.Status for virksomheten c) Styring, vedtekter
Vedtektsendring: arbeidsutvalg Gjennomgang og fortolkning: Behov for revisjon av vedtekter Mot slutten av perioden, eller nå? Det ble gjennomført en vedtektsendring i 2007 der kommunestyrene vedtok en endret modell for fordeling av kostnader mellom kommunene, og det ble formelt opprettet et arbeidsutvalg. Styret, som består av 1 medlem fra hver eierkommune, vedtar budsjett, økonomiplan og årsmelding/årsregnskap. Arbeidsutvalget består av styreleder Jan Arild Ellingsen, Saltdal, styrets nestleder Åslaug Solem, Hamarøy, og Øystein Wik, Bodø. Arbeidsutvalget er styrets utøvende organ i virksomheten. Styret har allerede hatt en gjennomgang av vedtektene, og ser behovet for en revisjon av vedtektene på en del punkter ut fra at deler av vedtektene er uklare, og at deler av vedtektene ikke har vært praktisert fullt ut siden SKU ble opprettet. Styret vil uansett gjennomføre en revisjon av vedtektene mot slutten av valgperioden. Jeg vil gå igjennom de punktene i vedtektene det gjelder og si hvordan styret fortolker og forholder seg til vedtektene. Styret har bedt om at dette kunngjøres overfor eierne, og om en tilbakemelding om fortolkningen aksepteres. I motsatt fall må styret forsere arbeidet med revisjon av vedtektene. Punktene er som følger:

9 3.Status for virksomheten c) Styring, vedtekter
§ 1: Navn – organisering: interkommunalt samarbeid lov om kommuner og fylkeskommuner § 27 Spørsmålet om hvilken status SKU sin organisasjonsform har er ett av de temaene som ble drøftet av styret. Det ble ikke konkludert på dette området. Spørsmålet er tatt opp med vår advokat i saken om nedbemanning, og han har ut fra vedtektenes innhold kommet frem til at SKU er et eget rettssubjekt. Spørsmålet ble satt på spissen i en tidlig fase av nedbemanningsprosessen der det ble hevdet at SKU ikke var eget rettssubjekt, med de følger dette får. Jfr Overå/Bernt kommentarutgaven til kommuneloven: ”inntil videre skal det være adgang til å opprettholde og etablere interkommunalt samarbeid etter § 27” som et eget rettssubjekt hvis deltakerkommunene har ansvar for virksomhetens gjeld”. (Våre vedtekter har ikke bestemmelser om ansvar for gjeld. – Vi har heller ikke gjeld.) Departementet holder for tiden på med et høringsnotat vedrørende IKS-loven, og det er grunn til å gå ut fra at en eventuell lovendring får betydning for § 27-virksomhetene. (Dept har tidligere (2005) tatt sikte på å fjerne hele § 27-bestemmelsen)

10 3.Status for virksomheten c) Styring, vedtekter
§3: Kontorsted ”kontorsted i NN kommune” Fortolkning: Styret bestemmer ut fra bemannings- og rekrutteringssituasjonen. § 5: Innskudd og eierandel ”Vertskommunen stiller kontor til disposisjon” Fraveket: leier i dag kontorplass hos Sjøfossen næringsutvikling på Inndyr § 3: Vedtektene sier ikke noe direkte om kontorsted, men ”NN kommune”. Den fortolkning som er gjort er ut fra den praksis vi har arvet fra det forrige styret. Det forrige styret besluttet først å ha Fauske som kontorsted, deretter ble dette endret til Inndyr. § 5: I forbindelse med flytting av kontorsted til annen kommune besluttet styret å leie egnede kontorlokaler på Inndyr.

11 3.Status for virksomheten c) Styring, vedtekter
§ 7-9: Styre, arbeidsutvalg, sekretariatsleder Innbyrdes sammenheng ”Eierne dekker selv sine egne representanters utgifter i forbindelse med styremøtene Paragrafene 7-9 inneholder bestemmelser om styre, arbeidsutvalg og sekretariatsleder. Her er det behov for å se nærmere på formuleringene og den innbyrdes sammenhengen mellom disse. F.eks er både styre, arbeidsutvalg og daglig leder gitt et arbeidsgiveransvar. Styret mener dette ikke vil bli noe praktisk problem. ”Eierne dekker selv sine egne representanters utgifter i forbindelse med styremøtene”. Det motsatte har vært praktisert: virksomheten Salten kontrollutvalgservice har dekket utgiftene siden opprettelsen i 2005, og dermed har eierne dekket utgiftene indirekte via andel av selskapets driftsutgifter. Utgiftene blir verken større eller mindre ved at de føres på den ene eller den andre måten, det blir til sist et spørsmål om utgiftene skal belastes den enkelte kommune direkte, eller via SKU. Styret ser behovet for revisjon av vedtektene, og vil ta initiativ til dette senest mot slutten av kommunevalgperioden. Styret vil imidlertid være lydhøre for signaler fra eierne om praktisering og fortolkning kan aksepteres videreført, eller om vi skal snarlig tilbake til kommunestyrene med forslag til endrede vedtekter. Dersom det er kommentarer eller spørsmål fra eierne så tar vi i mot det med takk.

12 Veien videre Oppsummering Veien videre
For å oppsummere litt: Hovedbudskapet er vel at fra og med 2008 har SKU kommet fullt ut i gang slik det var forutsatt så langt tilbake som i 2004. I forhold til virksomhetens utvikling vil jeg trekke frem at budsjett og bemanning er redusert, og dermed bedre tilpasset kontrollutvalgenes behov. Vi har nevnt at SKU har undersøkt muligheter for samarbeid med fylkeskommunen, men at dette så langt ikke har ført frem. Dersom dere som eiere har tanker om ”veien videre”, aktuelle oppgaver og utfordringer, så tar vi med glede imot signaler på dette.