Hvordan ivareta arkivfaglige utfordringer i sammenslåingsprosessen?

Presentasjon om: "Hvordan ivareta arkivfaglige utfordringer i sammenslåingsprosessen?"— Utskrift av presentasjonen:

1 Hvordan ivareta arkivfaglige utfordringer i sammenslåingsprosessen?
KOMMUNEREFORM OG ARKIV Hvordan ivareta arkivfaglige utfordringer i sammenslåingsprosessen? Dette foilsettet er en del av et opplæringsopplegg utarbeidet av SAMDOK. Det er utarbeidet egne foilsett om følgende tema: Håndtering av digitale arkiver, Ordning av papirarkiver, arkivplan og etablering av ny arkivtjeneste. Dette foilsettet er mer overordnet og gir en kort beskrivelse av de ulike fasene i sammenslåingsprosessen med fokus på hva du som arkivleder kan gjøre for å få arkiv på agendaen og sikre nødvendige ressurser og forankring. I veilederen utarbeidet av SAMDOK i 2016 Kommunereform – veileder i dokumentasjonsforvaltning og arkiv (lenke), er det Sikre ressurser og forankring i del I, Sammenslåingsfasen – steg for steg og Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune, i del II som sier mest om dette temaet.

2 Hva kan du som arkivleder gjøre før vedtak er fattet?
Sammenslåingsfasen blir hektisk, men det er mye du som arkivleder kan gjøre i perioden fra sonderingene starter opp til lokalt vedtak er fattet. Det er lurt å starte så tidlig som mulig med å: Skaffe deg oversikt Sikre arkivarbeidet nødvendige ressurser og forankring Konkrete tiltak For mer info: se Kommunereform – veileder i dokumentasjonsforvaltning og arkiv, SAMDOK 2016 (lenke). I veilederen er det beskrevet hva som kan kartlegges og planlegges før det er formelt avklart at det blir en kommunesammenslåing. I FoU’en Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing utarbeidet av PA Consulting på vegne av KS anbefales det også å komme tidlig i gang med kartlegging av digitale løsninger. I veilederen er det også gjort rede for en del tiltak som kan gjøres før vedtak er fattet blant annet oppdatering/utarbeiding av arkivplan og bk-plan samt arbeid med eldre og avsluttede elektroniske arkiver og papirarkiver (ordning og uttrekk). Det er utarbeidet et eget foilsett som tar for seg arkivplanarbeidet. Så dette omtales ikke mer inngående her. Det samme gjelder håndtering av digitalt skapte arkiv og ordning av papirarkiver. Når det gjelder arbeidet med bevaring og kassasjon er dette beskrevet i kommunereform-veilederen og det er også utarbeidet en egen veileder om bevaring og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiver (lenke) i tilknytning til bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommunal sektor.

3 Fra sonderingene begynner til politisk vedtak er fattet
En svært viktig fase for å skape forståelse for de arkivfaglige utfordringer Ta initiativet selv – ikke vent! Utarbeid et arkivfaglig konsekvensnotat til kommunens rådmann og din nærmeste leder (forankring og «forhåndsvarsling») Utarbeid en politisk orienteringssak, pek på konsekvenser og sørg for at det politiske miljø en informert. Om mulig: likelydende sak for alle sammenslående kommuner Kontakt arkivleder/arkivansvarlig i de sammenslående kommunene Bli kjent Kartlegg aktuelle personer som kan tenkes å bidra i prosessen Forsøk å få til lik forankring – ensartet tilnærming for faget Det er viktig at arkivleder bruker fase I – fra kommunen starter reelle sonderinger til lokalt vedtak er fattet – til å skape forståelse for de arkivfaglige utfordringene i en sammenslåingsprosess overfor politisk og administrativ ledelse i kommunen. Erfaringene fra tidligere og pågående sammenslåinger viser at det er mange tunge oppgaver knyttet til arkiv og dokumentasjonsforvaltning som skal gjennomføres i et forholdsvis kort tidsrom. KS’ FoU-rapport Digitale konsekvenser av kommunereformen beskriver arkiv som et kritisk område som må være ivaretatt ved overgangen til en ny kommune. For mer informasjon se Sikre ressurser og forankring i veilederen. Det viktigste med notatet og saksfremlegget er å synliggjøre at en sammenslåing vil ha arkivfaglige konsekvenser og at det er mange oppgaver knyttet til arkiv som må gjennomføres i sammenslåingsfasen. Det kan være aktuelt å trekke frem følgende momenter på et overordnet nivå i konsekvensnotatet og orienteringssaken: Dokumentasjon den nye kommunen trenger i sin fremtidige saksbehandling er arkivert i sakarkivsystem og fagsystemer. De arkivfaglige valgene som tas i sammenslåingsprosessen vil få konsekvenser for den nye kommunens tjenesteproduksjon og oppgaveløsning i lang tid fremover. Ikke minst er dette tilfelle dersom den nye kommunen ønsker å digitalisere tjenester og arbeidsprosesser. Kommunale arkiver inneholder store mengder viktig rettighetsdokumentasjon og historisk dokumentasjon. Det er et kommunalt ansvar å gi partsinnsyn og forskerinnsyn i avsluttede arkiver. Dette gjelder også arkivdokumenter som er produsert eller lagret i fagsystemer. Den nye kommunen arver ansvaret for arkivene etter de gamle kommunene. Arkivansvaret gjelder så lenge arkivene eksisterer. Å sørge for at kommunen har gode depotordninger for papirarkiver og digitale arkiver er politisk og administrativt kommunalt ansvar. Evaluering av gjennomførte sammenslåinger i Vestfold på 80-, 90- og 2000-tallet har avdekket at en klar sammenheng mellom planlegging og resultat mht arkiv og dokumentasjonsforvaltning. Se ABM-veiledning Kommunesammenslåing og arkivspørsmål, Kulturrådet 2005. En del oppgaver kan starte opp eller utføres før det er fattet lokalt vedtak om sammenslåing. Mye kan gjøres før det er fattet stortingsvedtak.

