Oppstartshjelp for prosjekter Eksempel hentet fra Statoil

Brainstorming sesjon ved prosjektoppstart som ivaretar: 'Kick off' work - shop: Brainstorming sesjon ved prosjektoppstart som ivaretar: 1. Identifisering av 'risk and opportunities' 2. Identifisering av kritiske interessenter (stakeholders) 3. Identifisering av kritiske aktiviteter (plan/beslutninger)

Overordnet mål for work-shop: Sikre forankring av kritiske aktiviteter frem mot neste beslutningspunkt. Identifisere og sikre felles forståelse for 'risk and opportunities' Etablere input til etablering av usikkerhetsregister Etablere input til beslutningsplaner/aksjonsplaner/tiltaksplaner Sikre tidlig identifikajon av kritiske interessenter og aksjoner

Fremgangsmåte: Gjennomføres med 2 fasilitatorer, en som leder seansen og en som 'logger' alle identifikasjoner direkte på PC med 'kanon' Forberedelser: Velge hovedfokus, feks. BOV underlag. Definere målgruppe (KT, Sjefsingeniører, Partnere, Leverandører) Velge eventuelt sekundærfokus Gjennomføring: Introduksjon (rammer) 1. Identifisering vertikal (fagdisipliner) - enkeltvis 2. Identifisering horisontalt (helheten) - gruppe 3. Prioritering ('Top ten'/verstingene) - gruppe 4. Kategorisering - gruppe Rapportering

Deltagere i kick-off workshops: prosjektledelse prosjektmedarbeidere partnere I prosjektet bidragsytere fra basismiljøer (spesialister / ekspertise / støttefunksjoner) bidragsytere fra pågående sammenlignbare prosjekter Alle som deltar må delta aktivt I gjennomføringen av workshopen. Alle kan bringe inn det som er nyttig det være seg formell eller uformell informasjon.

"Top Ten" liste (rettet mot hovedfokus)

Kategorisering fra TOP work shop:

Bearbeiding av sluttprodukt: Resultatet fra work shopen må bearbeides i etterkant. Identifiserte usikkerheter/kritiske aktiviteter må gjennomgås og legges inn og behandles videre i beslutningsplaner og usikkerhetsregister. Identifisering av usikkerheter som må linkes (avhengigheter) tas ved innlegging i usikkerhetsregister. Oppretting av dublisering og fjerning av "ikke kritiske" aktiviteter inngår som en del av denne øvelsen. Eierskap til sluttprodukt må etableres hos KT leder/prosjektleder Viderer bearbeiding ligger hos PS leder/linjeledere.

Erfaringer: Sikrer en felles forståelse for hvilke usikkerheter og konsekvenser prosjektet står overfor og hvilke aksjoner som må iverksettes for å nå neste beslutningspunkt (BOV). Sikrer forankring av beslutningsplaner/aksjonsplaner/tiltaksplaner Sikre identifikasjon av viktige forutsetninger Sikrer kvalifisering/verifisering av robusthet i beslutningsunderlag Danner basis for etablering av usikkerhetsregister og forvaltning av usikkerhet. Sikrer god erfaringsoverføring med deltagelse fra pågående prosjekter Genererer nyttige erfaringsrmateriale til bruk for nyetablering av prosjekter Sikrer eierskap hos partnere relatert til prosjektet

Forming av hovedplanen / tiltaksplan / beslutningsplan i tidligfasen Ti på topp usikkerhetspunktene, resultatene fra interesentanalysen og produktene som skal utarbeides I tidligfasen av prosjektet er input grunnlaget for planprosessen På planen er de aktivitetene som er merket med en rød trekant de som er identifisert og prioritert i work-shopen

Arbeide sammen i Arena Elektronisk samhandling går ut på å administrere og løse oppgaver i et prosjekt helt elektronisk. Her er det ikke nødvendig med papirdokumenter som sendes mellom deltakerene. Det er heller ikke nødvendig å sende e-post med vedlegg mellom deltakerene. All samhandling foregår i en database. Alle deltakerene sitter utenfor basen, enkeltvis eller i grupper og jobber inn i basen. Alle kan se hva alle gjør, og alle kan følge utviklingen. Resultatet fra Work-shopen, danner aktiviteter i planen Aktivitetene i planen trekker vi ned i Arena, oppgaveløseren Oppgaver tildeles, tidsfestes og løses i fellesskap i Arena Ferdige oppgaver overføres til Arkiv eller "Oppslagstavlen"

Arena, oppgaveløseren Oppgavene defineres i databasen. Til hver enkelt oppgave knyttes ansvarlig person, tidsvindu (start - stopp), og alle dokumenter, bilag, referanser osv. som skal til for å løse oppgaven. Systemet er oppgaverettet. Når en oppgave er løst er resultatet som regel et dokument. Oppgavene som finnes i Arena er pågående ihh til etablert og oppdatert plan.