Arkiv i Nordlands fokus på arkivplan Sveinung Meyer Svendsen 20.11.2013 Foto: Bjørn Erik Olsen.

Presentasjon om: "Arkiv i Nordlands fokus på arkivplan Sveinung Meyer Svendsen 20.11.2013 Foto: Bjørn Erik Olsen."— Utskrift av presentasjonen:

1 Arkiv i Nordlands fokus på arkivplan Sveinung Meyer Svendsen 20.11.2013 Foto: Bjørn Erik Olsen

2 Hva er en arkivplan? En oversikt over forhold i organisasjonen som er av arkivmessig betydning. Deriblant: –Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet. –Arkivrutiner – både for saksbehandlere og arkivtjenesten: »Bl.a. instrukser og regler for arkivarbeidet. –Arkivene - både avsluttede og aktive: »Bl.a. type, plassering, ordningsprinsipp, tilgang.

3 Hvorfor satsingen på arkivplan? Arkivplan er viktig. Status på arkivplanarbeidet i eierkommunene.

4 Arkivplanen er viktig av flere årsaker Lovpålagt. Sikrer arkivene.

5 Status på arkivplanarbeidet i eierkommunene Rana kommune og Tjeldsund kommune har «ferdige» arkivplaner. Hvordan står det til med resten av kommunene? –Hamarøy kommune og Narvik kommune er i gang med arkivplanarbeidet. –Gildeskål kommune har planer om oppstart neste år. Inntrykket er at mange på et eller annet tidspunkt igangsatte arkivplanarbeidet, men så har det stoppet opp. Hvorfor?

6 På hvilke måter satses det? Arkivplan.no. Arkivplanprosjekt Dønna kommune. Vurdering av hvordan AiN best mulig kan bidra til at kommunene får «ferdige» arkivplaner.

7 AiN har tidligere gitt tilbakemelding på verktøyets forbedringspotensiale. Nå skjer det ting. Formidlet ønske om at AiN v/Sveinung ønsker å sitte i utviklingsgruppen for verktøyet. Forbedre Arkiv i Nordlands arkivplanmal på arkivplan.no.

8 Forbedre arkivplanmalen

9 Arkivplanprosjekt Dønna kommune Dønna kommune har fått skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Nordland til å utarbeide arkivplan. Kommunen forespurte AiN om bistand i arkivplanarbeidet.

10 Arkivplanprosjekt Dønna kommune AiN leid inn for bistand utover det som inngår i IKAN- medeierskapet: –Prosjektledelse. –Kartlegging av arkiv. –Kvalitetssikring av arkivrutinene. –Råd og tilbakemelding på andre deler av arkivplanen. –Registrering av arkivplan på arkivplan.no.

11 Arkivplanprosjekt Dønna kommune 17. september - første besøk: –AiN orienterte om arkivplan som dokumentasjon og nyttig verktøy, samt organiseringen av arkivplanarbeidet. –Enighet om arbeidsfordeling mellom Dønna kommune og AiN. –Befaring i arkivrom med innledende vurdering av hva som kunne arkivbegrenses.

12 Arkivplanprosjekt Dønna kommune 14. – 16. oktober - andre besøk: –Orientering til kommunens enhetsledere om betydningen av arkiv og arkivplan, samt planen for arkivplanprosjektet framover. –Kartlegging av arkivmateriale på ytre enheter: alders- og sykehjem, barne- og ungdomsskole og barnehage. –Begynnende kartlegging i arkivdepot i kommunehusets kjeller.

13 Arkivplanprosjekt Dønna kommune 12. – 14. november – tredje besøk: –Enighet om avgrensninger i arkivplanen – planens omfang. –Tilbakemelding på eksisterende arkivreglement. –Oppfølging av punkter på framdriftsplanen. –Kartlegging på én ytre enhet samt fullføring av kartlegging i arkivdepot på kommunehuset.

14 Fordeler ved Dønnaprosjektet for øvrige medeierkommuner Arkivplankompetansen på AiN heves. AiN blir dermed bedre rustet til å bistå kommunene i arkivplanarbeidet.

15 Hvordan kan AiN bidra best mulig til at eierkommunene får «ferdige» arkivplaner? Nye arkivplankurs? Workshops? Annet?

16 Spørsmål?