«Prosjektløftet» – innføring av UiOs prosjektrammeverk

Presentasjon om: "«Prosjektløftet» – innføring av UiOs prosjektrammeverk"— Utskrift av presentasjonen:

1 «Prosjektløftet» – innføring av UiOs prosjektrammeverk
Allmøte 9. mars 2017 «Prosjektløftet» – innføring av UiOs prosjektrammeverk Seksjonsleder Liv-Marit Davidsen

2 UiOs prosjektrammeverk
Rammeverket benyttes til å styre prosjekter gjennom tydelig definerte roller og ansvar, og gjennom fem definerte faser med beslutningspunkter som markerer overgangen fra en fase til den neste. Fem maler for prosjektstyringsdokumentasjon Prosjektmandat Prosjektbeskrivelse Styringsdokument Sluttrapport Gevinstrealiseringsplan Fasene og malene er obligatoriske, men kan tilpasses prosjektets omfang (store prosjekt kan ha behov for mer styringsdokumentasjon). UiOs rammeverk legger ingen føringer på valg av verktøy for prosjektarbeidet og enhetene kan selv tilpasse og utvikle dette til å passe deres virksomhet (for eksempel smidige metoder).​ Hovedfokus på den overordnede prosjektstyringen Basert på Difis anbefalte prosjektmodell for digitaliseringsprosjekter i offentlig virksomhet Maler og sjekklister for hvert beslutningspunkt og hver fase Kan fint kombineres med smidig utviklingsmetodikk Prosjektbeskrivelsen: hvorfor, hva, hvem, hvordan og når

3 Forankringsarbeid. Kontinuerlig evaluering av prosjektet.
Konseptutvikling: Idé, behov, målstruktur Prosjektmandat og prosjekt-beskrivelse Roller og ansvar, interessenter FORANKRING Styringsunderlag Styrings-dokument Milepel- og aktivitetsplan m. risikovurdering Plan for gevinster INVOLVERING Gjennomføring i en eller flere faser. Styrings-dokument Rapportering på framdrift, veivalg, uforutsette hendelser INVOLVERING Overlevering Sluttrapport Evaluering, læringspunkter FORANKRING Gevinstrealisering Gevinstrealiserings-plan oppdatert Støtte linjen i gjennomføring Vedlikehold Evaluering IMPLEMENTERING Bruk denne foilen til å framheve/informere/minne om hvilken prosjektmodell UiO bruker, hvilken fase prosjektet er i NÅ, og hva som dermed er viktigste fokus, aktiviteter, dokumenter og beslutninger. Forankringsarbeid. Kontinuerlig evaluering av prosjektet.

4 Prosjektdeltakere Liv-Marit Davidsen, SIS, prosjektleder
Karine Fluge Ulleberg, MLM Monica Stamnes, WEB Sandra Nilsen, WEB Prosjektgruppen vil bli trekke på andre ressurser etter hvert som vi ser behovet for det. Prosjekteier: Lill R. Mardal UiOs prosjektstøttekontor bidrar inn i prosessen Ta kontakt med oss

5 Resultatmål (det prosjektet skal levere)
Prosjektleder- og prosjekteierkurs Tilpasse, utvikle og forbedre verktøy Skisse til lokal prosjektstøttefunksjon/prosjektoppfølging

6 Effektmål (langsiktige, positive gevinster)
Gjennom opplæring og kursing øke kompetansen om prosjektmetodikk. Øke forståelsen for skillet mellom prosjekt og linjeaktivitet​ og samspillet mellom dem. Innføring av UiOs prosjektrammeverk skal styrke organisasjonen på roller, prosesser, beslutningspunkter og styring når det gjelder USITs prosjekter eller prosjekter som USIT deltar i.​ Gevinster i linjen

7 Fremdriftsplan prosjektrammeverk vår 2017
Januar Februar Mars April Mai Juni Prosjekteierkurs: Seksjonsledere Prosjeltdeltaker-kurs: Ansatte USIT PE-kurs for SG Oppstartsaktiviteter Team: Fordeling ressurser Spesifisering arbeidsoppgaver Forberede læringsløp: Prosjektlederkurs Prosjekteierkurs ledergrupper Prosjektmedarbeiderkurs Rammeverk/malverk (Beta-prosjekt): Forberede og planlegge aktiviteter Etablere Beta-nettsted PL-kurs: Modul 1 PL-kurs: Modul 2 PL-kurs Modul 3 PL-kurs: Modul 4 Kursevaluering Bygge ut Beta-prosjekt: Prosjektsted med generiske maler Forankring av Beta-prosjekt I USITs linjeorg. Utsjekk av Beta-prosjekt: Med relevante prosjektledere Planlegge OU-løp Gjennomføre OU-løp Hentet fra styringsdokumentet 6 dagers prosjektlederkurs 3 timers prosjekteierkurs Organisasjonsutviklings-løp: skisse til prosjektstøttefunksjon, se på roller, ansvar og myndighet (opplærling og forslag til strukturer) og pilotere malverk og støttebehov i utvalgte prosjekter Viktig å sjekke ut og tilpasse Fase 2: Planlegge Fase 3: Gjennomføre

8 Fremdriftsplan prosjektrammeverk høst 2017
August September Oktober November Desember Prosjeltdeltakerkurs: Ansatte USIT Evaluering av Beta-prosjekt Nødvendige justeringer Gjennomføre OU-løp Sluttmilepæl: Godkjent sluttrapport. Godkjent skisse til lokalt prosjektstøtte-kontor Sluttrapport Eventuelle kurs for USIT-ansatte Nødvendige justeringer Sluttføre OU-aktiviteter Fase 3 Gjennomføre Fase 4: Avslutte Fase 5 Realisere

9 Prosjektlederopplæring
Modul 1 Begreper, faser, roller og ansvar i prosjekter Modul 2 Verktøykasse for bruk i prosjekter Modul 3 Instrumentell og relasjonell atferd i prosjekter Modul 4 Oppsummering, arbeid med egne case 15. og 16. februar mars og 3. mai mai Samarbeid i team Håndtering av personlig forskjellighet Prosessledelse Møteledelse Verktøy og teknikker Regi for oppstartworkshop i Prosjektgruppa Erfaringsutveksling prosjekteiere og prosjektledere Introduksjon til prosjekt som arbeidsform Prosjektrammverk for administrative prosjekter ved UiO Caseoppgave Roller og ansvar Den «trøblete» oppstarten Prosjektets ulike faser Introduksjon til gevinstrealisering Prosjekt-beskrivelsen, styringsdokument og referat Ressursavtaler Eks. på verktøy for tids- og aktivitets-planlegging Sparring og kollegaveiledning om reelle case Case om gevinstplanlegging Kort om prosess- og møteledelse Oppsummering prinsipper og faser Kollegaveiledning Befeste læring Etablering av nettverk Avrunding Pedagogikk Bruk av case Sammenkopling av modulens innhold og egne pågående prosjekter Refleksjon og erfaringsdeling Veksling mellom foredrag, gruppeoppgaver og plenumsdiskusjoner.