Regionale Forskningsfond Hovedstaden Økonomirapportering 24.Januar 2017

Økonomirapportering – jan 2017 Innledning/bakgrunn Prosedyre ved kvalitetssikring Prinsipper og eksempler Hva gikk galt/hva kan vi lære av 2015-rapporteringen Praktiske eksempler på feil Spørsmål og svar

Innledning/bakgrunn RFFH hadde erfaring med at det forekom feil i regnskapsrapporteringen på sine prosjekter til tross for at de var revidert av eksterne revisorer RFFH engasjerte Lokal Revisjon AS til kvalitetssikring av sine rapporter fom 2014 Kvalitetssikringen har avdekket vesentlige feil ved en betydelig andel av rapportene Rutinen med kvalitetssikring opprettholdes inntil videre Økonomirapportering

Innledning / bakgrunn Kort presentasjon av Lokal Revisjon AS Revisjonsselskap med hovedkontor på Hamar med totalt 9 ansatte Lokalt eid og drevet selskap uten tilknytning til nasjonale/internasjonale kjeder Lokal Revisjon AS ble etablert i 2000, men er en videreføring av tidligere revisjonsvirksomheter i distriktet med etablering for mere enn 30 år siden Avdelingskontorer i Brumunddal og Moelv Kunder i hovedsak i Hedmark og Oppland Reviderer i hovedsak små og mellomstore virksomheter innen de fleste bransjer Økonomirapportering

Økonomirapportering – jan 2017 Innledning/bakgrunn Prosedyre ved kvalitetssikring Prinsipper og eksempler Hva gikk galt/hva kan vi lære av 2015-rapporteringen Praktiske eksempler på feil Spørsmål og svar

Prosedyre ved kvalitetssikring   Prosjekteier sender økonomirapporten til Lokal Revisjon AS på e-post (harald@lokalrevisjon.no) – rapporteringsfrist 1.mars Lokal Revisjon AS responderer på mottatt rapport innen 1 måned Hvis prosjektet er nytt for oss så innhenter vi kopi av avtaledokument samt oversikt over tidligere års utbetalinger vedrørende prosjektet fra RFFH Ber prosjekteier om kopi av det alt vesentlige av dokumentasjon som ligger til grunn for rapporterte tall Gjennomgår mottatt dokumentasjon for å se at den tilfredsstiller RFFH sine krav Avstemmer rapporterte opplysninger mot avtale Dersom det er behov, så avklares prinsipielle spørsmål med RFFH Avdekkede feil kommuniseres med prosjekteier for korrigeringer Rapporter uten avdekkede feil /korrigerte rapporter sendes til RFFH for utbetaling Oversikt over avdekkede feil rapporteres til RFFH Dersom det er avdekket feil i rapportene faktureres vårt honorar til prosjekteier, i motsatt fall til RFFH Økonomirapportering

Økonomirapportering – jan 2017 Innledning/bakgrunn Prosedyre ved kvalitetssikring Prinsipper og eksempler Hva gikk galt/hva kan vi lære av 2015-rapporteringen Praktiske eksempler på feil Spørsmål og svar

Prinsipper og eksempler

Prinsipper og eksempler Hovedprinsipper: Det er bokføringslovens-/bokføringsforskriftens krav som gjelder i forhold til bilagskvalitet Kostnader legitimert med inngående faktura iht de regnskapsmessige krav som stilles til salgsdokument i bokføringsforskriften Nummer og dato Angivelse av partene Ytelsens art og omfang Tidspunkt og sted for leveransen Vederlag Det er kun regnskapsførte utgifter hos prosjekteier i rapporteringsperioden som kan tas med i rapporten Lønnskostnader iht timelister og dokumentasjon i form av lønnsslipper/ansettelsesavtaler NB! Det presiseres at det er kun innberettet lønn som kan tas med i rapporten Maksimalt 1850 arbeidstimer pr person pr år (100% stilling) Refusjon av reiser/utlegg dokumenteres ved reiseregning iht statens reiseregulativ/kvitteringer Økonomirapportering

Prinsipper og eksempler Timelister/timesatser: Bedriftsprosjekt: Timelister: Timelister med angivelse av dato og antall timer benyttet skal foreligge for alt arbeid som ansatte hos prosjekteier og samarbeidspartnere belaster prosjektet med. Forskerprosjekt: Offentlig prosjekt: (I offentlige prosjekter kan en estimert prosentandel av stillingen som brukes i prosjektet godtas i stedet for timelister.) Timesats: 1,2 promille av årslønn for ansatte i bedrifter og offentlig sektor/ 1,6 promille av årslønn for ansatte hos godkjente FOU-institusjoner. Timesatsen inkluderer utgifter til kontor og annen infrastruktur. Satsen er for tiden begrenset oppad til kr 1 100 (bedrifter og offentlig)/ kr 1 600 (FOU-institusjoner). Hvis årslønn ikke kan dokumenteres, så kan det som alternativ benyttes den makssatsen som Forskningsrådet har definert i forhold til skattefunnordningen –kr 600 pr time. Økonomirapportering

Prinsipper og eksempler Rapportering av timer: Bedriftsprosjekt: Totalt antall medgåtte timer hos prosjekteier skal føres under post 1.1 Personal og indirekte kostnader i kostnadsspesifikasjon. Forskerprosjekt: Offentlig prosjekt: Andre bedrift- og FOU-partnere skal sende faktura til prosjekteier der egeninnsats skal fremgå som fratrekk på fakturaen. Egeninnsatsen rapporteres under post 1.1 i kostnadsspesifikasjonen, mens betalt tjeneste under post 1.2. Egeninnsats fra offentlig sektor (timer som prosjekteier ikke betaler for) skal holdes utenfor regnskapet, men må dokumenteres i form av timelister som vedlegg. Egeninnsats fra offentlig sektor (timer som prosjekteier ikke betaler for) skal føres opp under post 1.1 «Personal. og indirekte kostnader» og skal framgå av «andre offentlige midler» i tabellen for finansiering i regnskapsrapporten. Økonomirapportering

