Anskaffelser knyttet til TT-ordningen Møte med organisasjonene 20.4.2010 Velkommen, vi er glade for å se deres interesse og for at så mange har møtt opp på første markedskonferanse om TT-anskaffelser. Mitt navn er Hedda Aas, og jeg jobber i Helse- og velferdsetaten hvor jeg for tiden er fungerende prosjektleder for TT-anskaffelser. Kollegene mine kan få presentere seg selv (vi reiser oss en og en og sier navn og funksjon). Bakgrunnen for konferansen i dag er dels at Oslo kommunes kontrakter knyttet til TT-ordningen holder på å løpe ut, dels har vi fått nye behov som eksisterende kontrakter i dag ikke ivaretar. Helse- og velferdsetaten har derfor, på vegne av Oslo kommune, fått i oppdrag å anskaffe nye kontrakter på kjørekontor, kort- og transporttjenester. Hensikten med møtet er todelt: For det første ønsker vi å informere aktuelle leverandører om hvilke anskaffelser som skal gjennomføres, og framdriftsplanen for disse. For det andre ønsker vi å starte en dialog med leverandører av kjørekontor og korttjenester spesielt, da dette er den første anskaffelsen vi går i gang med. Vi ønsker å bli kjent med hvilke løsninger som er tilgjengelig, slik at vi kan etterspørre et produkt som finnes eller kan tilpasses. Vi ønsker å avtale en-til-en-møter med leverandører av kjørekontor og/eller kortsystemer for en nærmere presentasjon i etterkant av denne konferansen! Vi vil arrangere egen konferanse for transportører over sommeren for å forberede anskaffelser av transporttjenester. I etterkant av neste konferanse deltar vi gjerne på en-til-en-møter med transportører. Jeg vil understreke at på en-til-en-møtene vil man ikke få mer informasjon om anskaffelsene. Temaet vil da være produktene deres.

Dagsorden Anskaffelser og framdriftsplan Statistikk Modell for TT i 2011 Kjørekontor og TT-kort Eventuelt – Ordet er fritt Neste møte: Transportkontrakter Jeg vil gi en kort presentasjon av TT-ordningen, hvordan den vil se ut i 2009 og hvilke anskaffelser som skal gjøres i hvilken rekkefølge. Deretter tar Tone Fostervold over og nærmere inn på kjørekontor og kort. Til slutt har vi tid til spørsmål.

Fremdriftsplan Anskaffelser og kontraktsignering Planleggings- og bestillingstjeneste – mai 2010 Kjørekontor med system Nye TT-kort Spesialbil (fast og fritid) – mai 2010 Ordinær taxi (fast og fritid) – august 2010 Det er gitt føringer om at spesialbilkontrakten skal inngås med en eller flere leverandører. Drosjekontrakten skal inngås som parallelle rammeavtaler. Vi vil først anskaffe planleggings- og bestillingstjeneste, eller kjørekontor med system og korttjeneste. Det vil med all sannsynlighet bli anledning til å gi deltilbud i denne anskaffelsen.

Brukergrupper i mars 2010 Spesialbilbrukere: 2316 Blinde: 1058 Barn under 6 år: 40 Personer mellom 6 og 67 år: 3443 Personer over 67 år: 9850 TT-prøveprosjekt 340 Totalt: 17 047

Totalt antall turer og fordeling 2009 Ordinær drosje: 822 500 Spesialbil: 123 800 Totalt: 946 300 Fritid: 66 % Arbeid: 15 % Skole/SFO/barnehage: 10 % Dagsenter: 7,5 % Dagens kjørekontor videreformidlet ca 406 000 reiser i 2009.

