Underveisevaluering av Nye Takter oppsummering av innspill på ULG-samling med RLG-innspill til videre arbeid Presentasjon til virksomhetsledermøte Geir Grimstad

Hva har blitt bedre ? Vi samarbeider bedre når vi ser mer til hverandre Større forståelse om økonomi og solidaritet i fordeling Budsjettprosessen og handlingsrom innenfor økonomi har blitt bedre i ny org. Virksomhetslederen gir tilbakemelding om en god prosess i høstens lokale forhandlingene, resultatet viser at de ble lyttet til Budsjettprosessen har gitt en god og oversiktlig innsikt i virksomheter og stab dette gir større forståelse på tvers Tettere samarbeid på tvers, større forståelse mellom de ulike fagområdene Omorganiseringen har ført til at linjene i ledelsesstrukturen er blitt tydeligere Fått økt kunnskap om andre virksomheters ansvarsområder Bedre innsikt i økonomistyring og dermed større handlingsrom. Mer synlige øverste ledere. Tettere samarbeid med rådmann, kommunalsjefer og andre virksomhetsledere Mer samarbeid og kommunikasjon på tvers av enhetene Mer dialog virksomhetene imellom. V-ledermøte Geir Grimstad2

Virksomheten blir sett og hørt og, veldig positivt Vi er på vei når det gjelder helhetlig tenkning og brobygging virksomhetene imellom Rådmann sin ledergruppe som vil se virksomhet ledere og rektorene jevnlig er i utgangspunktet en god ting org. Korte beslutningsveier i virksomhet infrastruktur og vannmiljø gir raskere resultat og mer motiverte medarbeidere Helhet og sammenheng er bra. Fint at vi kan vise dette i styringskortet Vi har fått fokus på organisasjonen og endringer. Bra! Tør vi fortsette å endre... Så langt i prosessen Nye Takter, ser man en tydeliggjøring av Virksomheter Jeg elsker BUF! Nærheten kommer barna i Nesodden til gode. Sammen finner vi raskt gode løsninger! Nesodden kommune er på vei til noe stort. Hva har blitt bedre ? V-ledermøte Geir Grimstad3

Hva må bli bedre? Del II Tema 1 Jobber vi riktig sammen i ny organisasjon – skaper vi det gode liv for innbyggerne i Nesodden? Tema 2 Hva er viktig styringsinformasjon å rapportere til rådmannsnivået og til politisk nivå? Tema 3 Hva kan bli bedre i fordelingen av ansvar og oppgaver mellom linje og stab og støtte? Tema 4 Hvordan få tid til å være tett på egne medarbeidere? Tema 5 Hva har vi av unødvendig dobbeltarbeid som kan fjernes? Tema 6 Hva trenger vi av kompetanse for å fylle vår lederrolle? Tema 7 Hvordan lykkes med ny organisering i pleie- og omsorg? Tema 8 Hva må RLG gjøre for å lede enda bedre (jfr. lavere skår enn landsgjennomsnittet i medarbeiderundersøkelsen)? Tema 9 Hvordan kan vi bli bedre på intern informasjon og kommunikasjon V-ledermøte Geir Grimstad4

Tema 2: Hva er viktig styringsinformasjon å rapportere til rådmannsnivået og til politisk nivå? Som skolevirksomheter har vi allerede rapporteringssystemer der vi leverer fra oss evalueringer og mål knyttet til nasjonale prøver, karakterer og elevundersøkelser. Hvordan får vi dette inn i det som nå kommer av rapporter i tertial rapporter rundt for eksempel økonomi? Årshjul: Hva skal inngå i strukturen: – Årlige dialogmøter med vår kommunalsjef der vi drøfter mål, deretter settes inn i styringskort, vi avleverer en årsrapport der vi får med årets resultater. – Halvårsrapporter på økonomi knyttet til pedagogisk virksomhet, de andre økonomirapportene kan gjøres av andre. – Rapportene må være korte, oversiktlige og utdypes gjennom dialog. RLGs innspill: Synkronisere 1. tertial rapportering og skoleeiermelding. Nedtone styringskortene i 2. tertial rapportering. V-ledermøte Geir Grimstad5

Tema 3: Hva kan bli bedre i fordelingen av ansvar og oppgaver mellom linje og stab og støtte? Fordelingen innenfor budsjett i skolen (jobbes internt) Kompetanseheving om oppfølging av sykmeldte Dialogmøter/styringsdialog Kontaktpersoner innenfor områder og fagfelt, finne gråsonene på ny med org.kart, ansvar, oppgaver og roller Suksesskriteriet må være at man får en kontaktperson som kan fagområdet, og at det er dialogmøter RLG innspill: Dette er en struktur som er på plass for mange fagområder. RLG støtter en videreutvikling av dette. V-ledermøte Geir Grimstad6

