ByggSøk i Skedsmo BEdagene, 31. mars 2005 Hans Petter Grønås

Presentasjon om: "ByggSøk i Skedsmo BEdagene, 31. mars 2005 Hans Petter Grønås"— Utskrift av presentasjonen:

1 ByggSøk i Skedsmo BEdagene, 31. mars 2005 Hans Petter Grønås
Skedsmo kommune

2 Status akkurat nå 8 e-saker mottatt hittil Varierende tiltakstyper
Meldingssaker behandlet samme dag Ett-trinns saker/IG behandlet i løpet av 1-2 uker Innregistrerte saker er sendt fra seks ulike profesjonelle aktører innen BA næringen Skedsmo har mottatt i alt 8 e-saker via ByggSøk hittil, fordelt på tre rammesøknader, en IG, to ett trinns søknader og to meldinger om tiltak. Tiltakstyper varierer fra de enkle tilbygg/garasje til større blokk- og kvartalsutbygginger. Meldingssakene ble behandlet samme dag som de kom inn, ett trinns søknadene og IG ble behandlet i løpet av 1-2 uker. Innregistrerte saker er sendt fra seks ulike professjonelle aktører innen BA næringen.

3 Eksempel på importert søknad med vedlegg
Søknader/meldinger kommer via Outlook Sjekker innholdet i innkommet e-post Importsentral i ePhorte Vi sjekker innholdet i søknaden før endelig import OK ….. Søknaden importeres Vi legger dokumentflyt-/oppgavemal på søknaden

4 Hvordan det startet Mottak av e-sak er nedfelt i kommunens IT strategi og handlingsplan for 2004 Nytt sak-/arkivsystem (ePhorte) Standardiserte dokumentmaler - dokumentflyt Måling av tidsbruk relatert til lovbestemte frister Potensiale for automatisering Mottak av e-sak er nedfelt i kommunens IT strategi og handlingsplan for 2004. Arbeidet med etablering av mottakssentral for e-byggesak startet midt i oktober Innen den tid hadde vi fått på plass nytt sak-/arkivsystem (ePorte). Vi hadde videre fått på plass dokumenmaler og system for dokumenflyt- og oppgavemaler med sekvensiell måling av tidbruk relatert til lovbestemte frister. Grunnlaget for automatisert dokument- og vedtaksproduksjon var på plass. IT strategi: Anvendelse av IT i Skedsmo kommune skal bidra til en åpen forvaltning hvor elektronisk samhandling med innbyggere, leverandører, næringsliv og samarbeidspartnere er fremtredende. Tillegg: bedre service ovenfor innbyggerne gjennom døgnåpen forvaltning effektivisering av tjenesteproduksjonen styrke kommunens posisjon og image i regionen effektivisering av interne støtteprosesser skape økt trivsel og arbeidslyst hos de ansatte Plan 2004 Tilby elektronisk innsending av byggesaker/-meldinger via ByggSøk.

5 Oversikt BRUKERNE BYGGSØK KOMMUNE

6 Hvordan vi gjorde det Registrerte oss selv som testbrukere av ByggSøk bygning Testsøknader og meldinger mot alternative oppsett av mottakssentral i ePhorte Informasjonsmøte 2. desember 2004 Første meldingssak mottatt 13. desember 2004 ”Saksbehandling over disk” Kurs ble gjennomført 14. og 16. desember Samtidig med at vi etablerte mottakssentral registrerte vi oss selv som testbrukere av ByggSøk bygning, både som søker og ansvarlig foretak. Tilstrekkelig trening i bruk av ByggSøk fikk vi gjennom testsøknader og meldinger mot alternative oppsett av mottakssentral i ePhorte. Først litt famlende men så midt i november 2004 kunne vi notere de første A-HA opplevelser, også med sikte på alternativ bruk av ByggSøk bygning. Med drahjelp fra BE, Bergen kommune, Boligsenteret Bergen as og DDT, ble det arrangert informasjonsmøte 2. desember 2004 med foretak med SØK funksjon som målgruppe. Vi sendte invitasjon til rundt 200 adressater med relativt kort frist, 14 dager i forkant av møtet. Responsen ble overveldende, også fra de som ikke kunne møte. Dette hadde BA næringen åpenbart ventet på. Ønske om opplæring i bruk av ByggSøk var entydig. Konkurransen om å bli den første med e-søknad startet. Bygningsingeniør Jarle Amundsen vant kappløpet med sin første meldingsak 13 desember Skedsmo hadde nådd sin målsetting om å kunne tilby mottak av e-søknad, med god margin. Mottak av e-søknad via ByggSøk som en fast del av tjenestetilbudet i Skedsmo var i havn. Den første meldingssaken ble gjennomgått og behandlet umiddelbart, hele prosessen fra Bygningsingeniør Jarle Amundsen trykket på send-knappen til vedtaket forelå tok i underkant av 20 minutter ! ….. Ja, dermed hadde vi også grunnlaget for et reelt innhold i begrepet ”saksbehandling over disk” ! Vi tok videre utfordringen som lå i et klart uttrykt opplæringsbehov, arrangerte kurs først internt for å gjøre ByggSøk bedre kjent i kommunen, dernest kurs rettet mot ansvarlig søker som målgruppe. Kursene ble gjennomført 14. og 16. desember og ble gjennomført etter selvlæringsmetoden og uten kursavgift.

