Presentasjon av organiseringsprosjektet Bred høring. God oppslutning i høringsrunden. 125 høringsuttalelser. Prosjektet: fem medarbeidere, nå mer eller mindre på heltid.

Organiseringsprosjekt Prosjektet skal vurdere organiseringen av forvaltningsoppgaver, fellestjenester og felles ressurser i kunnskapssektoren, herunder forvaltningsorganene under Kunnskapsdepartementet og organisering av relevante forvaltningsoppgaver i departementet. Formålet med prosjektet er å forenkle og forbedre organiseringen av det underliggende apparatet til Kunnskapsdepartementet og vurdere oppgavefordelingen mellom departement og underliggende virksomheter. Sentrale dokumenter om prosjektets arbeid finner du på www.regjeringen.no/organiseringsprosjektet

Gjedrem og Fagernæs fant blant annet at: Kunnskapsdepartementet har for mange og for små underliggende virksomheter. Det er uklar ansvarsfordeling mellom enkelte underliggende virksomheter. Ansvarsfordelingen mellom departementet og underliggende virksomheter har enkelte utfordringer. På enkelte områder ligger det for mange forvaltningsoppgaver i departementet. Det finnes også områder med uklar ansvarsfordeling mellom departementet og underliggende virksomheter. Flere virksomheter har en organisasjonsform som ikke er tilpasset kjerne- oppgavene. Det er for lite samarbeid og oppgaveløsning på tvers av virksomheter og sektor.

Høring og oppfølging Rapporten ble sendt på høring med frist april 2016 KD mottok 125 høringsuttalelser Enkelte av ekspertgruppens forslag gikk på andre spørsmål enn fremtidig organisering. Disse blir fulgt opp utenfor prosjektet. De gjenstående virksomheter inngår i to delprosjekter. Mandatene ligger på www.regjeringen.no/organiseringsprosjektet

Delprosjekt 2 omfatter FSAT/CRIStin NOKUT BIBSYS UNINETT Norgesuniversitetet NSD – Norsk senter for forskningsdata PKU – Program for kunstnerisk utviklingsarbeid UHR – Universitets- og høgskolerådet SIU Nasjonalt senter for realfagsrekruttering Oppgaver i departementet

Vurderingskrieriter Bedre måloppnåelse Tilrettelegge for bedre måloppnåelse Ivareta behov i sektorene bedre/økt brukerorientering Effektiv forvaltning/oppgaveløsning Bedret ressursutnyttelse Samordning og standardisering av likeartede oppgaver og tjenester, unngå dublering Økt omstillingsevne Bedre og mer effektiv styring av virksomhetene Lokalisering Flere oppgaver og tjenester utenfor Oslo enn i dag

Delprosjektene skal utrede alternative modeller Én sentral virksomhet for alle typer oppgaver per delprosjekt. Samordning av forvaltningsoppgavene og tjenesteoppgavene i færre virksomheter enn i dag. Ev. andre alternative modeller. Dagens organisering, ev. med mindre justeringer.

Overordnet tidsplan Planlegging Utvikle modeller Vurdere modeller Kartlegging 21.8–23.10 Utvikle modeller 23.10-15.1 Vurdere modeller 15.1-

Spørsmål til virksomhetene 1. Er det områder hvor det er behov for bedre samordning eller koordinering? 2. Er det oppgaver, tjenester eller ressurser som det ikke lenger er behov for? 3. Er det oppgaver som kan løses på et annet nivå enn i dag? 4. Gir nåværende organisatoriske løsning noen hindringer for å møte behovene? 5. Hvilke organisatoriske eller andre grep mener dere bør gjøres? 6. På hvilke områder vil standardisering og digitalisering kunne gi økt måloppnåelse?

Noen utfordringer på økonomiområdet Hvordan organisere slik at man får til et godt samspill mellom teknologisk kompetanse og fagkompetanse som sikrer at de teknologiske mulighetene utnyttes best mulig? Hvordan organisere de IKT-baserte tjenestene slik at brukernærhet og brukerstyring ivaretas på en god måte? Hvordan sikre et godt samspill mellom de ulike IKT-baserte tjenestene slik at overlapp og konkurranse i størst mulig grad unngås? Økonomi, lønn, studieadministrasjon, arkiv……

Flere utfordringer Hvem skal ta ansvaret for anskaffelse, utvikling og forvaltning av felles portefølje av systemløsninger og tjenester på økonomiområdet/ det administrative området? Hvordan sikre best mulig utnyttelse av IKT-ressurser og tjenester gjennom standardisering av arbeidsflyt, dataflyt og brukergrensesnitt? Behov for myndighet? Hvordan etablere en organisering som ikke blir for topptung, men som utnytter og deler ressursene på institusjonsnivå og sikrer brukernære tjenester.

Involvering og brukerorientering Når det gjelder de tjenestene som leveres ut til institusjonene er det først og fremst brukernes behov som skal være premissgivende for dimensjonering og utforming av tjenestene Organiseringen av tjenestene skal legge til rette for standardisering og digitalisering av tjenestene og gjennom dette øke brukervennlighet og kvalitet.

Invitasjon til innspill I utarbeiding av modeller vil brukerne bli invitert til å: Komme med innspill til mulige løsninger Gi tilbakespill og kommentarer på foreslåtte løsninger Spesifisere føringer og krav det er viktig å ta hensyn til både i utarbeiding og implementering av løsningene

Gode eksterne tjenester er nødvendig, men ikke tilstrekkelig……. Kompetanse - HRstrategi Styring og kontroll (internkontroll) Internrevisjon

Internkontroll – hva krever KD…… KD krever at implementering og etterlevelse av §14(RØS) kan dokumenteres: Dokumentasjon av at det gjennomføres systematiske risikovurderinger i forhold til: Gjennomføring av virksomheten (virksomhetsstyringen) Den finansielle rapporteringen Misligheter og økonomisk kriminalitet Dokumentasjon av organiseringen av virksomheten: Prosesser og rutiner Oppgave og ansvarsfordeling Interne regler og retningslinjer

Hva er internrevisjon? Intern revisjon er en systematisk og uavhengig undersøkelse innen institusjonens forvaltning som blir gjennomført for å se til at: det er etablert forsvarlige og hensiktsmessige opplegg for intern kontroll aktiviteter og rutiner er i overensstemmelse med det som er planlagt og blir effektivt gjennomført mål, planer, krav og prosedyrer er kjent, forstått og etterleves.