Modell for TT i 2011 Føringer for anskaffelsene Kjørekontor: Skal planlegge og håndtere alle bestillinger innen TT-transport. Skal være ansvarlig for produksjon og utsendelse av TT-kort. Spesialbilbrukere Alle turer må som tidligere forhåndsbestilles Vil dele bil med dagens drosjebrukere der dette er hensiktsmessig. Drosjebrukere Alle turer må forhåndsbestilles via kjørekontor. Turer kan ikke bestilles direkte hos transportørene. Drosjer kan ikke benyttes direkte fra holdeplass eller kapres på gaten. Samkjøring der det er hensiktsmessig

Første anskaffelse: Kjørekontor Hovedfunksjoner Bestillingsmottak Planlegging av transport Støttesystem (brukerregister for bydelene) TT-kortproduksjon Før vi anskaffer transportkontraktene ser vi det nødvendig å ha ny kontrakt med kjørekontor og ny avtale om produksjon av TT-kort på plass. Slik at oppstart med eventuelle nye transportører vil foregå så smidig som mulig. Dette av hensyn til TT-brukerne. Oslo kommune ønsker å anskaffe kjørekontor med bestillingsmottak og planleggingssystem samt og TT-kort produksjon i en anskaffelse. Det vil bli gitt anledning til å gi tilbud på hele eller deler av tjenesten.

Behov for administrative nye oppgaver TT- KORT Behov for administrative nye oppgaver Etablering av ny kortløsning med produksjon av ca. 17 000 nye kort Produksjon av ca. 3 500 kort årlig Utsendelse av kort til bruker Åpning og sperring av tapte kort Kundeservice knyttet til kort Avslutningsvis vil jeg nevne litt om TT-kort produksjon og behov knyttet til dette. Det må etableres en bildedatabase da alle TT-kort skal ha foto av TT-bruker. Det er i da ca 17800 TT-brukere som skal ha nye kort. Årlig må det produseres ca. 3500 TT-kort til nye brukere og til personer som har tapt eller ødelagt tildelt kort. Utsendelse av TT-kort samt informasjon om bruken av dette skal oversendes av leverandør. Det ønskes kundesørvis knyttet til tjenesten som på oppfordring skal sperre og åpne kort dersom de blir mistet eller funnet igjen. I tillegg må spørsmål om ventetid/produksjonstid besvares.

Helse- og velferdsetaten: Administrere årlige kvotetildelinger Utvidede rapporter og tilganger Underlag for fakturering av bydelene Kontraktsoppfølging Klageinstans for alle TT-tjenester Informasjon Helse- og velferdsetaten har en administrativ og koordinerende rolle ovenfor bydelene. Vi vil administrere årlige eller halvårlige kvotetildelinger. Etaten vil ha en kontrollfunksjon og muligens foreta fakturakontroll. Etaten rapporter til byrådsavdelingen for velferd og sosiale tjenester og må ha tilgang til operative og historiske data og mulighet for å hente ut rapporter for alle bydelene.

Transportører: Raskt motta kjøreoppdrag direkte i bil Tilgang til saldo og validering når TT-kort benyttes Motta bestillinger som er samordnet eller enkelt turer Se hvilken egenandel som skal betales Se hvilke hjelpebehov brukene kan ha Få ekstra opplysninger om vanskelige adresser og eventuelle ledsagere Få beskjed om endrede henteadresser og avbestillinger

Bydelene: Legge inn og endre persondata og brukergodkjenning Bestille TT-kort til nye TT-brukere Kontrollere kvotetildelinger for egne brukere Legge inn tilleggsreiser Hente ut rapporter og statistikk for egne brukere og kostnader Bydelen i Oslo fatter vedtak om innvilgelse av reiserett. De skal registrere egne brukere inn i et brukerregister. Bydelen vil bestille TT-kort til sine brukere. Det er bydelenes som betaler for all transport og de skal følgelig ha anledning til å endre og kontrollere kvotetildelinger. I tillegg vil bydelene ha et utstrakt behov for å hente ut rapporter og statistikk for egne brukere. Transportørene som kjører fast transport og spesialbiltransport vil ha behov for å motta planlagte kjørelister direkte i bil. Kjørekontoret/tilbyder vil få ansvar å løse dette. Taksametrene i bilene må gjennom integrasjon kunne se TT-brukers saldo. Registrere og godkjenne reisen/egenandel og eventuelt overføre data til sitt taxiselskap.