4 Hva må gjøres i sammenslåingsfasen?
Etablere arkiv for prosjektorganisasjonen/interimkommunen Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune Etablere ny arkivtjeneste Etablere arkiver i ny kommune Avslutte eksisterende arkiver Det er utarbeidet eget foilsett for etablere ny arkivtjeneste. I tillegg er det utarbeidet et foilsett (Håndtering av elektroniske arkiver NB. Sjekke at tittel stemmer med endelig versjon) som tar for seg etablering og avslutting av digitale arkiver. Disse oppgavene omtales derfor ikke nærmere her.

5 Dokumenter sammenslåingsprosessen!
Det er viktig å opprette et eget arkiv for interimkommunen/prosjekt «ny kommune» så tidlig som mulig Arkivet skal holdes adskilt fra de gamle kommunenes arkiver og den nye kommunens arkiver En av arkivlederne i de gamle kommunene bør få delegert ansvaret for prosjektorganisasjonens arkiv Prosjektorganisasjonen/interimorganisasjonen vil skape dokumenter som skal journalføres og arkiveres. Mye av denne dokumentasjonen vil også være bevaringsverdig for ettertiden. Prosjektorganisasjonens arkiv skal holdes adskilt fra arkivene til de gamle kommunene og arkivet til den nye kommunen, for en nærmere begrunnelse omtalen av proveniensprinsippet i kommunereformveilederen (egen faktaboks) Det er viktig at det etableres et nytt felles arkiv for kommunene som skal slå seg sammen parallelt med at prosjektorganisasjonen etableres. Dette kan for eksempel gjøres ved at det opprettes en egen base  eller arkivdel i sakarkivsystemet til en av kommunene som skal slå seg sammen. En av arkivlederne i de gamle kommunene bør få delegert ansvaret for prosjektorganisasjonens arkiv. Det er viktig at e-post som kommer direkte til saksbehandlere og dokumentasjon som skapes i prosjektrom etc også blir arkivert.

6 Tid er den viktigste faktoren
Tidsaspektet for kommunesammenslåingen er ofte styrt av de politiske beslutninger som fattes. Dette kompliserer planleggingen Planlegg ALT arbeid med utgangspunkt i NÅR prosjektet skal være ferdigstilt – tidfest oppgavene bakover i tid fra sluttdato Alle faser har grader av overlapping Prosjektfasen er mest intens – ta hensyn til dette i planleggingen Ha alltid en plan B Det vil alltid være for lite tid …

7 Risikofaktorer i sammenslåingen
Mangelfull informasjon For mye informasjon – vanskelig å skaffe seg oversikt Utydelige og/eller for sene beslutninger Manglende forståelse for fagets kompleksitet kan gjøre at beslutninger fattes på manglende grunnlag – dette kan gi følgefeil utover i prosessen og i ny kommune Knapphet på tid og knapphet på ressurser Slitasje/sykdom hos nøkkelpersonell Kulturforskjeller og endringsmotvilje

