Kartlegging og dokumentasjon

Presentasjon om: "Kartlegging og dokumentasjon"— Utskrift av presentasjonen:

1 Kartlegging og dokumentasjon
Vidar Hauge

2 Kartlegging og dokumentasjon
Grunnleggende for å vurdere hva som skal avleveres Dokumentasjon ikke systematisk arkivert hos kunde Dokumentasjon kastet pga. foreldet system Kun papirbasert versjon Leverandørens konkurransehensyn

3 Hva er relevant Systemdokumentasjon Brukerdokumentasjon
Nedtegnelser av kundens superbrukere om hvilke funksjoner de har benyttet i systemet. (Avvik fra standarden!) Arkivplaner og andre rutinebeskrivelser forteller om dokumentflyten i saksbehandlingen

4 Systemdokumentasjon Systemets navn Hvor er systemet benyttet
Hva har formålet vært med systemet Grafisk skisse (systemkart) med systemets moduler Funksjon og relasjoner Detaljert systemkart for den enkelte modul. Input -> Bearbeiding -> Output/Lagring Beskrivelse av modulenes organisering mhp lagring Informasjonsinnhold sett i forhold til bevaringsregler

5 Systemdokumentasjon forts.
Det kan være til god hjelp å få klarlagt de moduler som genererer informasjons-sammenstillinger i form av uformaterte rapporter eller hjelpetabell i databasen, da disse ofte kan gi en mer helhetlig informasjon pr. objekt. (Person, Sak, eller annet nøkkelbegrep i systemet) Dersom systemet benyttes til elektronisk lagring av saksdokumenter bør en del forhold rundt lagringen dokumenteres (arkivformater, produksjonsformat, ansvarsforhold osv) En av de viktigste dokumentasjonene er tabell- (evnt. fil-) beskrivelsene. Relasjonene mellom tabellene bør fremkomme av denne dokumentasjonen.

6 Brukerdokumentasjon Ofte er det slik at systemdokumentasjonen er mangelfull i henhold til depotinstitusjonens behov. Da vil brukerdokumentasjonen kunne gi mye nyttig informasjon mht. å beskrive funksjonstyper og informasjonsinnhold samt å lokalisere den informasjonen vi i dag anser for å være arkivverdig i databasen. Hovedregel bør derfor være at bruker-dokumentasjon tas vare på hvis det er mulig.

7 Vi trenger altså: Systemdokumentasjon Fullstendig tabellbeskrivelse
Brukerdokumentasjon Og eventuelle beskrivelser fra systembruker om hvilke funksjoner som er benyttet (eller rettere sakt ikke benyttet) i systemet. (Avvik fra standarden!)