Oppstartshjelp for prosjekter i Statoil NSP tema dag Trondheim

Historisk tilbakeblikk Oppstartshjelp er bygget på prinsippene om å ivareta kompetanse og anbefalt praksis rettet mot kritiske, usikre og strategiske aspekter i en prosjekt i planleggingsfasen for å sikre beslutning om videreføring av prosjektet (BoV). Oppstartshjelp skulle gis i form av støtte fra kompitente og erfarent personell rettet prosjetledelsen og prosjektorganisasjonen I det enkelte prosjekt.

Prosjektgjennomføringsmodellen

Erfaringer Oppstartshjelp fra tidligfaseprosjekter:  kommer inn etter at kjerneteamsleder/prosjektleder er mobilisert  fungerer som facilitatorer/tilretteleggere mot kjerneteamsleder/prosjektleder  hvedbidrag har vært:  etablering av oppgavestyringssystem  etablering av oppdragsavtale  gjennomføre kartlegging/identifisering av usikkerheter  gjennomføre kartlegging/identifisering av interesenter  støtte til etablering av usikkerhetsregistrering  formidle bidrag til fra benchmarking  etablering av prosjektgjennomføringsplan PGP  etablering av planer  kunnskap om styrende dokumentasjon (hva)  kunnskap om ‘anbefalt praksis' (hvordan)  koordinering mot fagmiljøer for andre fagbidrag  etablering av BoV dokumentasjon  gjennomføring av 'Kick off' work-shop (kritiske akt/usikkerheter/interesenter)

Erfaringer Eksempeler på hva som ikke fungerer så godt Styringsparametre Funksjonskravene er uklare Arbeidsomfanget dvs. mengdeunderlaget er ikke konkret Lønnsomheten er marginal og usikkerhetene er lite detaljert / kvalifisering og kvantifisert Gjennomføringsstrategi Gjennomføringsstrategien er for generelt beskrevet og viser ikke hvordan prosjektet er planlagt gjennomført Tidsplan Beslutningene i prosjektene sklir i henhold til fastsatte plandatoer Detaljerte og integrerte planer, som danner grunnlag for konsekvenser og forbedringstiltak mangler Prosjektene får ikke frem produktene til riktig tid Kostnadsestimat Estimatene er stramme med uklare funksjonskrav, dårlig definert arbeidsomfang og hvor ny teknologi og forbedringer er implementert Usikkerheten dvs. estimat påslagene på ”Technical allowance” og ”Contingency” er ofte optimistisk ut fra det tekniske grunnlaget Nøkkeltall og sammenligninger er ofte lite dokumentert Usikkerhetsstyring Kvantifisering og tidsavklaring av usikkerheten er uklar Endringskontroll Ikke formalisert hvordan styringen av endringen skal foretas i en tidlig fase Gjennomføring Prosjektet får ikke se fremover Erfaringsoverføring Ofte begrenset grad innhenting av erfaring fra kompetanseenhetene og sammenlignbare prosjekter

Prosjektstøttesekvens Hensikten Prosjektstøttesekvensen skal gjennomføre prosjektstøttemøter med prosjektene og bidra med støtteprodukter fra planleggingfasen til overlevering til driftsorganisasjon Målsetting Sikre forankring av strategier i PGF LED i forkant av beslutningspunkter. Aktivt utfordre prosjektene ifm organisering og prosjektgjennomføring. Bidra til erfaringsoverføring mellom prosjektene. Bidra til mest mulig ensrettet ledelse og styring av prosjektene. Sikre bruk av ‘anbefalt praksis’ og gjeldende krav og retningslinjer i styrende dokumentasjon. Bidra til å sikre akseptabel kvalitet og modenhet i forkant av beslutninger. Bidra til raskere prosjektoppstart og kortere gjennomføringstid.

Prosjektstøttesekvens BOKBOGBOV AP1 Drift Introduksjonsmøte 2. Idedugnad (Styringsplan) 3. Strategiforankringsmøte 4. Peer assist BOV (PS – ANS) 5. Kick-off møte med QA team 6. Peer assist BOG (PS – ANS) 7. Peer assist Detail Engineering (PBF) 8. Byggeplassetablering

Prosjektstøttesekvens Prosjektstøttetsekvensmøter og bidrag (eksempel)

Statoil prosjektportefølge UPN NG F&M INT BoGBoK BoV

Hva med framtiden Erfarte forbedringsområder i planleggingsfasen Vær varsom, for optimistiske forutsetninger, undervurdert arbeidomfang, for rask implementering av ny teknologi og forbedringer Arbeidsomfanget dvs. mengdeunderlaget må ikke undervurderes og funskjonskravene må være klare Mere aktive i kontraktsfomulering og evaluering dvs tidligere på banen Gjennomføringsstrategien er for generelt beskrevet og er ikke alltid like hensiktsmessig. Styrende dokumentasjon må implementeres bedre og brukes oftere. Endringskontroll i planleggingsfasen må være formalisert og implementert. Nøkkeltall/sammenligninger/benchmarking må dokumenteres Vi må øke fokus på styring kontra beskrivelse av styring i planleggingsfasen

Hva med framtiden – fokus/forbedringsområder

Strategic Project Planning Process Hva med framtiden.