8 Suksesskriterier Motiverte og dedikerte «initiativtakere»
Åpenhet rundt alle pågående prosesser og prosjekter Godt system for fildeling på tvers av kommunene Forankring og forståelse for kompleksiteten, både i kommunenes ledelse og i organisasjonene Strukturerte planer, god prosjektplanlegging OG muligheten til å justere dersom forutsetningene endres - risikoanalyse Rådgivende kompetanse, gjerne fra «utenforstående» som kan gi objektive innspill Eksempelvis IKS’er, KS, Arkivverket

9 Sammenslåingsfasen steg for steg
Steg 1: Fra politisk vedtak er fattet til praktisk administrativt sammenslåingsarbeid begynner Steg 2: Fra administrativt arbeid begynner til prosjektetablering Steg 3: Prosjektarbeid Steg 4: Fra prosjektorganisering til operativ drift For mer informasjon se Kommunereform-veilederen Sammenslåingsfasen Steg for Steg. (lenke) Det er også en del anbefalinger knyttet til prosjektarbeidet og det overordnede arbeidet med arkivfaglige utfordringer i sammenslåingsprosessen i Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune (lenke) i veilederen.

10 Avklare samarbeidsform med de sammenslående kommuner
1. Fra politisk vedtak er fattet til praktisk administrativt sammenslåingsarbeid begynner Viktige oppgaver: Kartlegge føringer i det politiske vedtaket som kan være relevante for det arkivfaglige arbeidet Avklare samarbeidsform med de sammenslående kommuner Planlegge strategier og fremdriftsplan sammen med arkivfaglig personell i de sammenslående kommuner Sette opp felles møteplan så snart som mulig – og så langt frem som mulig Involver tilstrekkelig antall medarbeidere – fra alle kommunene Oppgavemangfoldet er rikt, tenk også på hvilke andre fag som kan bidra Utarbeide en risikoanalyse

11 2. Fra administrativt arbeid begynner til prosjektetablering
Tid for kartlegginger, ressursavklaringer og forberedelse Igjen: ta initiativ! Jo mere arbeid dere klarer å gjøres før prosjektetablering, jo lettere vil arbeidet bli i prosjektene Hva trenger kartlegging – start de viktige kartleggingene først Gjør forpliktende «avtaler» med de ledere som «eier» ressurspersonene Uformelle møter og samtaler har svært stor nytteverdi Finn frem relevant dokumentasjon og relevante publikasjoner Ta kontakt med andre kommuner som har kommet langt i sitt kommunesammenslåingsarbeid – be om tips & råd

12 2. Fra administrativt arbeid begynner til prosjektetablering
Hvorfor prosjektorganisering? Oppgavene har en definert start og en definert slutt Et massivt arbeid som må brytes ned i håndterbare delprosjekter Krever tilstrekkelige ressurser fra de sammenslående kommunene Utfordringer i prosjektarbeidet En kommunesammenslåing genererer mange prosjekter. Arkivprosjektet (eller prosjektene) er ett av mange prosjekter. Mange oppgaver går inn i hverandre – det er viktig med avklaringer for å sikre informasjonsdeling og tydelige ansvarslinjer (hvem beslutter hva?) Ressurssituasjonen. Det kan være utfordrende å kombinere arbeid i linjen med arbeid i prosjektorganisasjonen. Arbeidskapasitet hos kjernepersonell kan også være et problem. Rekkefølgen på beslutningene kan påvirke fremdriften Avstand mellom politiske ambisjoner og administrative muligheter Endringer i prosjektenes vilkår og rammebetingelser

13 Eksempel på prosjektorganisering
Hovedprosjekt «Sikre dokumentforvaltningen for den nye kommunen» Delprosjekt 1 Anskaffelse av ny sak- og arkivløsning Delprosjekt 2 Valg av depotløsning og depotleverandør Delprosjekt 3 Utarbeide ny arkivplan Delprosjekt 4 Organisering av dokumentforvaltningen Delprosjekt 5 Kartlegge og avslutte aktive arkiver

14 Viktige beslutningspunkter
Delegering av arkivoppgaver intern i kommunen Definering av arkivansvar ved inngåelse av avtaler med eksterne Arkivtjenestens oppgaver, organisering og ressurser. Etableringen av nye arkiver. Depotordning for ny kommune Delegering av arkivoppgaver. Vi anbefaler at ansvaret er plassert et sted og at forvaltningen av kommunens arkiver og koordineringen av det arkivfaglige arbeidet er plassert i arkivtjenesten. Det kan være aktuelt å delegere arkivoppgaver til andre enheter/tjenestesteder, i så fall bør det være tydelige delegeringsfullmakter. Det bør også tas stilling til hva som er arkivtjenestens ansvar og hva er tjenesteområdets ansvar når det gjelder forvaltning av dokumentasjon i fagsystemer? Definere arkivansvar: Arkivansvar bør defineres i avtalen ved inngåelse av interkommunale samarbeid, som en del av avtalen ved utsetting av kommunale oppgaver til private f.eks innen helse, omsorg, barnevern osv. og som en del av avtalen ved kjøp av server- og skytjenester og tilsvarende som innebærer lagring av kommunens arkivdokumenter hos private leverandører For mer informasjon se Sikre god dokumentasjonsforvaltning innen alle kommunale tjenesteområder:

