ARKIVLEDERFORUM.

Presentasjon om: "ARKIVLEDERFORUM."— Utskrift av presentasjonen:

1 ARKIVLEDERFORUM

2 Agenda Informasjon fra IKA Østfold
Styrking av IKA Østfold, hva trenger eierne? Arkivdepot Katalogisering

3 ASTA Jobber med å få på plass en Asta-løsning.
Eierne av IKA Østfold kan benytte seg av samme løsning som Sarpsborg kommune mot en kostnad for tilrettelegging.

4 Lagring i skyen - Datatilsynet
Virksomheter i Norge kan fortsatt bruke skytjenester som innebærer at personopplysninger overføres til bedrifter i USA. Forutsetningen er blant annet at den amerikanske tjenestetilbyderen er sertifisert etter Safe Harbor-prinsippene.

5 I et brev til Telenor konkluderer Datatilsynet med at norske virksomheter fremdeles kan overføre personopplysninger til sertifiserte bedrifter i USA, uten at det bryter med personvernreglene.

6 Man må gjennomføre grundige ros-analyser i forkant
Man må gjennomføre grundige ros-analyser i forkant. Ledelsen må spørre seg selv om hva som kan gå galt, og hvilke følger det i så fall kan få for personvernet til de registrerte. Må jevnlig revidere bruken av tjenestene, og gjennomføre sikkerhetsrevisjoner. Skykunden må også informerer de registrerte at opplysninger om dem blir overført til USA.

7 Nei til sentralnettskyer – Thomas Sødring
En norsk kommune som tar i bruk en skytjeneste har ansvaret for å følge personopplysningsloven. Bør ikke legge opp til bindinger mot en bestemt leverandør, må skje på forvaltningens premisser. Må være lett å integrere med andre løsninger IKA Kongsberg har tatt initiativ til å utvikle en lokal skyløsning for sine kommuner. En nettbasert Noark-5 kjerne som skal utvikles for å støtte dokumentasjonsbehovet for kommunale fagområder

8 Arkivloven § 9 b Uten særskilt samtykke fra Riksarkivaren kan arkivmateriale ikke føres ut av landet dersom dette ikke representerer en nødvendig del av den forvaltningsmessige eller rettslige bruken av dokumentene.

9 Bevarings- og kassasjonsregler
Nye regler har trådt i kraft fra 1.februar 2014. Utgjør et minimumskrav og angir hvilke sakstyper som ikke kan kasseres. Sikre at arkivmateriale ikke blir kassert før dokumentasjonsbehovene er bortfalt. SAMDOK – samla samfunnsdokumentasjon

10 Virkeområde Gjelder for kommuner og fylkeskommuner
Forskriften gjelder for det som er konkret beskrevet Gjelder for arkivmateriale som er skapt etter 1950

11 Man må fastsette kassasjonsfrister slik at arkivmateriale ikke blir kassert før det skal.
Kassasjonsfristene skal nedfelles skriftlig. Det er opp til den enkelte å vurdere om man ønsker å bevare mer dokumentasjon enn forskriften pålegger

12 Bestemmelsen i denne forskriften gjelder selv om det er fastsatt regler om sletting av samme materiale i eller i medhold av andre lover. Sletting skal altså kun skje i samsvar med arkivloven § 9 c.

13 Må lage lokale regler – må utarbeide kassasjonsfrister for ulike arkivserier og dokumenter – blir viktig for at man i det hele tatt skal kunne få kassert noe, men også at arkivdepotet ikke bør ta i mot kassabelt materiale.

14 Regnskapsbilag Nye kassasjonsregler når det gjelder regnskapsbilag – 10 år til 5 år, men foreløpig må man vente litt. Før jul ble vedtaket banket i gjennom i Stortinget, men formelle feil i prosessen gjør at man må vente med å kaste bilagene som er eldre enn fem år. Ble ikke tatt med i den kongelige resolusjonen som sanksjonerte lovvedtaket, en inkurie som vil bli rettet opp så snart som mulig.

15 Arkivene etter Overformynderiene
Hvordan står det til i din kommune? Disse arkivene kan egentlig klargjøres for arkivdepot. Sørge for at de som har skapt disse arkivene også ordner dem. IKA kan gi bistand og veiledning.

16 Styrking av IKA Østfold
Brev som blir sendt ut til eierkommunene etter dette møtet – informasjon om hva som trengs i IKA Østfold for 2015 og framover.

17 Arkivdepot i Østfold Status arkivdepot i Østfold
Ordningsarbeidet gir resultater Fortsatt en stor jobb igjen når det gjelder ordning. Kan ikke ta imot masse arkivmateriale som ikke er ordnet.

18 Katalogisering Dette har de fleste fått tilbakemelding på i forbindelse med tilsynene som Statsarkivet har gjennomført.