VIS DETTE LYSBILDET: INTRODUKSJON Presenter deg selv, scenariet, og eventuelle gjenstander du vil bruke. FASTSETTE NORMER FOR SAMTALENE Gå gjennom “grunnreglene” for samtalen, som bør inkludere deltakerne må anerkjenne hverandres erfaringer, det som blir sagt skal forbli fortrolig, og alle bør delta aktivt i samtalene BRUK AV SELSKAPETS INFORMASJON INTRODUKSJON VIS DETTE LYSBILDET:

VIS DETTE LYSBILDET: EKSEMPEL Dette lysbildet “forteller historien,” som du eller en frivillig ansatt bør lese høyt. VIKTIGE PUNKTER Som tilrettelegger bør du sørge for å gå gjennom detaljene i den ansattes situasjon og følgene av den før du går videre til neste lysbilde. Sørg for at eventuelle historier de ansatte ønsker å dele er relevante for scenariet du holder på å presentere. BRUK AV SELSKAPETS INFORMASJON EKSEMPEL VIS DETTE LYSBILDET:

VIS DETTE LYSBILDET: BRUK AV SELSKAPETS INFORMASJON DISKUSJON SVAR PÅ SPØRSMÅL Hva ville du gjort dersom du var Sofia? Merknad til tilretteleggeren: La deltakerne svare fritt og diskutere mellom seg. Er det Sofia gjør forsvarlig? Nei. Det er ikke akseptabelt at Sofia tar med seg kunderegisteret eller annen informasjon fra sin gamle jobb til en ny. Alle data som hun produserer, samler inn eller mottar i arbeidstiden og ved hjelp av selskapets utstyr, er Tycos eiendom, selv etter at arbeidsforholdet til Tyco opphører. Hvilke mulige problemstillinger og konsekvenser kan oppstå som resultat av det hun gjør? Så langt har Sofia bare sendt rapporten til sin private e-postadresse. Da har hun eksponert informasjon som er selskapets eiendom for risiko, og kan ha brutt regler for datasikkerhet og/eller personvern. E-poster kan enkelt stjeles, kopieres eller fare på villspor, så Sofia bør aldri sende konfidensiell informasjon som kundekontoinformasjon eller kontaktopplysninger som e-post. Dersom Sofia virkelig bestemmer seg for ta denne informasjonen i bruk hos en eventuell ny arbeidsgiver, stjeler hun fra Tyco. Det kan ende med at Tyco går til rettslige skritt mot henne. Ville omstendighetene vært annerledes dersom: Bedriften ble omstrukturert og hun visste at hun ville miste jobben sin? Nei, dette endrer ikke omstendighetene. Selv om hun forlater selskapet, blir ikke Sofia fritatt fra sin plikt til å følge lovverk og opptre etisk. Det er galt å ta med seg konfidensiell eller beskyttet informasjon som for eksempel et kunderegister, selv om hun vet at hun er i ferd med å miste jobben sin. Hun ville sende informasjonen til sin private e-postadresse slik at hun kunne jobbe hjemmefra? I så fall har Sofia gode hensikter med det hun gjør. Likevel endrer det ikke egentlig situasjonen. Dersom informasjonen kommer i gale hender, spiller ikke hensiktene hennes noen rolle. Informasjon som tilhører Tyco og som inneholder detaljer om kunder eller beskyttet informasjon, skal ikke sendes utenfor Tycos nettverk. Hun var nyansatt i Tyco, og hadde med seg kundeinformasjon fra sin forrige jobb? Nei. Konfidensiell og beskyttet informasjon er fortsatt den tidligere arbeidsgiverens eiendom, og hun bør derfor behandle dem deretter. Tyco vil ikke oppnå fordeler eller nå målene sine ved å stjele beskyttet og konfidensiell informasjon fra en annen organisasjon. Hun hadde undertegnet en taushetserklæring? Nei. Sofia har uansett brutt Tycos etiske reglement, muligens også loven. Dersom hun undertegnet en taushetserklæring, har hun i tillegg brutt en juridisk bindende avtale med Tyco, og risikerer dermed også søksmål. BRUK AV SELSKAPETS INFORMASJON DISKUSJON VIS DETTE LYSBILDET:

VIS DETTE LYSBILDET: VIKTIGE PUNKTER BRUK AV SELSKAPETS INFORMASJON Understrek at Tycos fysiske eiendom og beskyttede informasjon er livsviktige aktiva for bedriften vår, og at vi alle er forpliktet til å verne om dem. Vi må håndtere selskapets data ansvarsfullt ved å beskytte privat og konfidensiell informasjon, enten den tilhører selskapet, forretningspartnere, kunder eller ansatte. Henvis til Tycos program for registerhåndtering (Records Management Program) og personvernregler (Data Privacy policies) for mer informasjon. BRUK AV SELSKAPETS INFORMASJON RETNINGSLINJER VIS DETTE LYSBILDET:

VIS DETTE LYSBILDET: VIKTIGE PUNKTER Avslutt slik du føler er mest hensiktsmessig, avhengig av ditt publikum, og hvordan de har reagert på og snakket om temaet og eksempelet. Oppsummer diskusjonene du har hørt. Benytt også anledningen til å understreke poengene fra tidligere om at ansatte skal opptre i tråd med Tycos verdier og etikk. Gjenta punkter i Tycos program for registerhåndtering (Records Management Program) og personvernregler (Data Privacy policies) der de er relevante for problemstillingene i dette eksempelet. BRUK AV SELSKAPETS INFORMASJON OPPSUMMERING VIS DETTE LYSBILDET:

VIS DETTE LYSBILDET: VIKTIGE PUNKTER BRUK AV SELSKAPETS INFORMASJON Minn de ansatte på at de ikke er alene når de tar beslutninger, og at når de har spørsmål, er det viktig at de tar dem opp med andre. Understrek ressursene som er tilgjengelige for alle ansatte, dersom de skulle få behov for å ta en sak opp på et høyere nivå. BRUK AV SELSKAPETS INFORMASJON HVORDAN TA OPP EN SAK VIS DETTE LYSBILDET: