Arkivdanning i Kristiansand kommune Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret

Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt Arkivtjenester i alle sektorer ble kartlagt i forhold til stillingsandeler, ressursbruk og mulig effektiviseringsgevinster Mål Etablere et fagmiljø med høy arkivkompetanse tilknyttet administrasjonsektoren Etablere en robust og enhetlig tjeneste i forhold til både interne og eksterne brukere Styrke tjenesten i forhold til overgangen til eArkiv samt å møte de digitale utfordringene i handlingsplanene eNorge og eKommune Bakgrunnen: Sterkt desentralisert arkivtjeneste tidligere – samme system, men hver sektor nærmest som en separat virksomhet. Lite felles rutiner i forhold til arkivfunksjonen og saksbehandlerne En sentralisert tjeneste, alltid noen til stede uavhengig av ferie/fravær osv fra ”den sektorens” arkiver. Brukerstøtte alltid tilgjengelig – 0800 -1530 i tillegg til journaføring mm KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

Dokumentsenteret – Personell og økonomi Tilsatte med arkivstillinger i de ulike sektorene ble tilbudt 100% stillinger i Dokumentsenteret Stilling som enhetsleder (arkivleder) ble lyst ut eksternt og finansiert med effektiviseringsgevinsten Resten av effektiviseringsgevinsten (ca 2,5 årsverk) ble satt av til Harmonisering av lønn for de tilsatte i ny enhet Kompetansebygging Utstyr/etablering av den nye enheten Kvalitetsøkning av tjenesten Store lønnsforskjeller for sektorarkivarene ved overføring. Også for konsulentene var det en del forskjell. Harmoniseringen førte for de fleste til et større lønnhopp Den enkelte sektor måtte i utgangspunktet overføre midler i forhold til den tidligere kartlagte tjeneste. Kartleggingen viste seg å ikke være forankra i den enkelte sektors ledelse i ettertid. KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

Dokumentsenteret – tall og størrelse Kristiansand kommune har ca 81 300 innbyggere. Kommunen har ca 6 300 tilsatte og er Sørlandets største arbeidsplass Dokumentsenteret har totalt19 årsverk – med 15 årsverk direkte tilknyttet arkivtjenesten for kommunen og div. selskaper Pr år journalføres det ca 120 000 poster i sak/arkiv-systemet – fordelt på ca 12 000 saker I 2009 ble det sendt ut ca 5 000 dokumenter til presse, media og publikum - jf innsynsbegjæringer mottatt via vår offentlig journal I 2009 var det også høy grad av partsinnsyn – jf ikke minst i forhold til oppreisningsordningene innen barnevern og personer som søker billighetserstatning fra staten Krs sammenlignes ofte med Drammen (62 000), Sandnes (65 000) og Fredrikstad (73 000) av Kommunal- og regionaldep og i KOSTRA 4 årsverk: Foto, rådhusforvalter samt servicetorget Byhallen Journalføring i ulike fagsystemer innen helse- og sosial foregår fortsatt desentralisert kombinert med papirarkiver KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

Dokumentsenteret – tall og størrelse forts…. I tillegg til ansvaret for kommunens arkiver selger Dokumentsenteret eArkivtjenester til følgende selskaper: Kristiansand boligselskap KF Kristiansand kommunale pensjonskasse Kristiansandsregionen Brann og Redning IKS Kilden – Sørlandets teater og konserthus IKS (byggeperioden) Knutepunkt Sørlandet - innkjøpstjenesten Dokumentsenteret leverer også arkivtjenester til Kompetansesenter for gjeldsrådgiving for Knutepunkt Sørlandets 7 kommuner (vertskommuneprinsipp) Kristiansand havn KF og Kristiansand parkeringselskap KF benytter kommunens sak/arkivsystem KRISS, men har egne arkivtilsatte. Begge disse har fortsatt papirbaserte arkiver. Utfordring å selge tjenester da de kan sies opp med 6 måneders varsel – jf bemanningen som består av fast tilsatte KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

Dokumentsenteret - eArkiv fra 1. juli 2007 Kommunen gikk over til eArkiv 1. juli 2007 Sektorarkivet for teknisk gikk over til eArkiv 1. januar 2006 Både innen teknisk sektor og andre sektorer er det høy grad av fulltekstlagrede dokumenter i systemet allerede fra 2004, men vårt juridiske arkiv er papirbasert fram til overgangen til eArkiv ½ km byggesaksarkiver digitaliseres nå av Dansk skanning Det papirbaserte byggesaksarkivet for perioden 1890 – 2003 (!!) skal etter digitaliseringen overføres til depot for sikker bevaring. Den digitale versjonen vil være komplett og tilgjengelig som historisk base i sak/arkivsystemet Publikum vil få innsynsmuligheter Politikerne bevilget penger som følge av det store omtakseringsprosjektet (eiendomsskatt) og bygging av nytt Rådhuskvartal og gevinsten med ikke å måtte bygge arkivplass til byggesaksarkivene som er i daglig bru –jf ordinær saksbehanding og ikke minst eiendomsmegler-pakkene Riksarkivet har gitt tillatelse til utførsel av papirarkivet til Danmark Skannefabrikk med ca 100 ansatte som digitaliserer og legger inn metadata for hver hver sak/dokumenttype. KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

