1 Videreutvikling av administrative støtteprosesser ved DMF

2 Målsetting for arbeidet DMF skal ha effektive administrative støttefunksjoner av god kvalitet De administrative støttefunksjonene skal understøtte strategien og kjernevirksomheten I de administrative prosessene skal det være en hensiktsmessig og tydelig fordeling av ansvar og oppgaver

3 Bakgrunn for arbeidet flere studenter flere studier flere PhD studenter økt ekstern finansiert virksomhet store tildelinger/større satsninger økt antall ansatte nytt universitetssykehus ny strategi for NTNU og DMF sentralt initierte prosjekter for å bedre NTNUs administrative prosesser nye verktøy Med andre ord: vi har alle fått flere oppgaver og det stilles større og nye krav til hver og en

4 Videreutvikling av administrative støtteprosesser Hva skal vi gjennom I Kartlegge hva vi gjør i dag –Hvilke adm støtteprosesser har vi i dag –Hva gjør vi i disse –Hva fungerer godt og hva kan gjøres bedre Definere behov for utvikling og mål forts.

5 Videreutvikling av administrative støtteprosesser Hva skal vi gjennom II Finne ut hvordan vi kan bli bedre Arbeidsprosesser Verktøy Organisering = Bedre effektivitet og kvalitet i de adm. prosessene

6 Ledende økonomifunksjon (LØF) 2010 Gode driftsprosesser - grunnlag for gode lederstøtteprosesser Lederstøtteprosesser: Plan- budsjetterings- og oppfølgingsprosessen (PBO) Prosjektprosessen Driftsprosesser: Bestilling til betaling (BtB) Lønnsprosessen

7 Ledende økonomifunksjon (LØF) 2010 Hva ligger fast og hva er anbefalinger fra prosjektets side Fast –nye arbeidsprosesser –rollebeskrivelser m/kompetansekrav –minimum stillingsprosent i rollene –innføringsansvarlig ved alle fakultet/tilsv. Anbefalinger –ressursbehov –organisering Viktig å ”ha med seg” i etterfølgende gjennomgang

8 Videreutvikling av administrative støtteprosesser Arbeidet skal bidra til: Bedre rammevilkår for kjernevirksomheten Bedre ledelse og styring av DMF og underliggende enheter En mer optimal utnyttelse av ressursene Å øke vårt konkurransefortrinn (flinkere til å synliggjøre oss) En harmonisering av forventningene fra mottakerne til oss og vår faktiske evne til å levere det vi skal At hver og en ser hvordan man bidrar til å nå målene i strategien Større jobbtilfredshet, spennende/utviklende arbeidsoppgaver og større attraksjon som arbeidsplass Raskere saksbehandling, mer effekt, høyere kvalitet, unngå dobbeltarbeid

9 Informasjon Forsknadm Studieadm Innkjøp Prosjekt støtte Personal Infrastruktur Økonomi Kontor- støttetj AV/IT Støtteposesser Hovedprosesser StudierForskningInnovasjonFormidling Ledelse

10 Studieprosessen

11 Studieprosessen

12 Organisering av arbeidet Styrings- gruppen Prosjekt- gruppen Delprosjekt- grupper Fakultetets ledergruppe Anne Katarina Nina Melum Jomar Finseth Grete Myhren Thorbjørn Overholdt - Agendum Jan Ove Akerjordet - Agendum Delprosjektene vil dekomponere de ulike administrative hovedprosessene Referanse – gruppe

13 Plan for arbeidet OktNovDesJanFebMar Start aktiviteter Modellering nå - situasjon Modellering ønsket situasjon Analyse og beslutninger Utvikle tiltaksplan Iverksett 2007 Modellere nå - situasjonen (slik vi jobber i dag) Kartlegging av hovedprosesser og støtteprosesser Hovedfokuset vårt er de administrative støtteprosessene Hovedgrunnen til at vi gjør dette er at vi gjennom arbeidet skaffer oss viktig kunnskap om hva vi faktisk jobber med og hvordan arbeidsprosessene våre ser ut. For å få tilstrekkelig innsikt i de ulike støtteprosessene, vil det være nødvendig å innhente en del tilleggsinformasjon fra de som jobber i de ulike prosessene. Konsolidering av arbeidet så langt Detaljplanlegging av videre arbeid Sannsynligvis arbeid i et antall mindre grupper Gradvis overgang til modellering av fremtidige prosesser