7 ”handholding” RESPONSEN ER ÅPENBAR ! ”Se ……. jeg kan sitte!”

8 Hva har vi lært? Vinn, vinn og vinn ……. og litt til !
ByggSøk bygning er lett tilgjengelig og enkelt i bruk Klar kvalitetshevning på de søknader/meldinger som kommer fram til saksbehandleren Godt egnet verktøy til alternativt bruk Potensiale for betydelige tidsgevinster Gratis i bruk, lett å selge Vinn, vinn og vinn ……. og litt til ! Vi har lært gjennom egen trening at ByggSøk bygning er et produkt som er relativt lett tilgjengelig og enkelt i bruk. Bruken av ByggSøk bygning gir en helt klar kvalitetshevning på de søknader/meldinger som kommer fram til saksbehandleren. Vi har erfart at professjonelle foretak med SØK funksjon er enig i dette. Vi har erfart at ByggSøk er et godt egnet verktøy til alternativt bruk, eksempelvis kan det brukes til også å registrere meldingssaker som fortsatt vil komme inn til kommunen i papirformat. Systemet i riktig bruk gir svært store tidsgevinster. Tid er penger for brukerne, ByggSøk er fortsatt gratis å bruke og systemet er lett å selge.

9 Veien videre Kommunens IT strategi og handlingsplan for 2005 gir rom for videre utvikling av servicerettede løsninger for brukerne Vi skal gi begrepet ”saksbehandling over disk” enda større fokus Kommunens IT strategi og handlingsplan for 2005 gir rom for videre utvikling av servicerettede løsninger for brukerne. Vi skal gi begrepet ”saksbehandling over disk” enda større fokus. Innholdsmessig vil tjenestetilbudet i første rekke være rettet mot innbyggere i kommunen som vil bygge garasje eller tilbygg på sin bolig, det vil si tiltak som kommer inn under meldingssystemet. Vi skal sjekke mulige forbedringer i våre tjenestetilbud på kart. Vi skal arbeide for å få på plass en kortsiktig og bedre muligheter for registrering av GAB data. Enkeltvis kan vi greie å videreformidle det fordelaktige i å bruke ByggSøk bygning ….. sammen med flere kan vi greie det samme enda bedre ….. KLART VI KAN ! Mål 2005 ByggSøk bygning skal være et fast tjenestetilbud til alle som ønsker å sende sine byggesaker elektronisk. Tilrettelegge for optimal bruk av de muligheter ByggSøk bygning gir for forenkling av interne rutiner samt forbedret kommunikasjon med våre kunder generelt. Finne fram til en antatt hensiktsmessig ” saksbehandling over disk ” – løsning og prøve ut denne for nærmere definerte saker.

10 Vi skal sjekke mulige forbedringer i våre tjenestetilbud på kart
Vi skal sjekke mulige forbedringer i våre tjenestetilbud på kart. Vi skal arbeide for å få på plass kortsiktige og bedre muligheter for registrering av GAB data. Hver for oss kan vi greie å formidle det fordelaktige i å bruke ByggSøk bygning ….. sammen kan vi greie det enda bedre ….. I PP presentasjonen på Storefjell vil følgende stikkord være tilgjengegelig ( for bruk innenfor tilmålt tidsramme): Døgnåpen forvaltning Fullelektronisk saksbehandling Fokus fra hindringer/problem ….. til fokus på muligheter og løsning Handholding - Interaktiv samhandling   ByggSøk som alternativt verktøy: ·          Relatert til sentralarkiv/postmottak og registrering ·         Forenkling av saksbehandling ….. Litt "romslighet" ·          Servicerettede tiltak ….. Med fokus på innbyggerne i kommunen …. Meldingssaker (60 %) ·          "Saksbehandling over disk" …… relatert til meldingssaker og planavklarte søknader …… Svært gode tilbakemeldinger fra profesjonelle brukere Knoppskytning … potensiale for nyetablering av foretak med meldingssak som ”nisje” produkt Servicetiltak relatert til bruk av ByggSøk på meldingssak Ansvarlig søker i samordningsrollen relatert til ByggSøk

11 KLART VI KAN !