IKA Rogalands arbeid med nye bevaringsregler

Program  Litt om IKA Rogaland  Arbeidet vårt med de nye bevaringsreglene  Mine anbefalinger til de som ikke har gjort noe ennå

Hvem er vi?  IKA for Rogalands kommuner – alle bortsett fra Stavanger  Største eier er Sandnes ( innbyggere)  Minste eier er Utsira (200 innbyggere)  Stiftet i 1976  6 årsverk 

Nye regler  Nye regler i emning, høring fra Riksarkivet  Ikke tilbakevirkende kraft  Plutselig var de der (2.februar 2014)  Plutselig tilbakevirkende kraft  Mye klaging over de gamle  Mye klaging over de nye

Hva skulle vi gjøre?  Vente på Riksarkivet?  Samarbeide med andre?  Hva ville kommunene?  Hva ville IKA?

Oppstartsmøte august 2014  Håndplukkede gruppemedlemmer  Avgrensninger til oppvekst-sektoren  Arbeidsmåte  Lesestoff

Arbeidet pågår  5 møter på ett år  Utallige eposter sendt... og mottatt.  Innsamling av dokumentasjon  Videre innsnevring til skole. Så elev.  Veilederen fra Riksarkivet

Selve planen  Innledningsdel  Metode  Lovverk  Hvordan kassere  Fagspesifikke b/k-vurderinger i tråd med bevaringsreglement

Status etter 2 år  Ferdig? Nei.  Kartlagt flere sektorer  Ferdig med Oppvekst (skole, barnehage, barnevern m.m.)  Ferdig ramme på produktet  Positive tilbakemeldinger fra kommunene  Tidkrevende

Innvendinger mot arbeidet  Hvorfor bruke tid på dette når alt er elektronisk?  Alt er ikke elektronisk, vi har fremdeles mye papir å rydde i, og det produseres fremdeles mye papir i kommunene.  Det er fullt mulig å kassere i elektronisk arkiv. Derfor vil vi være i forkant med bevaringsplanlegging.  Det produseres elektronisk materiale i fagsystemer som vi vurderer til å ikke være bevaringsverdige. Da trenger man ikke tenke integrasjon og/eller uttrekk.

Flere innvendinger  Er det ikke bedre å lage kassasjonsplan utfra arkivnøkkel?  Da får man bare kassert i saksarkivet. Det er ikke alt som får en arkivkode. Hva med objektarkiv? Hva med alle serier som bare eksisterer på papir?  Dessuten: Ved å gå så detaljert til verks, vil kommunene få en veldig god oversikt over arkivmaterialet som finnes i etatene. Og oversikt = arkivplan!

Veien videre  Delt inn i arbeidsgrupper  Mer eposter sendt  IKA Rogaland har satt av 0,5 årsverk til arbeidet i år og neste år. Målet er å bli ferdig til neste år…

I god IKA-ånd  Vi deler gjerne, men vil gjerne ha noe i retur også…  Alt legges ut i vår mal til arkivplan.no. Noen kommuner har lagt ut b/k-planen i sin arkivplan:  Ta gjerne kontakt ved interesse, spørsmål, kommentarer osv.

Hva bør kommunene selv gjøre?  Kartlegg alle sektorer. Dette er til nytte uansett om dere lager en b/k-plan eller ikke. Få oversikt!  Skriv ned mål, altså tanker og planer om bevaring/kassasjon på et overordnet nivå.  Vær realistiske. «Vi skal bevare alt» kontra «Vi klarer sikkert ikke å ta uttrekk av noe likevel»

Andre tips  Ved rydding av eldre saksarkiv – bruk de reglene som gjaldt på det tidspunktet arkivene ble skapt, som veiledende kassasjonsfrister. Men vær obs på endringer i regelverk og husk merbevaringsregler.  Ved spørsmål om hvordan en skal håndtere ulike arkivserier, ta stilling til bevaring/kassasjon (uttrekk?, integrasjon?, makulering?) og dokumenter hva som er blitt gjort  Spør IKA Finnmark om råd

Takk for meg