Tema 4: Hvordan få tid til å være tett på egne medarbeidere? Gode effektive systemer, ferie, fravær og avspasering. Dette vil gi bedre tilstedeværelse i hverdagen. Prioriteringer. Må bli kjent med ulike medarbeidere fra ulike kulturer. RLG innspill: Fokus på å prioritere tid og oppgaver – dialog med leder. V-ledermøte Geir Grimstad7

Tema 6: Hva trenger vi av kompetanse for å fylle vår lederrolle?  Ulike typer kompetanse hos den enkelte leder. Ofte tung fagkompetanse, men ulik kompetanse innenfor ledelse  Behov for å etablere et lederutviklingsprogram parallelt med at det foregår kontinuerlig opplæring innen diverse områder knyttet til driftsoppgaver som leder er pålagt og fag RLG innspill: Videreutvikling av lederutviklingsprogram 2013 – pågår. Opplæring med fokus på tilpasset veiledning: individuelt/i grupper/for alle. V-ledermøte Geir Grimstad8

Tema 6: Innspill om behov for kompetanse i ny struktur Analyse av statistikk og tolkning spesielt i forhold til oppfølging av brukerundersøkelser Opplæring i systematisk oppfølgning av resultater Kompetanse innenfor økonomi og økonomistyring Kunnskap om de ulike systemene (agresso, websak, visma, Cosdoc – helhetlig forståelse Kompetanse innenfor bevisstgjøring av egen rolle: Hva slags leder er jeg? Hvilken type ledelse ønsker jeg å utøve? Mentorordning Kunnskap om forskjellen mellom mål og tiltak God kjennskap til organisasjonen: hvor kan jeg henvende meg? Hvem er ansvarlig? Klargjøring av ansvars- og arbeidsoppgaver. Dette er en viktig kompetanse for å kunne utøve god og effektive ledelse i den enkelte virksomhet Opplæringen må tilbys den som skal utføre oppgavene Ledere i den nye strukturen må ha kjennskap til de ulike fagområdene som tidligere staben innenfor de gamle avdelingene representerte. Økonomi – jus - personal/ er det stabsfunksjonene som må ha innsikt/ kunnskap innenfor de ulike komplekse fagområdene. Dette kan ikke virksomhetslederne ha. De må ha ressurspersoner som de kan støtte seg til. RLG innspill: Positiv til utvikling av nettverksgrupper på tvers av tjenesteområder / mentorordning som en del av utvikling av lederrollen/refleksjon over egen lederrolle V-ledermøte Geir Grimstad9

Tema 7: Hvordan lykkes med ny organisering i Helse og omsorg For å lykke i HO, lages det en tjenestetrapp, brobygging, BEON prinsippet, benytte hverandres kompetanse, hvilken kompetanse ligger der, lage en kompetansebank-shoppe, synliggjøre ressurser og superbrukere. Etablere treffpkt og møtearenaer. Avdelingsledere må få anledning til å være med i SLG. Man blir mer lukket (resultatledelse) fordi man blir målt med målekort etc. Viktig å ha fokus på samarbeidsarenaen. Felles utfordringer, felles tjenestemottagere, må være «raus». Vi kan lykkes hvis vi videreutvikler samarbeidskultur og løse fellesutfordringer. Vi i HO må løse felles utfordringer. Samarbeide om økonomi, 199 mill kr er rammen og det bør være mulig å redusere på flere områder for å satse på andre. Innspill RLG: Utfordringene rundt avdelingsledere må jobbes med delegert ledelse, møtestruktur, deltakelse i ULG. V-ledermøte Geir Grimstad10

