Arkivplan – som dokumentasjon og nyttig verktøy i organisasjonen v/Sveinung Meyer Svendsen rådgiver, Arkiv i Nordland Foto: Bjørn Erik Olsen

Hva er en arkivplan? En oversikt over forhold i organisasjonen som er av arkivmessig betydning. Deriblant: –Politisk og administrativ organisering, –arkivansvar og organisering av arkivarbeidet, –arkivrutiner, –arkivene.

Arkivplan er lovpålagt Arkivforskriften § 2-2 setter krav til at offentlige organer skal ha en oppdatert arkivplan. Arkivplan er lovpålagt fordi: bidrar til å oppfylle arkivlovens formål med å sikre arkivene (arkivloven § 1).

Arkivplanen som dokumentasjon Dokumenterer overfor offentligheten og egne ansatte at organisasjonen har kontroll på dokumentproduksjonen og sine historiske arkiver. Ofte det første Statsarkivet ber seg forelagt når de kommer på inspeksjon.

Arkivplanen som nyttig verktøy internt i organisasjonen Planleggings- og styringsredskap: –Oversikt over arkivdanningen = viktig for et vellykket arkiv og saksbehandling. –Effektiv og sikker styring av det daglige arkivarbeidet - sikrer arkivmaterialet (jamfør arkivlovens § 1). –Verktøy for planlegging av periodiske oppgaver (bortsetting, kassasjon og deponering). –Kan benyttes for å beregne behovet for arkivlokaler. Under utarbeidelsen av arkivplanen sees etablerte rutiner på med et kritisk blikk.

Arkivplanen som nyttig verktøy internt i org. forts. En enkel innføring i arkivmessige forhold for nyansatte: –Gjør organisasjonen mindre sårbar ved utskiftninger av ansatte i arkivtjenesten: tidsbesparende, sikrer arkivene. Saksbehandlere finner enkelt relevant/oppdatert arkivinformasjon. Synliggjør arkivtjenesten og arkivets betydning internt i organisasjonen - både prosessen med å utarbeide planen samt det ferdige resultatet.

Arkivplanen som nyttig verktøy eksternt Bidrar til åpenhet i forvaltningen (offentleglova §1). Gir ettertiden uvurderlig oversikt over hvordan organisasjonens arkiver har blitt dannet og forvaltet: Nyttig for depotinstitusjonen som skal forvalte arkivene for ettertiden. Nyttig for andre eksterne brukere – både forskere og andre historieinteresserte.

Hvordan kan arkivplanen bli et nyttig verktøy i organisasjonen?

Noen forutsetninger Størrelsen –Oversiktlig plan og relevant innhold. Forankring av arkivplanen i organisasjonen –Avgjørende at organisasjonens øverste ledelse støtter opp om arkivplanarbeidet. –Den øverste ledelsen har overordnet ansvar for at organisasjonen har en arkivplan. –Arkivleder får imidlertid delegert det praktiske ansvar for å utarbeide planen.

Forankring av arkivplanen i organisasjonen forts.: –Viktig å involvere avdelinger og saksbehandlere i arkivplanarbeidet. Dette for å få: innspill, oversikt, for å skape et eierforhold hos dem til arkivplanen. –Arkivplanarbeidet er ressurskrevende. Beregn ca. 1 år med jevnlig arbeid til utarbeidelse av planen.

Noen forutsetninger forts. Når arkivplanen er klar til bruk må det gis klar beskjed ut i organisasjon om at arkivplanen skal følges. Må promoteres av arkivtjenesten.

Oppsummering Arkivplanen kan føre til bedre ressursutnyttelse, mer effektivt arkivarbeid, sikrer arkivene og bidra til økt tillit til fylkeskommunens/arkivtjenestens arkivkompetanse.

Arkivplanarbeidet framover forts. –kartlegging av: politisk og administrativ organisering, arkivansvar og arkivorganisering, arkivrutiner og reglement, arkivmateriale (både eventuelle elektroniske arkiv og papirarkiv) og elektroniske systemer. –utarbeidelse av ny skriftlig dokumentasjon der dette er nødvendig –registrering av arkivplan på

Spørsmål?