15 Viktige oppgaver Utarbeide arkivplan for ny kommune
Utarbeide bevarings- og kassasjonsplan for ny kommune Overordnede rutiner og retningslinjer for dokumentfangst i den nye kommunen Rutiner for vedlikehold av kommunens elektroniske arkiver Vi anbefaler også at prosjektet: utarbeider risikoanalyse for arkiv i sammenslåingsprosessen og strategi for dokumentasjonsforvaltning /arkiv i den nye kommunen følger opp andre prosjektgrupper som arbeider med dokumentasjonsforvaltning sørger for at arkivfaglige hensyn blir ivaretatt når nye systemer anskaffes og fases ut Arkivplanen må inneholde dokumentasjon som viser de viktigste arbeidsprosessene på de ulike tjenesteområdene og hvor i prosessene det skapes arkivdokumentasjon.  Arkivplanen er et viktig verktøy i kommunens internkontroll med dokumentasjon og arkiv i kommunen. For mer informasjon se eget foilsett om arkivplan og omtalen av arkivplan under Konkrete tiltak i del I av veilederen (lenke) Bevarings- og kassasjonsplan for den nye kommunen, se omtalen av bk-plan i Konkrete tiltak (lenke) i veilederen. Overordende rutiner og retningslinjer for dokumentfangst i den nye kommunen Rutiner for vedlikehold av kommunens elektroniske arkiver, herunder plan for uttrekk fra systemer som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon, se eget foilsett om håndtering av digitale arkiv samt veileder Avslutte arkiver del II (lenke) Vi anbefaler også at prosjektet får ansvaret for å: Utarbeide risikoanalyse for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i sammenslåingsprosessen alt. at arkiv og dokumentasjonsforvaltning inngår som en del av kommunens sikkerhets- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) Utarbeide en strategi for dokumentasjonsforvaltning i den nye kommunen Følge opp andre prosjektgrupper som arbeider med dokumentasjonsforvaltning Sørge for at arkivfaglige hensyn blir ivaretatt når nye systemer anskaffes. For mer informasjon se etablere nye arkiver i veileder og eget foilsett om håndtering av digitale arkiver Sørge for at arkivfaglige hensyn blir ivaretatt når gamle systemer fases ut. For mer informasjon se avslutte eksisterende arkiver i veileder og eget foilsett av digitale arkiver

16 4. Fra prosjektorganisering til operativ drift
Avslutte og stenge ned alle gamle baser, journaler og registre Ny organisering legges inn i sak- og arkivløsningen Bemanning av ny arkivtjenesten Kartlegge hvilke saker som overføres og skal opprettes i den nye kommunen Rutinebeskrivelser ut over det som fremkommer av arkivplan «Barnesykdommer», strukturendringer og korrigeringer Erfaringer gjort i prosjektarbeidet som kan være nyttige i operativ drift

17 Hva bør gjøres i ny kommune?
Gjøre opp status for arkivarbeidet – hvilke oppgaver gjenstår fra sammenslåingsprosessen? Kvalitetssikre og oppdatere arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan  Evaluere arbeidet som ble gjort i fase II – hva fungerer og hva må endres? Utarbeide eller oppdatere langsiktige planer og strategier for arkivarbeidet i ny kommune For mer informasjon se kommunereformveilederen del III: Gjøre opp status for arkivarbeidet – hvilke oppgaver gjenstår fra sammenslåingsprosessen? Kvalitetssikre og oppdatere arkivplan og bevarings- og kassasjonsplan  Evaluere arbeidet som ble gjort i fase II – hva fungerer og hva må endres? Utarbeide eller oppdatere langsiktige planer og strategier for arkivarbeidet i ny kommune

18 Kommunesammenslåinger …
… er svært krevende … og gir en unik erfaring … som du alltid vil kunne dra nytte av i annet arbeid … slik at du utvikler din egen kompetanse, … blir kjent med mange flotte mennesker, nye organisasjoner og andre systemer … og har det veldig morsomt underveis !!! Lykke til med kommunesammenslåingen!