Tema 8: Hva må RLG gjøre for å lede enda bedre? De må bli mer synlige, og tydelige på hva de vil med sin strategiske ledelse. Opplever at lederne er mye ute av huset, og ikke har tid til tett oppfølging av virksomhetslederne. Virksomhetslederne har behov for ledere som er til stede. Vi opplever at de er tilbaketrukket og utilgjengelige. Vi ønsker ledere som er med i diskusjonene. All kommunikasjon og kontakt kan ikke bare gå via ledersamlinger, og seminarer. Tydeligere oppgave- rolleavklaring. Hva ligger det i begrepet strategisk ledelse? Hva vil det bety for oss? Uklart hvor saker til politisk behandling skal godkjennes. Dette ser ut som praktiseres forskjellig. Opplever ikke nødvendigvis at rådmannsnivå tenker sektorovergripende. Mangler tverrfagligheten. Vi vet lite hva de driver med. Ikke noe referater fra møtene deres. Rapportering oppover, men få signaler og respons fra toppledernivå til virksomhetene. Møtes bare på fellesmøter. Det er behov for at virksomhetsledere av og til har møter med sin ledere. Ønsker å få definert områder stabssjefene kan instruere virksomhetslederne. Vi opplever ulik praksis i håndtering av diverse personaloppgaver som ansettelser, lønn og lignende. Arbeide med kommunikasjon og form. Skape åpenhet og trygghet. Det skal være mulig å være uenig. Uenighet er en styrke. V-ledermøte Geir Grimstad11

Tema 8: Hva må RLG gjøre for å lede enda bedre? RLG innspill: Ta innspill fra organisasjonen på alvor. Ønsker aktive virksomhetsledere. Videreutvikle hvordan RLG skal følge opp sine virksomhetsledere, og jobbe systematisk med oppfølging / tiltak ifm medarbeiderundersøkelsen mv. Levere utkast til utviklingsstrategi til ULG-samling i mars. Her defineres strategisk ledelse. Tydeliggjøre rollen til RLG samlet og enkeltvis. Aktiv bruk av intranett til referater/dokumentasjon fra ledersamlinger og virksomhetsledermøter. V-ledermøte Geir Grimstad12

Tema 9: Hvordan kan vi bli bedre på intern informasjon og kommunikasjon Utforme kommunikasjonsstrategi som omfatter struktur i kommunen og kultur for deling av kompetanse og kunnskap Forankre arbeidet og ambisjonene i RLG: strategiske dokumenter Etablere et kvalitetsutvalg for å sette temaet på dagsorden – tydeliggjøre utfordringene og ambisjonene Hva mener vi med bruken av sosiale medier i vår organisasjon – RLG må sette dette på dagsorden RLG innspill: Utvikler Kommunikasjonsstrategi (inkl sosiale medier) Utvikler IKT-strategi. Etablere Kvalitetsutvalg. V-ledermøte Geir Grimstad13

Hva må bli bedre Del I: Fokusområder Møteplasser: stabens informerer, rådmannen må ut og kommunisere med organisasjonen Intranett: definere hva intranett skal være: hva skal ligge der, tydeliggjøre hvem som har ansvar for å legge ut og oppdatere: behov for lokale redaktører Kvalitetssystemet: tydeliggjøre hva som skal ligge i kvalitetssystemet og finne ut hvordan vi skal få ansatte til å bruke kvalitetssystemet mer. Tydelig ansvar for hvem som skal oppdatere/godkjenne dokumenter. Fagsystemer: avklare hva som skal ligge i fagsystemer, f.eks. Its learning, vs websak, intranett, kvalitetssystemet. Møterombooking: avklare roller i hvem som booker hvor, og fasiliterer og rigging. Outlook: kompetanse om epost som arkivverdig materiale, hyperlenke istedenfor vedlegg, Innovativ teknologi: sharepoint, lync, mm Opplæringsbehov på teknologi – utnytte de muligheter som finnes. En klar kommunikasjonsstrategi i bunn. V-ledermøte Geir Grimstad14

Hva må bli bedre? Del I Virksomhetsnivå / avdelingsnivå Priori- tering Forbedringsområde virksomhet / avdeling Hva mener dere bør gjøres? 3 Informasjon Referat er sentralt, slik at alle vet hvilken informasjon som er viktig å videreformidle. Ikke alltid alle er tilstede på SLG og ULG. 4 Organisasjonskart Uklart hvilke personer man skal forholde seg til. Mangler kontaktpersoner i forhold til ulike saker/områder. Lag lister og org.kart. Helhetlig system. Oppdatert lønnssystem. 5 Lederavtaler Avdelingsledere mangler lederavtaler. Må utarbeides og må vite hvordan- likhet 1 Helhetlige systemer Må ta i bruk elektroniske systemer: Lønns-; personal- og internkontrollsystemer 2Lederopplevelsen er redusert til å være mer merkantil forvalter Mange og lange møter må reduseres. Legge merkantile oppgaver der de hører hjemme. Redusert til driftsledelse ønskes ikke. V-ledermøte Geir Grimstad15