Saksbehandling i ht Plan- og bygningsloven Forelesning Høgskolelektor Fred Johansen Vite hva som inngår i saksbehandlingsbegrepet og hvordan ulike byggetiltak krever forskjellig saksbehandling

Generelt om prosessen i saksbehandling Utføres for å behandle saker på vegne av en virksomhet og som leder fram til en autorisert beslutning. Prosessen er lovregulert gjennom forvaltningsloven Prosess i 4 trinn Skal i det videre diskutere ulike problemstillinger knyttet til hver av disse. Mottak av sak Innsamling informasjon Vurderinger Vedtak

Innholdet i saksbehandling behandle informasjon bruke lover og regler følge prosedyrer kommunisere med aktører som saken gjelder Et annet sentralt forhold rundt saksbehandlinger er, foruten habilitetsspørsmål, å sørge for at saken blir belyst på en objektiv måte, og tilstrekkelig for at beslutningsmyndigheten skal være i stand til å fatte en riktig beslutning. Den innsamlede informasjon skal danne grunnlag for dette. Videre står informasjonsplikten sentralt for saksbehandler i prosessen fram mot vedtak. Berørte parter har i stor grad rett til innsyn i dokumentasjon i saker som berører dem selv.

Godkjenningsprosessen Forhåndskonferanse Søknad eller melding? Mottakskontroll Saksbehandling Vedtak Forhånds-konferanse Søknad eller melding Mottakskontroll Saksbehandling Vedtak Den offentlige godkjenningsprosessen i byggesaker skjer dermed gjennom en prosess som inneholder følgende faser/ elementer:

Forhåndskonferanse Hensikten er å avklare rammer Skal føres referat Ikke bindende for noen av partene For å avklare nærmere rammer og innhold i tiltaket kan det avholdes forhåndskonferanse mellom ansvarlig søker, kommunen og eventuelt andre berørte parter. Forhåndskonferanse kan brukes i alle typer saker, helt uavhengig av størrelse og vanskelighetsgrad på tiltaket. Forhåndskonferanse skal avholdes før søknaden sendes inn for behandling. Anmodning om forhåndskonferanse skal skje skriftlig med skisser over tiltaket. Det skal føres referat fra forhåndskonferansen. En forhåndskonferanse er ikke bindende for noen av partene.

Forhåndskonferanse Tiltakshaver Kommunen tiltakets innhold, omfang, plassering, fremdrift, aktuelle ansvarlige utøvere, forutsetninger for tiltaket Kommunen rammeforutsetninger og krav som er knyttet til arealplaner, infrastruktur, aktuelle lover, forskrifter, vedtekter og retningslinjer, dokumentasjonskrav, krav til plassering av tiltaket, behovet for koordinering med aktuelle myndigheter som skal avgi uttalelse, kommunens praksis, saksbehandlingsopplegg, mulighet for trinnvis saksbehandling, kontroll, ansvarsregler, krav til ansvarlige, og annet av betydning. forventet saksbehandlingstid og den videre saksbehandling Forhåndskonferansen er en møteplass mellom kommune og tiltakshaver der hensikten er gjensidig å avklare hvilke rammer som legges til grunn tiltakets innhold, omfang, plassering, fremdrift, aktuelle ansvarlige utøvere og forutsetninger for tiltaket for selve byggesaken. Tiltakshaver skal gjøre rede for tiltakets innhold, omfang, plassering, fremdrift, aktuelle ansvarlige utøvere og forutsetninger for tiltaket. Kommunen på sin side skal gi nødvendig informasjon om rammeforutsetninger og krav som er knyttet til arealplaner, infrastruktur, aktuelle lover, forskrifter, vedtekter og retningslinjer, dokumentasjonskrav, krav til plassering av tiltaket, behovet for koordinering med aktuelle myndigheter som skal avgi uttalelse, kommunens praksis, saksbehandlingsopplegg, mulighet for trinnvis saksbehandling, kontroll, ansvarsregler, krav til ansvarlige, og annet av betydning. Kommunen skal videre opplyse om forventet saksbehandlingstid og den videre saksbehandling. Både kommunen og tiltakshaver kan invitere representanter for andre berørte parter og organer til konferansen.

Søknad eller melding? To hovedkategorier: Meldingssaker benyttes for mindre kompliserte tiltak der kravene til dokumentasjon/ansvarsrett ikke er så omfattende Vi skiller som nevnt mellom to hovedkategorier av saker i saksbehandlingsprosessen; søknadssaker og meldingssaker. Meldingssaker benyttes for mindre kompliserte tiltak der kravene til dokumentasjon/ansvarsrett ikke er så omfattende. Meldingssaker krever ikke godkjenning fra kommunen for igangsettelse dersom forutsetningene for øvrig er overholdt. Kommunen kan kreve meldingssaker omgjort til søknadspliktige saker, men dette må skje innen bestemte frister.