Dokumentsenterets hovedoppgaver Daglig drift mottak av post elektronisk og pr brev journalføring og digitalisering av inngående post Journalføring og controller-funksjoner for utgående post/notater Brukerstøtte telefon og e-post det viktigste verktøyet i forhold til brukerstøtte – jf en kommune med ca 1200 brukere av systemet spredt over hele byen arkivarene drar også ut på arbeidsplassene for å bistå Dokumentsenteret og it-tjenesten har tett dialog Kursvirksomhet I kommunens kurskatalog er det alltid tilgjengelig kurs i sak/arkivsystemet Dokumentsenteret har årlig ca 100 tilsatte på 3-timers saksbehandlerkurs Dokumentsenteret har i tillegg god kompetanse på offentligloven og holder kurs med kommuneadvokatkontoret for tilsatte KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

Elektroniske tjenester for publikum Kommunen har høy grad av elektroniske skjema/søknader tilgjengelig på nettsidene www.kristiansand.kommune.no Digitale skjema fra egne fagsystemer som veltes direkte inn i sak/arkiv-systemet - bl.a. Søknad på stillinger og den videre saksbehandlingen (WebCruiter) Søknad om tilskudd innen kultursektoren (Fri4) Digitale skjema som mottas via postmottak og importeres til sak/arkiv-systemet av Dokumentsenteret (ca 100 pr september) Ved mottak ser dette ut som ordinær e-post, men de kommer via krypterte linjer slik at utfylte skjema med opplysninger unntatt offentlighet behandles sikkert Elektroniske skjema inngår i forenklingsarbeidet / modernisering med IT-prosjektet. Dokumentsenteret har egen kontaktperson for å sikre korrekt dokumentflyt og i forhold til hva som skal stå i predefinerte tekster, om sakbegrepet osv KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

Sosiale medier og journalføring Det uformelle ved sosiale medier gjør at grensene mot saksbehandling kan være svært uklare Kommunen har følgende løsninger Nettprat / Chat – Hovedsentralbord og servicetorgene besvarer henvendelser - systemet har integrasjon mot sak/arkivsystemet dersom innholdet går over i saksbehandling og skal journalføres Facebook – Redaktøren av kommuneportalen importerer til sak/arkivsystemet hvis journalføringsplikt inntrer Sms – kan med litt om og men journalføres Blogg og Twitter - ……… Outlook er likevel fortsatt kanalen der vi har størst forbedringspotensiale i forhold til datafangs….. KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

Dokumentsenteret og IKAVA Kristiansand kommune har godt samarbeid med IKAVA I tillegg til depotfunksjonen kjøper Kristiansand kommune tjenester i forhold til ordning og avlevering IKAVA bidrar med råd og veiledning på forespørsel – og ikke minst har kursvirksomheten vært positiv for mange tilsatte ved Dokumentsenteret Representanter fra IKAVA deltar på møter i kommunen om arkivfaglige spørsmål Parallelt med styrking av Dokumentsenterets kompetanse i forhold til alt det elektroniske, så avtar kunnskapen om papirbasert arkivdanning og ikke minst gjenfinning i disse. IKAVA vil framover få en enda viktigere rolle her. Knutepunktkommunene har eget arkivnettverk. Interkommunalt arkiv Vest-Agder og Aust-Agder kulturhistoriske senter deltar på enkelte av møtene KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad

Hjertesukk… Det er vanskelig å holde seg oppdatert og ajour innen arkivfaget Vi er heldige om en saksbehandler innen barnevern eller landbruks-området forteller oss om detaljerte pålegg innen journalføring, kassasjon/bevaring osv i en forskrift, et rundskriv osv innen deres saksfelt. Innen andre sakfelt i forvaltningen kommer departementer, direktorater og fylkesmann med egne brev og veiledninger der endringer og iverksettelsesdato klart framgår – vi savner samme service… Det er også vanskelig å oppfylle journalføringsplikten og offentliglovens intensjon om innsynsmuligheter når staten lager fagsystemer som ikke kan integreres med sak/arkivsystemer. Dobbel journalføring og dermed ineffektiv offentlig forvaltning er resultatet om en skal gjøre det korrekt. Eksempler: Skattedirektoratets system Sofie for kemner-funksjonen Statens landbruksforvaltnings gjennomgående tilskuddssystem KAI-konferansen 8. september 2010 - Enhetsleder Grete Gavelstad