Norges Musikkhøgskole Møteledelse Mestringskunnskap Powerpointformat. Philip Dammen Norges Musikkhøgskole 2012

Mestringsark 31 Møteledelse     Bakgrunn for manus: Enkeltes ønsker om mer effektive møter Enkeltes ønsker om at teamene skal fungere enda bedre Dette er kun et utgangspunkt Legg gjerne inn andre momenter   Rykkinn skole 2008-2009 Philip dammen

Innhold Konflikter Ved kritikk Ved konflikt Utglidning Oppfølging Forberedelsen Gjennomføringen Avrunding av saker Avstemmingsprosedyrer Avslutningen Tidsrammen Demokrati Humor   Konflikter Ved kritikk Ved konflikt Utglidning Oppfølging Resultater Visjoner Generelle regler

Forberedelsen (1) Du blir en bedre møteleder når du: Er fortrolig med at du er møtets leder.... Kjenner alle sakene kjenner dine oppgaver som møtets leder er trygg på at du mestrer dine oppgaver Har sendt ut dagsorden i god tid

Forberedelsen (2) Du blir en bedre møteleder når du: Har et bilde av møtets forløp Forestiller deg i fantasien hvordan møtet forløper når det blir et bra møte Har et bilde av møtets formål Vet når du har oppnådd det du ønsker Er klar over tidsrammen

Gjennomføring (1) Gjennomføringen av møte går bedre om du: Ser det nye møtet i sammenheng med det foregående Har et overordnet perspektiv, en ide eller et formål utviklet på tidligere møter Begynner presist Velger referent Får tilslutning for dagsorden: Får godkjent referat fra forrige møte

Gjennomføring (2) Gjennomføringen av møte går bedre om du: Følger dagsorden om ikke noe annet vedtas Gir ordet i riktig rekkefølge Har tid til å behandle hver sak Vet hvor man er i forhold til avsatt tid Oppdager gjentakelser Stopper diskusjonen ved gjentakelser av de samme argumenter Vet når saker bør avrundes

Avrunding av saker Vi får bedre møter når møteleder: Varsler siste anledning til å tegne seg Oppsummerer hver sak som avsluttes Får frem forslag til vedtak Klargjør vedtaks-prosedyrer Gjennomfører avstemming Sørger for at vedtaket blir referert

Avslutning Vi får bedre møter når møteleder: Rekker eventueltsaker Oppsummerer møtet og tar hensyn til alle Oppsummerer vedtak Forbereder neste møte på grunnlag av det foregående Avslutter møtet innenfor tidsrammen

Tidsrammen (1) Vi får bedre møter når møteleder: Begrenser lange innlegg Minner om tiden om det er nødvendig Begrenser innspill utenom sak Avviser innlegg til saker som er avsluttet

Tidsrammen (2) Vi får bedre møter når møteleder: Skiller replikk og saksinnlegg (misbruk her) Vurderer når reglene skal brytes Avviser innlegg til saker som er avsluttet

Demokrati (1) Den demokratiske leder: Setter seg opp på talelisten begrenser egne innlegg til det vesentlige Slipper til alle Inviterer tause til å uttale seg

Demokrati (2) Viser respekt for svake og sterke Oppsummerer uklare innlegg, presist, men ut fra innleggets opprinnelige intensjoner Sjekker ut forsamlingens vilje

Humor Deltakerne jobber ofte bedre når du: Ser det humoristiske i en sak Har humor på egne vegne Er ikke humoristisk på andres

Generelle regler (1) Stol på deg selv når du går inn Vurder hvordan du fungerer som møteleder Spør enkelte hvordan du fungerer (etterpå) Noter punkter som kan gjøres bedre

Generelle regler (2) Forestill deg i fantasien hvor du reagerer leder møtet når viktige momenter er realiser Se på punktene før du leder neste møte Vurder når reglene for møteledelse skal brytes

Ved problemer Du forebygger og løser konflikter når du: Har et bilde av problemer som kan oppstå Fokuserer på løsninger og muligheter Har en plan for å løse utfordringene Formidler optimisme Har øye for den enkeltes trivsel

Ved kritikk Du blir en bedre møteleder når du: Ikke går i prestisje ved kritikk Ber om presiseringer av kritikk Ber om vurdering av atferd, ikke person Spør partene hva de prøver å få til Ber deltakerne lytte etter gode intensjoner

Ved konflikt Du mestrer konflikter bedre om du: beholder lederskapet ved konflikt Regner med uenighet, møter den med ro Vurderer hvilke som skal tas eller vente Er opptatt av løsninger Ber om presis beskrivelse av uenighet

Ved konflikt Du mestrer konflikter bedre om du: Ber deltakerne unngå egenskapsvurderinger Leter etter og påpeker enighet Starter forhandlingene herfra Binder gruppen sammen, snakker om oss og vi

Utglidning (1) Du får mer kontroll når du: Holder styringen - om enkelte glir ut Rydder opp og sorterer Klargjør situasjonen før man går videre Opprettholder gjensidig respekt

Utglidning (2) Du får mer kontroll når du: Demper enkelte - men vennlig Stopper diskusjoner - men "arkiverer" dem Tar opp regler for kommunikasjon Tar pauser for å roe ned forsamlingen

Møtedeltakeren Du blir en bedre møtedeltaker om du: Ber om ordet før du snakker Holder deg til det vesentlige Lytter etter det vesentlige Lytter etter andres intensjoner Ikke avbryter andres innlegg Forsøker å få frem det man er enige om

Resultater (1) Vi får bedre resultater Når alle får formidlet sitt syn   Vi får bedre resultater Når alle får formidlet sitt syn Når alle ønsker en felles plan Når alle får mer: motivasjon, arbeidsglede innsikt i saken

Resultater (2) Vi får bedre resultater Når alle får følelse av at enkelte utfordringer er løst Når alle får: klarhet i hva de kan gjøre for å følge opp Når man øker sin toleranse for andre deltakerne

Mål og visjoner Du får bedre møter og bedre resultater når du Har en visjon, et langsiktig mål Formulerer visjonen positivt Lager små realistiske delmål Blir bevisst forbindelsen mellom delmål og visjoner

Mål og visjoner (2) Du får bedre møter og bedre resultater når du Vurderer om møtet fører til handlinger mellom møtene. Vet at møter kan løse konflikter og gi perspektiver og oversikt men møter erstatter ikke handlinger Vet handlinger er avgjørende. Klargjør hvem som skal gjøre hva til neste gang