Mottakskontroll .. Trinn 1 Kontrollere om det er mangler på melding/søknad, og i så tilfelle be om ytterligere informasjon/ dokumentasjon. Nest punkt i godkjenningsprosessen er mottatkskontroll.

Mottakskontroll .. Trinn 2 Ved meldingspliktige tiltak kontrollere om disse faller utenfor saksbehandlingsreglene for meldinger.

Mottakskontroll .. Trinn 3 Ved søknadspliktige tiltak kontrollere om disse krever dispensasjon.

Mottakskontroll .. Trinn 4 Kontrollere om innhenting av uttalelse/samtykke/tillatelse fra andre etater/myndigheter er gjort der dette kreves.

Mottakskontroll .. Trinn 5 Be om uttalelse fra tiltakshaver ved innkommet merknader/protester.

Saksbehandling - vedtak Krav til maksimal saksbehandlingstid? Vurdere, godkjenne/avslå dispensasjoner. Eventuelle merknadshavere/protestanter skal underrettes om vedtaket. Godkjenningsprosessen. Ferdig med mottakskontroll - saksbehandling Avhengig av sakstypen, stilles det krav til maksimal saksbehandlingstid. Overholdes ikke denne, vil dette få ulik rettsvirkning avhengig av meldingens eller tiltakets art. F. eks. vil rettsvirkningen av fristoverskridelse ved meldning om oppføring av driftsbygning i landbruket være at tiltaket kan igangsettes etter 3 uker. Videre må man også vurdere, godkjenne/avslå dispensasjoner før det gjøres endelig vedtak om melding/søknad eller vedtak om avslag. Eventuelle merknadshavre/protestanter skal underrettes om vedtaket.

Kompleksibilitet: Tre hovedkategorier Enkle tiltak Tiltak som gjennomføres etter ett-trinns saksbehandling Tiltak som gjennomføres etter to-trinns saksbehandling

Enkle tiltak ”Enkle tiltak” skilles ut til separat behandling for ikke å bli liggende i påvente av behandlingen av mer kompliserte saker. Enkle tiltak skal behandles innen 3 uker etter at fullstendig søknad er mottatt. Den raskeste måten å få behandlet et søknadspliktig tiltak på er å sende inn saken som et såkalt "enkelt tiltak". Samtidig setter reglene om "enkle tiltak" klare krav til tiltakshaver og hvordan byggeprosjektet organiseres. Ifølge pbl. § 95 b skal kommunen avgjøre søknad om ”enkle tiltak” innen 3 uker. Kommunen har derfor 3 uker på seg til å avgjøre både om tiltaket er ”enkelt” og fatte vedtak om tillatelse. Med ”enkle tiltak” siktes det til alle byggesaker hvor tiltaket er i samsvar med bestemmelser gitt i eller i medhold av pbl. og forutsatt at søknaden inneholder alle nødvendige opplysninger. Enkle tiltak skal behandles i ett trinn, dvs. at tillatelsen gir rett til at arbeidene kan igangsettes uten å gå veien om rammetillatelse og trinnvis behandling. Skal regelen om ”enkle tiltak” fungere effektivt, må mangelfull søknad avvises eller omgjøres til ordinær søknad. Hvis søknaden har mangler som hindrer igangsetting (kontrollplan for utførelse, et eller flere ansvarlige foretak, kontrollerklæring for prosjekteringen), men er godt nok dokumentert til å gi rammetillatelse, kan kommunen vurdere å gi dette i stedet. Det krever at det tas kontakt med tiltakshaver/ansvarlig søker da det er disse aktørene som har valget om søknaden skal fremmes som ettrinns søknad eller deles opp.

Ordinær saksbehandling Enkle tiltak I samsvar med pbl? Ja Nei Uten nabo protester? Godkjent av andre myndigheter? Ordinær saksbehandling Enkelt tiltak

Ett-trinns behandling Søker om igangsettingstillatelse uten å gå veien om rammetillatelse Krever ferdig prosjektert bygg

Trinnvis saksbehandling særlig aktuelt for større og mer kompliserte tiltak Fase 1 avklarer om tiltaket kan realiseres detaljprosjektering m.v. gjennomføres i fase 2 Et annet forhold ved saksbehandlingsprosessen er muligheten for å dele tiltaket i mindre enheter som kan behandles/godkjennes hver for seg. Dette omtales som trinnvis saksbehandling. Trinnvis saksbehandling er særlig aktuelt for større og mer kompliserte tiltak. Innføring av trinnvis behandling gir grunnlag for å slippe å prosjektere hele arbeidet før det er avklart om prosjektet kan aksepteres. Fase 1 avklarer om tiltaket kan realiseres, og eventuelt rammene for det, detaljprosjektering m.v. gjennomføres i fase 2. Trinn 1 Rammetillatelse Trinn 2 Igangsettings tillatelse