Prinsipper og eksempler Eksempler på beregning av lønnskostnader Arbeidstaker 1: Avtalt og utbetalt kr 500 000 i årslønn i 100% stilling. Jobber 50% på prosjektet (iflg timelister) 925 timer (1850*50%) *kr 600(500 000*1,2prom)= kr 550 000 Arbeidstaker 2: Avtalt og utbetalt kr 400 000 i lønn i 80% stilling. Jobber 20 t/mnd i 12 mnd på prosjektet 240 timer (20*12) *kr 600(400 000/80*100=500 000 *1,2prom) = kr 144 000 Arbeidstaker 3: Avtalt og utbetalt kr 1 000 000 i årslønn i 100% stilling. Jobber 12t/mnd i 10 mnd på prosjektet 120 timer (12*10) *kr 1 100(1 000 000*1,2prom= kr 1200 men maks kr 1 100)= kr 132 000 Arbeidstaker 4: Stiller med kapital og markedsinformasjon, men tar ikke ut lønn. Jobber 40t/mnd i 10 mnd på prosjektet 400 timer (40*10) *kr 0(kun utbetalt og innberettet lønn som skal tas med i rapporten)= kr 0 Økonomirapportering

Prinsipper og eksempler Andre forhold: Kun regnskapsførte utgifter hos prosjekteier for den perioden/året rapporteringen gjelder vil bli godtatt – ikke regnskapsførte utgifter skal dermed ikke trekkes inn i rapporteringen Alle fakturaer mellom samarbeidspartnerne (definert i avtalen) og prosjekteier skal faktureres uten mva Fakturering via andre partnere enn direkte til prosjekteiere godtas ikke fordi man da vil miste retten til mva-fri fakturering Økonomirapportering

Prinsipper og eksempler Andre forhold forts: Faktura fra samarbeidspartnere må inneholde beskrivelse av-/ spesifikasjon av leveransen (ikke bare fakturert iht godkjent budsjett/akonto-fakturert) Vi oppfordrer prosjekteier til å påse at utgifter som belastes prosjektet i størst mulig grad samsvarer med framdrifta i prosjektet Det skal foreligge uttalelse fra revisor i tilknytning til rapporten hvis ikke annet er avtalt Økonomirapportering

Prinsipper og eksempler Eksempel på faktura

Økonomirapportering – jan 2017 Innledning/bakgrunn Prosedyre ved kvalitetssikring Prinsipper og eksempler Hva gikk galt/hva kan vi lære av 2015-rapporteringen Praktiske eksempler på feil Spørsmål og svar

Hva gikk galt/hva kan vi lære av 2015-rapporteringen Oppsummering av type feil i rapportene for 2014 og 2015:   Kostnader rapportert på feil år Arbeidet skal være utført-/varen skal være levert i det året det rapporteres for Inngående faktura skal være datert-/mottatt-/regnskapsført på det året det rapporteres for Tatt inn kostnader som ikke vedrører prosjektet Feil timesatser benyttet 1,2 promille bedrifter og offentlig sektor/1,6 promille FOU-partner Feil håndtering av àkonto-utbetalingene i regnskapsrapporten Skal være 50% av RFFH sin bevilgning for kommende år Økonomirapportering

Hva gikk galt/hva kan vi lære av 2015-rapporteringen Oppsummering av type feil i rapportene for 2014 og 2015 forts: Feilsummering i grunnlagsdokumentasjon Feil innfylling av budsjettall i regnskapsrapporten Skal stemme med kontrakt Benyttet prosentsats for støtte fra RFFH avviker fra kontrakt Manglende revisorattestasjon Alle rapporter skal i utgangspunktet være attestert av ekstern revisor Ikke tatt med kostnader som vedrører prosjektet Økonomirapportering

Hva gikk galt/hva kan vi lære av 2015-rapporteringen Oppsummering av type feil i rapportene for 2014 og 2015 forts:   Feil klassifisering i regnskapsrapport. Rapporten består av 3 seksjoner: Prosjektkostnader Personal- og indirekte kostnader Innkjøp av FoU-tjenester Utstyr Andre Driftskostnader Kostnadssted Næringsliv Instituttsektor UoH-sektor Andre sektorer Utlandet Finansiering Egne midler Internasjonale midler Andre offentlige midler Andre private midler Regionale Forskningsfond Økonomirapportering

Hva gikk galt/hva kan vi lære av 2015-rapporteringen Oppsummering av type feil i rapportene for 2014 og 2015 forts:   Manglende oppfølging av samarbeidspartnere sin dokumentasjon av egeninnsats EØS-regelverket krever at bedrifter som deltar i prosjektet yter minimum 50% egeninnsats (gjelder ikke godkjente forskningsinstitusjoner) Faktura for FOU-tjenester fra samarbeidspartnere er inkl mva Andre driftskostnader på over kr 50 000 er ikke spesifisert Økonomirapportering

Økonomirapportering – jan 2017 Innledning/bakgrunn Prosedyre ved kvalitetssikring Prinsipper og eksempler Hva gikk galt/hva kan vi lære av 2015-rapporteringen Praktiske eksempler på feil Spørsmål og svar