Bestillingsmottak: Skal motta og registrere bestillinger for all TT-transport i Oslo kommune Motta bestillinger og endringer per telefon, faks, mail og web Håndtere TT-korttjenesten, bestillinger fra bydelene og utsendelse av nye kort. Ta i mot beskjeder om mistede og ødelagte kort fra TT-brukerne. Vi har behov for et bestillingsmottak, et såkalt callsenter som skal ta imot og registrere bestillinger. Alle reiser for spesialbilbrukere skal bestilles hos bestillingsmottaket. I tillegg skal all regelmessig transport som arbeid, skole og dagsenter for drosje brukere forhåndsbestilles her. Bestillingene kan komme per telefon, faks, mail og forhåpentligvis via en web. Vi vil stille krav til at bestillingsmottaket ivaretar brukernes individuelle transportbehov. Som for eksempel behov for hjelpemiddel som trappeklatrer eller enklere assistanse med å ta på en jakke eller låse døren. Vi ønsker at bestillingsmottaket skal registrere og eventuelt behandle enkle klager, som forsinkelser.

Behov transportplanlegging Planlegge og samordne transport Holde oversikt over ledige biler og setekapasitet Lage og distribuere transportoppdrag direkte til bil Videreformidle all transport som ikke planlegges i spesialbil, flexitransport eller minibuss til drosjer. For å oppnå en kosteffektiv TT-ordning ønsker vi at fast regelmessig transport for drosjebrukere kan samordnes med spesialbilturer der det synes rimelig. Vi ønsker derfor at kjørekontor skal ha et velfungerende transportplanleggingssystem som kan planlegge og samordne transport. Vi forutsetter at systemet som benyttes kan holde oversikt over ledige biler med for eksempel GAB og GPS og at det til enhver tid har oversikt over ledig setekapasitet. Det vil stilles krav til at det blir planlagt kjørelister som skal distribueres direkte til bilene.

Brukernes behov i forhold til ny TT-løsning TT-brukere med reiserett for spesialbil har alltid forhåndsbestilt sine TT-reiser. TT-forskriftens hjemler forhåndsbestilling. I tillegg sier forskriften at alle TT-brukere skal ha evne til å reise sammen med andre. TT-forskriften hjemler hvor lenge en TT-bruker kan sitte i bilen (1 time, med unntak i rushtiden) TT-konsulenter i bydelene vil ha behov for et brukerregister hvor de kan registrere sine TT-brukere. Det er 15 bydeler i Oslo. De vil vedlikeholde brukerregisteret som skal inneholde personalia, transportbehov og kvoter. Forskriften for transport av funksjonshemmede er førende for hva slags kvote brukerne skal innvilges. Den er i dag antall reiser, men man må ta høyde for at kvoten kan endres til kronebeløp eller kilometer. Vi har i dag differensierte egenandeler som voksen –barnetakst-natttakst og månedskort. Fremover i tid er det mulig at egenandel blir prosent av taksameterbeløp. I tillegg må systemet gi bydeler og etat tilgang til operative og historiske data og produsere rapporter og måltall for alle parametere. Som å lage grunnlag for oppgjør til transportørene.

Benytte TT-kort som betalingsmiddel i bil Forts.: Benytte TT-kort som betalingsmiddel i bil Benytte kontofon for uthenting av saldo/status på konto/kort Benytte webløsning for samme formål som kontofon Benytte webløsning til å bestille, omgjøre og kansellere transport Oppleve profesjonell kundebehandling I anskaffelsen er det flere impliserte parter som har forskjellige behov. I anskaffelsen må disse hensyntas. TT-bruker skal benytte sitt TT-kort som betalingsmiddel i bil. De skal tilbys kontofontjeneste og webløsning som kan gi opplysninger og saldo og status i kortet. TT-brukerne må oppleve profesjonell kundebehandling som tar hensyn til deres individuelle funksjonshemminger som for eksempel talevansker og nedsatt hørsel. TT-brukere vil ha behov for å omgjøre eller kansellere bestilt transport. I tillegg vil det være spørsmål om status i kortlagingsprosess.

Eventuelt Spørsmål knyttet til anskaffelsene kan rettes til: Prosjektkoordinator: Synnøve Rødsten Synnove.rodsten@hev.oslo.kommune.no Seksjonsleder: Tone Fostervold tone.fostervold@hev.oslo.kommune.no Andelen fritidsreiser er ulik på spesialbil og ordinær drosje. Halvparten av spesialbiltransporten er fritidsreiser, mens det for ordinær drosje er over 70 % av turene som er fritidsturer.