Erik Dammen Sivilingeniør, Risk Management DYNO ASA Forsvaret Metier Scandinavia a.s

Forbedret ”prosjektivitet” Forretningsidé Forbedret ”prosjektivitet” Metier hjelper kunden til økt prosjektivitet kundens evne til å gjennomføre prosjekter Metode Teknologi Kompetanse

Strategisk prosjektrådgiving og usikkerhetsstyring Etablert i 1981 Oslo Stavanger Stockholm København 40 Ansatte + Allianser Virksomhetsområder Porteføljestyring Tjenester Produkter Strategisk prosjektrådgiving og usikkerhetsstyring IT/IS - Prosjektledelse Prosjektlederopplæring

Noen referanser Finansdepartementet Infocus/Proxima ABB Norsk Hydro Luftfartsverket Forsvaret Telenor Maersk Øresundforbindelsen Asian Development Bank Banestyrelsen i Danmark Jernbaneverket Arbeidsdirektoratet Shell

You've carefully thought out all the angles. You've done it a thousand times. It comes naturally to you. You know what you're doing, its what you've been trained to do your whole life. Nothing could possibly go wrong, right ?

Think Again...

IS/IT-prosjekter (ERP) Hvorfor komplisert? Romerriksporten Slottet Rikshospitalet Åsgard Tress 90 IS/IT-prosjekter (ERP) osv Arabisk visdomsord Den lyver som gir uttrykk for å vite om fremtiden selv om vedkommende måtte ha rett Prosjektet er unikt og det vil alltid være usikkerhet knyttet til fremtiden!

I ettertid....hva gikk galt? Kunne vi gjort dette på en annen måte? Var forutsetningene for prosjektet tilstrekkelig definert? Tok vi oss tid til å tenke underveis? Visste noen i organisasjonen noe vi burde vist? Var det tiltak vi kunne gjennomført for å øke prosjektets lønnsomhet? Verifiserte vi noen gang forutsetningene for prosjektet? “If people begin with certainties they will end with doubts But if they are content to begin with doubts they shall end in certainty” Francis Bacon (1561-1626) Var forutsetningene for prosjektet tilstrekkelig definert? Var budsjettet for lavt? Var tidsrammen for stram? Var omfanget riktig? Fikk prosjektet tilstrekkelig prioritet? Fikk prosjektet rett ressurser?

Definisjoner Usikkerhetsstyring En kontinuerlig aktivitet for å identifisere, analysere og følge opp usikre forhold i prosjektet og gjennomføre forbedringstiltak Usikkerhetsanalyse Systematisk fremgangsmåte for å beskrive og/eller beregne usikkerhet

og Usikkerhet - hva er det? Risiko Muligheter Usikkerhet er gitt ved differansen mellom den informasjon som er nødvendig for å ta en sikker beslutning og den tilgjengelige informasjon (PS 2000, 1997) Risiko Muligheter og

Usikkerhet i prosjekter Risiko Muligheter Utnytte Redusere Akseptere Overføre Ericsson kan ikke selge et av sine produkter om 3 år, og i dag sysselsetter vi nesten 100 000 personer Gen. Dir. Ericsson

Systematiske usikkerhetsanalyser Styring av usikkerhet Verdiskapning NV Slutt Kontinuerlig usikkerhetsstyring + - Systematiske usikkerhetsanalyser Start Muligheter Risiko

Usikkerhetsstyring - et prosjektstrategisk ledelsesverktøy Prosjektledelse - usikkerhetsstyring Visjon Mål og strategi De rette prosjektene Realistiske mål Robuste strategier Et system for å teste ut strategier Bedret effektivitet og produktivitet ”Doing the right things and the things right”

Forretningsmessig nytte Velge rett konsept! Velge rett prosjekt! Skape et vellykket prosjekt! Leveranse innenfor kostnads- og tidsramme Forbedret lønsomhet Forbedret prosjekt gjennom bedre styringsunderlag i prosjektet Velge rett prosjekt! Realistsk beslutningsgrunnlag og styringsunderlag for ledelsen Grunnlag for prioritering Skape et vellykket prosjekt! Leveranse innenfor kostnads- og tidsramme Forbedret lønsomhet - “contingency til profitt” Forbedret prosjekt gjennom bedre styringsunderlag i prosjektet Synliggjøre usikkerheten gjennom prosjektets livsløp Utnytte muligheter og redusere risiko Stimulere til kreativitet i prosjektet Forbedre kommunikasjon internt og eksternt Øke styrbarhet i prosjektet – se fremover, ikke i speilet

Bieffekter “Verifikasjon”/Kvalitetssikring av prosjektet: “....alltid beredt”: etablering av tiltaksplan som øker muligheten for suksess Økt bevissthet og forståelse om hvordan usikkerhet påvirker prosjektet Eierskap til usikkerhet Økt evne til å håndtere usikkerhet - læring “Verifikasjon”/Kvalitetssikring av prosjektet: Beslutningsgrunnlag Kostnader Profitt Cash flow

Sentrale forutsetninger for å lykkes Sterkt engasjement fra ledelsen Usikkerhetskultur og -holdninger Metoder og verktøy Levende tiltaksplaner Synliggjøring av resultater Erfaringsoverføring

Øresundforbindelsen- Et eksempel Usikkerhetsstyring definert som ledelsesverktøy Anvendelse av et ”styrt kaos” Intet kaos – intet komplett usikkerhetsbilde Etablering av en kultur som tillater å ”tenke det utenkelige” Ansvar for usikkerhetsstyring initiert fra toppen og deretter implementert nedover i organisasjonen Kontinuerlig usikkerhetsstyring i prosjekteperioden Første usikkerhetsanalyse i 1992 gir 50% sannsylighet = 5100 mill DKR (90%= 6000mill DKR) Budsjett 3700 mill DKR

Fra usikkerhetsanalysene

Suksess eller fiasko? Usikkerhetsstyring uttalt som en viktig medvirkende årsak til prosjektgjennomføringens suksess Overholdelse av tidsplan- 27.september 1998 (prognose fra 1992 ga september 1998) Overholdelse av budsjett 5300 mill DKR (4% over 50% sannsynlighet) Overholdelse av kvalitetskrav Overholdelse av miljømålsetning Lav ulykkesfrekvens Uttalt at anleggsøkonomien fortsatt kunne vært bedre Bedre resultat hvis man hadde klart en bedre forankring av usikkerhetsstyringen i organisasjonen Bedre og raskere konsekvensvurdering av kritiske hendelser

Usikkerhetsanalyseprosessen Mål Identifikasjon Estimering Kommunikasjon Tiltaksplan Oppfølging Krav til en god usikkerhetsanalyse Involverende og strukturert prosess ledet av nøytral person Klare og utvetydige mål med analysen Identifikasjon av usikkerheter og årsaker til usikkerhet - ”Uncertainty Drivers” ”Top down”

En løsning for aktiv usikkerhetsstyring i prosjekt The Complete Risk Managerâ En løsning for aktiv usikkerhetsstyring i prosjekt

Definér Profilér Kvantifisér Planlegg The Complete Risk Managerâ Definér Profilér Kvantifisér Planlegg 1 3 2 Vision og mål Kalkyle Tidsplan Nåverdi Identifisèr Gruppér Referanser Scenarier Prognose Målsetting Handling Iterer

En gruppeproses Individ - gruppe Personlig oppfatning Personlig oppfatning Faktisk Usikkerhetsområde Personlig oppfatning Personlig oppfatning Personlig oppfatning

"Six Thinking Hats" Vurderende Prosessen Positiv Muligheter Intuisjon The Complete Risk Managerâ "Six Thinking Hats" Edward De Bono Vurderende Prosessen Positiv Muligheter Intuisjon Ingen argumentasjon Neutral Mål Kjennsgjerninger Negativ Forsinkelser Fordyrelser Kreativitet Nye ideer

Gode ressurser - høy prioritet The Complete Risk Managerâ Forutsetning ”Best Case” ”Worst Case” Firmaets beste ressurser til oppgaven Meget uerfarne ressurser Gode ressurser - høy prioritet Hvit hatt Gul hatt Sort hatt ”Expected Case”

Absolutt Minimum (1%) Mest sannsynlig Maksimum (99%) The Complete Risk Managerâ FORDELINGSKURVE Absolutt Minimum (1%) Mest sannsynlig Maksimum (99%)

Konklusjon Aksepter at det eksisterer usikkerheter ved oppstart! Få oversikt over usikkerhetene! Utnytt mulighetene og reduser risiko aktivt gjennom hele prosjektperioden! Velg rett konsept! Velg rett prosjekt! Implementer rett strategi! Gi prosjektet realistiske mål og forutsetninger! Opplev at usikkerhetene reduseres gjennom prosjektperioden og at prosjektet skaper en merverdi utover det som var forventet! Opplev å være sikker i ettertid

I never planned to fail I just failed to plan